Éléments de définition : plans de ressources
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des plans de ressources. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Les plans de ressources dans Workday vous aident à affecter du personnel à vos projets et permettent à vos employés d'imputer leurs temps à un projet.
Avantages pour l'entreprise
- Créez et mettez à jour des plans de ressources.
- Réduisez la quantité de données à saisir pour les informations couramment utilisées.
- Affectez des employés qualifiés à vos projets.
- Configurez des objets personnalisés pour étendre Workday et ainsi répondre à vos besoins spécifiques en matière de plans de ressources.
- Permettez aux employés de projet d'enregistrer leurs temps avec Workday Time Tracking.
Cas d'utilisation
- Indiquez la fenêtre de temps dans laquelle les employés peuvent enregistrer les heures qu'ils ont passées sur un projet.
- Contrôlez le contenu des plans de ressources pour réduire les efforts, en garantir la cohérence et éviter les erreurs.
- Recherchez des employés qualifiés disponibles pour un projet.
- Veillez à une répartition équilibrée des affectations de projet au sein de l'effectif.
- Permettre aux responsables de projet d'affecter du personnel aux projets avec des employés qui manifestent leur intérêt pour une opportunité de projet.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Vos plans de ressources contiendront-ils des informations communes ? | Vous pouvez créer des modèles pour les plans de ressources afin de renseigner les informations communes que la plupart des utilisateurs doivent saisir. Les modèles simplifient la saisie des données et réduisent les erreurs des utilisateurs. |
Souhaitez-vous permettre aux employés d'enregistrer leurs temps sur n'importe quel projet ou uniquement sur les projets auxquels ils sont affectés ? | Utilisez le modèle de saisie des temps pour autoriser les employés du projet de déclarer des temps sur n'importe quel projet sans qu'ils soient affectés à un plan de ressources.
Sinon, vous devrez affecter les employés du projet à un plan de ressources pour qu'ils puissent enregistrer leurs temps sur le projet. |
Quelle fourchette de dates souhaitez-vous mettre à disposition de vos employés lorsqu'ils enregistrent leurs temps sur un projet ? | Les employés associés à un plan de ressources peuvent enregistrer leurs temps sur un projet ou sur une tâche de projet. Workday utilise automatiquement les dates de début et de fin de projet comme fourchette de dates.
Vous pouvez configurer une fourchette de dates plus étroite pour l'enregistrement de leurs temps par les employés dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Finances, à l'aide des dates indiquées dans les éléments suivants :
Vous pouvez utiliser plusieurs sources pour restreindre davantage la fourchette de dates. Les employés peuvent uniquement déclarer des temps dans lesquels les fourchettes de dates sélectionnées se chevauchent. |
Comment allez-vous trouver des employés pour vos projets ? | Workday fournit plusieurs rapports que vous pouvez utiliser pour rechercher des employés à ajouter à vos plans de ressources.
Vous pouvez configurer le bouton Rechercher des employés pour lancer le rapport répondant le mieux à vos besoins. |
Quels sont les critères pour vos rôles dans le projet ? | Vous pouvez simplifier l'affectation de personnel en spécifiant les critères pour vos rôles dans le projet. Une fois ces critères définis, le rapport Rechercher un employé affiche les employés qui correspondent à vos critères. |
Souhaitez-vous permettre aux employés de manifester leur intérêt pour des rôles dans le projet à l'aide du marché des opportunités ? | Vous pouvez afficher les projets dans le marché des opportunités pour permettre aux employés de manifester leur intérêt pour des rôles spécifiques dans le projet. Lorsque vous activez l'option Projets dans le marché des opportunités, les responsables de projet peuvent choisir d'y afficher chacun de leurs projets.
Les rôles dans le projet doivent inclure des aptitudes comme critères de rôle, car des rôles suggérés apparaissent pour les employés en fonction de la correspondance des aptitudes entre les critères de rôle et le profil de l'employé. |
Quels rôles dans le projet devez-vous limiter aux hiérarchies de projets ? | Vous pouvez limiter la disponibilité des rôles dans le projet à des hiérarchies de projet principales spécifiques. Cette restriction simplifie la sélection des rôles et réduit les erreurs de saisie de données. Les hiérarchies enfants héritent des restrictions de rôle de leurs parents.
Limitez les rôles dans le projet à l'aide de la tâche Mettre à jour des rôles dans le projet . |
Comment voulez-vous organiser vos rôles dans le projet ? | Vous pouvez indiquer les catégories permettant d'organiser les rôles dans le projet sur les lignes du plan de ressources. Utilisez la tâche Mettre à jour les catégories de rôle dans le projet pour ajouter ou modifier vos valeurs. |
Comment voulez-vous approuver les lignes du plan de ressources nouvelles ou modifiées ? | Pour activer les approbations manuelles, configurez le processus de gestion Ligne du plan de ressources du projet .
Si vous ne configurez pas ce processus de gestion, Workday approuvera automatiquement les nouveaux plans de ressources et les plans de ressources modifiés. |
Comment voulez-vous approuver les nouveaux employés de projet ? | Pour activer les approbations manuelles, configurez le processus de gestion Demander un employé .
Si vous ne configurez pas ce processus de gestion, Workday approuvera automatiquement les nouveaux employés de projet. |
Souhaitez-vous distinguer les employés confirmés des employés potentiels affectés à une ligne du plan de ressources ? | Vous pouvez configurer le statut de réservation sur un projet pour indiquer le niveau d'engagement d'un employé sur la ligne du plan de ressources qui lui a été affectée. Utilisez la tâche Mettre à jour le statut de réservation sur un projet pour spécifier les valeurs.
Exemple : réservation ferme et réservation provisoire. |
Souhaitez-vous que les employés de projet puissent uniquement sélectionner les projets auxquels ils sont affectés dans leurs notes de frais ? | Vous pouvez limiter les worktags de projet que les employés peuvent sélectionner lorsqu'ils créent ou modifient une note de frais.
Pour que les employés ne puissent sélectionner que les worktags associés à leurs affectations de projet, configurez la section Options des frais dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Finances . |
Recommandations
Configurez le bouton
Rechercher des employés
pour ouvrir le rapport Rechercher des employés disponibles pour un projet
et ainsi simplifier le processus d'affectation de personnel. Ce rapport permet aux responsables d'afficher en même temps un aperçu des qualifications des employés et de leurs disponibilités.Créez des modèles pour vos plans de ressources afin de réduire le temps que les utilisateurs passent à saisir des données. Les modèles prérenseignent les champs avec les informations communes à tous vos projets.
Configurez la planification des ressources pour afficher et gérer les affectations de ressources depuis un seul endroit avec le rapport
Gérer des affectations d'employés
. Créez vos plans de ressources au niveau de la hiérarchie de projets lorsque les projets d'une même hiérarchie utilisent le même plan de ressources. Cette configuration :
- Réduire le temps passé à saisir des données.
- Garantir la cohérence.
- Éviter les erreurs.
Limitez les rôles dans le projet à des hiérarchies de projet principales spécifiques pour simplifier la saisie des données.
Conditions
Avant de pouvoir créer des plans de ressources, vous devez créer les éléments suivants pour vos projets :
- Hiérarchies.
- Rôles.
Restrictions
Vous ne pouvez pas ajouter le même employé à plus d'une ligne du plan de ressources si l'employé a :
- Le même rôle dans le projet.
- Des dates qui se chevauchent.
- Différents taux au coût standard.
Vous ne pouvez pas supprimer une ligne de plan de ressources dans les cas suivants :
- Une ressource de tâche fait référence à la ligne du plan de ressources.
- Il a une affectation d'employé en attente.
Définition de l'environnement client
Accédez aux sections
Projets
et Options des frais
dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Finances
pour configurer les options spécifiques aux projets.Selon la façon dont vous configurez vos plans de ressources dans Workday, vous pouvez :
- Définir la fourchette de dates dans laquelle les employés peuvent enregistrer les heures qu'ils ont passées sur un projet.
- Permettre aux responsables de projet et gestionnaires de ressources d'utiliser un rapport spécifique pour l'affectation de personnel à leurs projets. Les responsables lancent ce rapport en cliquant sur le boutonRechercher des employés.
- Empêcher les employés de sélectionner des worktags de projet autres que ceux associés aux plans de ressources qui leur sont affectés.
- Activer la planification des ressources pour utiliser le rapportGérer des affectations d'employés.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Business Process Administration dans le domaine fonctionnel System. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent modifier les processus de gestion Ligne du plan de ressources du projet et Demander un employé . |
Manage: Business Process Definitions dans le domaine fonctionnel System. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent gérer les processus de gestion Ligne du plan de ressources du projet et Demander un employé . |
Set Up: Project dans le domaine fonctionnel Projects. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent :
|
Set Up: Project Hierarchy dans le domaine fonctionnel Project Tracking. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent créer, modifier et afficher des plans de ressources dans la hiérarchie de projets. |
Set Up: Project Tracking dans le domaine fonctionnel Project Tracking. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent :
|
Manage: Project Resources dans le domaine fonctionnel Project Tracking. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent :
|
Manage: Advanced Project Resource Management dans le domaine fonctionnel Projects. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent utiliser le rapport Gérer des affectations d'employés . |
Self-Service: Resource Management dans le domaine fonctionnel Projects. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent rechercher des projets avec des affectations disponibles pour eux-mêmes en :
|
Set Up: Advanced Project Resource Management dans le domaine fonctionnel Projects. | Les utilisateurs sécurisés via ce domaine peuvent :
|
Pour garantir un accès approprié, révisez les activités et rôles suivants des membres de l'équipe :
Rôles de sécurité des domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Administrateur financier | Configure les informations de définition de l'environnement client. |
Administrateur de projet |
|
Responsable de projet
Gestionnaire des ressources |
|
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Ligne du plan de ressources du projet dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Permet aux utilisateurs de :
Contient une règle de sécurité qui vous permet d'ouvrir les approbations à différents groupes de sécurité. Vous pouvez également définir que l'avancement à l'étape suivante relève de l'administrateur du processus de gestion. La sécurité contextuelle au sein de l'organisation hiérarchique est disponible uniquement pour les employés affectés à un projet, et non pour les employés en attente d'approbation. Pour des raisons de sécurité, lorsque vous configurez une étape de définition avec le responsable d'une organisation hiérarchique, vous devez également configurer une règle de condition Worker is Assigned . |
Demander un employé dans le domaine fonctionnel Projects | Permet de modifier les affectations d'employés ou les associations.
Ce processus de gestion :
|
Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Gérer des affectations d'employés
| À utiliser pour :
Pour activer ce rapport, définissez la planification des ressources. |
Rechercher des employés disponibles pour un projet
| Utilisez ce rapport pour rechercher des employés à la fois qualifiés et disponibles pour vos projets.
Vous pouvez configurer Workday pour qu'il lance ce rapport à partir du bouton Rechercher des employés sur la ligne du plan de ressources. |
Rechercher un employé pour un projet
| Les responsables de projet et les gestionnaires de ressources utilisent ce rapport pour rechercher des employés qualifiés pour leurs projets.
Par défaut, Workday lance automatiquement ce rapport à partir du bouton Rechercher des employés sur la ligne du plan de ressources. |
Afficher les projets recommandés depuis le marché des opportunités
| Lorsque les projets sont activés dans le marché des opportunités, les employés du projet accèdent à ce rapport à partir du marché des opportunités pour rechercher et manifester leur intérêt pour des rôles dans le projet en fonction de la correspondance des aptitudes. |
Vous pouvez utiliser les sources de données de rapport suivantes pour créer des rapports personnalisés :
- Project Express Interest Events - All Statusesdans l'objet de gestion Événement d'expression d'intérêt pour un projet.
- Project Resource Plan Line Events - All Statusesdans l'objet de gestion Événement d'une ligne du plan de ressources du projet.
- Project Resource Resourcesdans l'objet de gestion Project Resource Requirement Parameter.
- Rôles dans le projetdans l'objet de gestion Rôle dans le projet.
- Feuille des taux au coût standarddans l'objet de gestion Feuille des taux au coût standard.
- Détail du plan de ressourcesdans l'objet de gestion Détail d'un plan de ressources de projet.
- Resource Plan Details Searchdans l'objet de gestion Détail d'un plan de ressources de projet.
Intégrations
Service web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Extraire des plans de ressources
Soumettre le plan de ressources | Gère les données des plans de ressources et des lignes de plan de ressources à la fois dans les hiérarchies de projets et les projets.
Soumettre lance le processus de gestion Ligne du plan de ressources du projet pour approbation, mais uniquement pour les plans de ressources associés à des projets, et non à des hiérarchies de projets. |
Demander des critères pour le plan de ressources
Exigences d'insertion pour le plan de ressources | Gère les données relatives aux besoins en ressources pour les plans de ressources. |
Relations et interactions
Fonctionnalité | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Prévisions de ressources | Pour créer des prévisions de ressources, vous devez disposer d'un plan de ressources avec des ressources affectées. |
Budgets de projets | Vous pouvez créer un budget de projet sur la base d'un plan de ressources. |
Modèles de saisie des temps | Vous pouvez permettre aux employés d'enregistrer leurs temps sur n'importe quel projet ou tâche de projet, même s'ils ne sont pas affectés à un plan de ressources. Utilisez le modèle de saisie des temps pour activer cette fonctionnalité. |
Charges. | Vous pouvez faire en sorte que les employés de projet ne puissent sélectionner que les worktags de projet associés à leurs plans de ressources lorsqu'ils créent une note de frais. Utilisez les paramètres de l'environnement client pour activer cette fonctionnalité. |
Marché des opportunités | Vous pouvez permettre aux employés de découvrir et de manifester leur intérêt pour des rôles qui correspondent à leurs aptitudes dans le projet. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.