Éléments de définition : comptabilisation des immobilisations
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des journaux des immobilisations. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Les journaux des immobilisations vous permettent de suivre et de comptabiliser les immobilisations.
Avantages pour l'entreprise
- Vous pouvez définir des journaux des immobilisations de manière à renseigner automatiquement les traitements comptables et les profils amortissement (d'une immobilisation corporelle) dans les immobilisations, ce qui réduit la saisie manuelle des données.
- Vous pouvez comptabiliser et générer des rapports sur la même immobilisation dans plusieurs journaux, ce qui vous permet de vous mettre en conformité avec différentes normes comptables.
Cas d'utilisation
Votre organisation doit respecter une règle ou une norme comptable. Vous pouvez définir différentes cartes :
- Un journal des immobilisations, pour suivre et générer la comptabilisation de vos immobilisations.
- Plusieurs journaux non comptables, pour suivre vos immobilisations à des fins fiscales.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Pour combien de journaux d'immobilisations devez-vous générer une comptabilité ? | Pour utiliser plusieurs livres comptables, vous devez d'abord activer la comptabilisation multilivre des immobilisations.
Vous ne pouvez pas désactiver la comptabilisation multilivre des immobilisations après l'avoir activée. Workday renseigne le traitement comptable et les profils amortissement (d'une immobilisation corporelle) des immobilisations à partir des règles du journal des immobilisations. Les immobilisations peuvent avoir différents traitements amortissement (d'une immobilisation corporelle) et profils par journal. Vous pouvez modifier/changer le traitement comptable et le profil d'amortissement des immobilisations dans le journal des immobilisations principal lorsque vous affectez les informations comptables à l'immobilisation. Pour modifier/changer les informations sur l'amortissement des immobilisations dans les journaux des immobilisations secondaires, vous pouvez utiliser le service web Update Asset Book Configuration après avoir enregistré les immobilisations.Lors de la migration d'un journal vers plusieurs journaux, créez des écritures manuelles pour transférer les soldes compte d'ouverture du code norme commun vers les codes journal' ajustement. |
Quand souhaitez-vous mettre vos immobilisations en service ? | Vous pouvez définir vos profils amortissement (d'une immobilisation corporelle) pour mettre des immobilisations en service:
Il peut arriver que les immobilisations soient en service dans certains journaux d'immobilisations et pas dans d'autres. Exemple : une immobilisation est imputé dans un journal des immobilisations et peut-être amortie dans un autre journal. |
Dans votre unité légale, quels rôles doivent avoir accès aux journaux des immobilisations ? | Vous pouvez affecter des rôles de sécurité aux domaines qui donnent accès aux journaux comptables, non comptables, ou aux deux. Vous pouvez également autoriser des rôles tels que les responsables fiscaux à accéder à vos livres fiscaux. |
Pouvez-vous utiliser un journal des immobilisations existant pour créer de nouveaux journaux des immobilisations ? | Lorsque vous ajoutez un journal des immobilisations à une unité légale avec des immobilisations, vous pouvez copier les informations sur les immobilisations du journal existant vers le nouveau journal. Le calendrier comptable du nouveau journal des immobilisations doit comporter des périodes comptables allant de la première à la dernière date d'effet pour toutes les opérations liées aux coûts que vous copiez. La date de début de l'amortissement d'une immobilisation correspond à la première date d'effet de la transaction liée à l'immobilisation. |
Votre unité légale utilise-t-elle des devises locales et fonctionnelles différentes ? | Pour enregistrer, suivre et amortir des immobilisations de manière indépendante, dans vos devises locales et fonctionnelles, vous pouvez activer la comptabilisation multilivre des immobilisations et configurer une devise du livre secondaire. Voir Concept : devise du livre secondaire dans les immobilisations . |
Recommandations
- Consolidez les journaux des immobilisations de votre organisation. Lorsque vous transférez des immobilisations entre deux unités légales, celles-ci devraient disposer des mêmes journaux d'immobilisations.
- Si vous comptabilisez des immobilisations dans plusieurs journaux, mettez-les en service au moment de leur acquisition afin de mettre à jour la même date dans vos profils amortissement (d'une immobilisation corporelle) .
Actions requises
- Définissez des catégories de dépense pour classer vos immobilisations. Les catégories de dépense déterminent la comptabilisation qui impute l'immobilisation au compte approprié.
- Définissez les règles comptables de chaque immobilisation afin de déterminer le traitement comptable et le profil d'amortissement que Workday doit lui appliquer.
Limites
Workday ne permet pas d'effectuer les actions suivantes :
- Regrouper les immobilisations de projet ou les immobilisations que vous créez lorsque vous capitalisez des transactions de projet .
- Effectuez le suivi des immobilisations avec des quantités différentes par journal.
- Enregistrer des immobilisations dans des journaux secondaires mais pas dans le journal principal .
- Transférer des immobilisations entre des unités légales avec des devises de base différentes. Vous pouvez sortir des immobilisations dans l' unité légale source et les enregistrer dans l' unité légale cible .
Définition de l'environnement client
Pour activer la comptabilisation des immobilisations pour plusieurs journaux, utilisez la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - Finances
et affectez des codes normes aux journaux comptables de vos immobilisations.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Business Asset Accounting dans le domaine fonctionnel Business Asset Accounting | Permet de mettre à jour les règles du journal des immobilisations et les profils amortissement (d'une immobilisation corporelle) . |
Set Up: Company Asset Books dans le domaine fonctionnel Business Asset Accounting | Permet de mapper les journaux des immobilisations aux unités légales. |
Set Up: Accounting Rules dans le domaine fonctionnel Common Financial Management | Permet de définir des règles d'imputation comptable. |
Set Up: Ledger and Book dans le domaine fonctionnel Common Financial Management | Permet de définir les codes journal et les journaux pour la comptabilisation des immobilisations. |
Set Up: Spend Categories dans le domaine fonctionnel Common Financial Management | Permet de mettre à jour les catégories de dépense. |
Set Up: Tenant Setup - Tenant Analyzer dans le domaine fonctionnel System | Permet d'exécuter le rapport Tenant Analyzer . |
Processus de gestion
Aucun impact.
Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Immobilisations sans informations comptables affectées
| Identifier les immobilisations amortissables et non amortissables sans informations comptables affectées. Vous devez affecter des informations comptables pour que Workday puisse ajouter les immobilisations à un journal des immobilisations de l'unité légale. |
Tenant Analyzer
| Sélectionnez l'onglet Validations dans le groupe de profil Finances pour vérifier la configuration des journaux des immobilisations dans votre environnement client avec les recommandations de Workday . |
Afficher les journaux des immobilisations
| À utiliser pour :
|
Afficher les journaux des immobilisations de l'unité légale
| À utiliser pour :
|
Workday Standard Reports
et sélectionner les catégories de rapport Immobilisations
et Définir les immobilisations
pour afficher le détail des rapports standard sur les immobilisations.Intégrations
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Asset Book Rules
| Vous pouvez utiliser ce service web pour récupérer des règles de journal des immobilisations via le générateur d'interfaces Entreprise (EIB). |
Get Asset Depreciation Schedules
| Vous pouvez utiliser ce service web pour récupérer des plans d'amortissement via le générateur d'interfaces Entreprise (EIB). |
Get Asset Pooling Rules
| Vous pouvez utiliser ce service web pour récupérer des règles de regroupement d'immobilisations via le générateur d'interfaces Entreprise (EIB). |
Put Asset Book Rules
| Vous pouvez utiliser ce service web pour mettre à jour des règles de journal des immobilisations via le générateur d'interfaces Entreprise (EIB). |
Put Asset Pooling Rule
| Vous pouvez utiliser ce service web pour mettre à jour des règles de regroupement d'immobilisations via le générateur d'interfaces Entreprise (EIB). |
Enregistrer une immobilisation
| Lorsque vous enregistrez des immobilisations avec le service web , Workday enregistre les immobilisations dans le journal des immobilisations principal avec le détail que vous indiquez. Ensuite, Workday enregistre les immobilisations dans des journaux secondaires avec des :
Workday ne génère pas de comptabilisation. |
Update Asset Book Configuration
| Vous pouvez utiliser ce service web pour ajouter des journaux des immobilisations secondaires ou mettre à jour les détails de configuration des journal des immobilisations. Exemples :
|
Bulk Import Asset Book Configuration
| Vous pouvez utiliser ce service web pour ajouter des journaux des immobilisations secondaires ou mettre à jour en bloc les détails de configuration des journaux des immobilisations. |
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Règles d'imputation comptable | Vous pouvez définir des règles d'imputation comptable pour indiquer où imputer les écritures de transaction dans les comptes de votre unité légale. |
Règles de regroupement des immobilisations | Vous pouvez créer des règles pour les immobilisations que vous regroupez dans une seule immobilisation. |
Règles d'amortissement supplémentaire | Vous pouvez définir des règles pour appliquer un amortissement supplémentaire aux immobilisations dans vos journaux d'immobilisations non comptables. |
Restrictions du journal des immobilisations de l'unité légale | Vous pouvez affecter ou limiter des immobilisations à des journaux d'immobilisations spécifiques, en fonction des éléments suivants :
|
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.