Concept : workflow des notes de frais
Soumettre les notes de frais
Les employés peuvent créer, modifier et soumettre des notes de frais. Sous réserve d'appliquer les mesures de sécurité requises, les responsables peuvent également créer et soumettre des notes de frais pour le compte de candidats en cours d'embauche ou d'autres personnes, employées ou non. Tant qu'elles ne sont pas payées ou qu'elles sont en attente de paiement, Workday vous permet de modifier les notes de frais. Les rôles suivants effectuent différentes actions sur les notes de frais :
Rôle | Action | Description |
|---|---|---|
Employés | Créer ou modifier des notes de frais. | Les employés peuvent créer ou modifier des notes de frais. |
Spécialistes de la saisie des données de frais | Créer des notes de frais pour les employés. | Ce rôle peut créer des notes de frais pour le compte d'autres employés. Les spécialistes de la saisie des données de frais peuvent remplacer l'option de paiement d'un employé. |
Spécialistes de la saisie des données de frais Partenaires RH Responsables Recruteurs | Créer des notes de frais pour les candidats ou les candidats en cours d'embauche. | Ces rôles peuvent créer des notes de frais pour les candidats ou les candidats en cours d'embauche, sous réserve des éléments suivants :
|
Spécialistes de la saisie des données de frais Partenaires RH Responsables | Créer des notes de frais pour les personnes non employées. | Ces rôles peuvent créer des notes de frais pour les personnes non employées sous réserve de disposer de l'accès pour afficher et mettre à jour les données pour les personnes suivantes :
|
Réviser, approuver ou refuser des notes de frais
Une fois les notes de frais soumises, Workday les transmet aux responsables pour révision et approbation. Lorsque vous configurez votre processus de gestion
Événement lié à la note de frais
avec l'action :- Renvoyer des lignes, les responsables peuvent approuver ou refuser des lignes sur les notes de frais.
- Réviser ou approuver, les responsables peuvent approuver ou refuser l'intégralité des notes de frais.
- Renvoyez des lignes spécifiques, Workday crée et transmet la note de frais enfant avec les lignes renvoyées à l'initiateur pour correction et nouvelle soumission. La note de frais parent, avec les lignes approuvées, passe à l'étape suivante du processus de gestion, jusqu'à l'approbation finale.
- Renvoyez les notes de frais, Workday les transmet à l'initiateur pour correction et nouvelle soumission.
- Refusez les notes de frais, le processus de gestion se termine et les employés doivent créer de nouvelles notes de frais à soumettre.
Payer une note de frais
Les spécialistes du règlement des frais peuvent payer les notes de frais approuvées en utilisant les règlements Workday.
Workday détermine la façon dont les employés reçoivent le paiement d'une note de frais en fonction de leurs options de paiement. Workday affiche le
Type de paiement
tel qu'il a été indiqué, dans toutes les pages des notes de frais de la paie. Le Chèque
est le mode de paiement par défaut pour le règlement des notes de frais.