Exemple : geler les autorisations de dépense
Cet exemple montre comment configurer un gel et un questionnaire obligatoire sur les autorisations de dépense, pour un meilleur contrôle des dépenses.
Vos salariés soumettent des autorisations de dépense pour demander l'approbation préalable de leurs frais de déplacement à l'international. Toutefois, les récentes restrictions en la matière entraînent des réductions budgétaires dans votre unité légale.
Pour vous conformer à ces réductions budgétaires, vous devez :
- Appliquer un gel des autorisations de dépense dans toute l'unité légale.
- Inclure un questionnaire sur les autorisations de dépense afin que les salariés puissent fournir les motifs de leurs demandes pendant la période de gel.
- Configurez le processus de gestionAutorisation de dépenseet la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Expenses.
- Assurez-vous qu'il existe un approbateur supplémentaire disponible dans le groupe de sécurité Partenaire des frais. Vous les ajouterez au processus d'approbation lors de votre configuration.
Sécurité :
- DomaineProcess: Spend Control and Analysis (Expenses)dans le domaine fonctionnel Expenses.
- Les domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
- Business Process Administration
- Questionnaire Creation and Distribution
- Question Library
- Ajoutez une étape d'approbation au processus de gestionAutorisation de dépense.
- Dans le menu des actions associées du processus de gestionAutorisation de dépense, sélectionnez .
- Saisissez la date du jour et cliquez surOK.
- Ajoutez une étape avec les valeurs suivantes :OptionDescriptionOrdreSaisissez une valeur qui place la nouvelle étape d'approbation à la fin du processus d'approbation. Exemple : si votre dernière étape d'approbation estf, saisissezfapour la nouvelle étape.TypeApprobationGroupePartenaire des frais
- Cliquez surOK.
- Créez une règle de condition pour la nouvelle étape d'approbation.
- Dans le menu des actions associées de la nouvelle étape d'approbation, sélectionnez .
- Saisissez la date du jour et cliquez surOK.
- Ajoutez une ligne et sélectionnezCréer une règle de conditiondans l'inviteRègle.
- Cliquez surOK.
- Dans la pageCréer une règle de condition, tenez compte des éléments suivants :OptionDescriptionDescriptionGel des autorisations de dépense dans toute l'unité légaleEt/OuEtChamp externe source ou règle de conditionGel des dépenses de l'autorisation de dépense pour l'unité légaleOpérateur relationneln'est pas vide
- Cliquez deux fois surOK, puis surTerminé.
- Activez le gel des dépenses.
- Dans le menu des actions associées de votre unité légale, sélectionnez .
- Sélectionnez la case à cocherGeler les autorisations de dépense.
- Cliquez surOKpuis surTerminé.
- Créez un questionnaire.
- Accédez à la tâcheCréer un questionnaire.
- Sélectionnez l'actionCréer un nouveau questionnaireet saisissezObjet de la demande d'autorisation de dépensedans le champNom du nouveau questionnaire.
- Cliquez surOK.
- Cliquez surModifier le détail du questionnaireet saisissez les valeurs suivantes :OptionDescriptionAutorisé dans les processus de gestionAutorisation de dépenseInstructions du questionnaireIndiquez le motif de cette transaction sachant qu'elle se produit dans le contexte d'un gel des autorisations de dépense dans toute l'unité légale.
- Cliquez surOK.
- Cliquez surMettre à jour les questions.
- SélectionnezCréer une questiondans l'inviteQuestionet saisissez les valeurs suivantes :OptionDescriptionNom de la questionMotif du déplacementCorps de la questionQuel est l'objet de ce voyage ?Type de questionTexte
- Cliquez surOK.
- Sélectionnez la case à cocherObligatoireet cliquez surOK.
- Ajoutez une étape de questionnaire au processus de gestionAutorisation de dépense.
- Dans le menu des actions associées du processus de gestionAutorisation de dépense, sélectionnez .
- Saisissez la date du jour et cliquez surOK.
- Ajoutez une étape avec les valeurs suivantes :OptionDescriptionOrdreaaTypeRemplir le questionnaireGroupeIntervenant extérieur (pour lui-même)Salarié (pour lui-même)TousCochez la case.
- Cliquez surOK.
- Cliquez surConfigurer le questionnaire.
- Saisissez la date du jour et cliquez surOK.
- Dans l'inviteQuestionnaire, sélectionnezObjet de la demande d'autorisation de dépense.
- Cliquez surOK.
- Appliquez la règle de condition de gel des dépenses à la nouvelle étape du questionnaire.
- Dans le menu des actions associées de la nouvelle étape du questionnaire, sélectionnez .
- Saisissez la date du jour et cliquez surOK.
- Ajoutez une ligne et sélectionnezGel des autorisations de dépense dans toute l'unité légaledans l'inviteRègle.
- Cliquez surOKet surTerminé.
Lorsque les salariés :
- Créent des autorisations de dépense, ils doivent remplir un questionnaire qui détaille le motif de leur demande.
- Soumettent les autorisations de dépense, les transactions sont transmises à un approbateur supplémentaire.
Ajoutez des contrôles d'autorisation de dépense supplémentaires en configurant des contrôles budgétaires pendant la période de gel.