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Dernière mise à jour : 2023-09-08
Étapes : définir l'envoi des justificatifs de frais par e-mail

Étapes : définir l'envoi des justificatifs de frais par e-mail

Des étapes supplémentaires peuvent s'avérer nécessaires pour activer cette fonctionnalité en fonction du contrat d'abonnement de votre organisation. Votre organisation figure soit sur le accord principal de services (MSA), soit sur l'accord de service principal universel (UMSA). Pour déterminer le contrat d'abonnement de votre organisation :
  1. Sélectionnez votre avatar de profil dans Workday Community .
  2. Sélectionnez
    Profil
     .
  3. Sur votre page de profil, sélectionnez le nom de votre organisation, qui se trouve sous votre nom et en regard de la désignation de l'emploi.
  4. Affichez la valeur de votre
    Accord d'abonnement
     .
Si la valeur est :
  • UMSA
     , la fonctionnalité est automatiquement disponible. Vous pouvez ignorer l' étape
    Activer la fonctionnalité Innovation Services et les contributions de données d'IA pour les clients MSA
     . Pour plus d'informations sur les contributions de données de Machine Learning, voir Concept : Workday AI for Universal Subscription Agreement Customers .
  • MSA
     , vous devez activer cette fonctionnalité via Innovation Services en utilisant l' étape
    Activer la fonctionnalité Innovation Services et les contributions de données d'IA pour les clients MSA
     .
Remarque : les clients UMSA n'ont pas de tâches et de rapports Innovation Services dans leurs environnements clients, car ils s'adressent uniquement aux clients MSA. Les clients UMSA peuvent ignorer toutes les informations concernant Innovation Services.
Vous pouvez autoriser les bénéficiaires des frais et leurs délégataires à envoyer par e-mail les justificatifs de frais à Workday sous forme de pièce jointe ou dans le corps de l'e-mail. Workday crée alors des frais express qu'ils peuvent inclure dans leurs notes de frais.
  2. Sélectionnez
    Ingestion des données d'e-mails
     dans l'onglet
    Available Services
     .
    Il se peut que vous deviez effectuer des étapes supplémentaires pour activer cette fonctionnalité en fonction de l'accord de service d'abonnement de votre organisation. Pour plus d'informations, voir cet article de Workday Community .
  3. Accordez aux groupes de sécurité les droits d'accès au domaine de sécurité
    Set Up: Inbound Email
     dans le domaine fonctionnel System .
  5. Accédez à la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - système
    .
    Dans la section
    Définition du système
    , cochez la case
    Autoriser les pièces jointes dans les e-mails
    .
    Sécurité : domaine
    Set Up: Tenant Setup - System
     dans le domaine fonctionnel System.
  6. Pour configurer :
    1. domaine de réception fourni par Workday . Voir Configurer les paramètres d'ingestion des données d'e-mails .
    2. domaine de réception fourni par le client . Voir Étapes : définir les domaines de réception fournis par le client .
    Workday recommande de configurer un domaine de réception fourni par Workday .
  7. (Facultatif) Si vous avez configuré un domaine de réception fourni par le client, accédez à la tâche
    Configurer les paramètres d'ingestion des données d'e-mails
     .
    1. Sélectionnez le type de notification
      Justificatif de frais
       et associez-le à votre domaine de réception . Exemple : saisissez justificatifs@frais. unité légale comme domaine pour le type de notification
      Justificatif de frais
       .
    2. Pour permettre aux demandeurs de frais d'envoyer des justificatifs de frais, laissez la liste
      Expéditeurs autorisés
       vide.
      Les demandeurs de frais doivent ajouter une adresse e-mail à leurs coordonnées dans leur profil Workday.
Les bénéficiaires des frais et leurs délégataires peuvent envoyer les justificatifs de frais par e-mail.
Si un e-mail contient un justificatif dans le corps du message et en pièce jointe, Workday crée des frais express uniquement pour le justificatif en pièce jointe. En cas d'erreur lors de la création des frais express, le bénéficiaire des frais reçoit une notification.
Pour les pièces jointes, Workday recommande d'utiliser l'un des types de fichier pris en charge par OCR: JPEG, JPG, PNG, WEBP, BMP, PDF, TIFF, TIF, GIF.
Une vignette s'affiche dans le
Hub Frais
 pour indiquer aux utilisateurs comment soumettre des justificatifs de frais. Vous pouvez indiquer l'adresse e-mail et permettre aux utilisateurs d'envoyer les informations de la carte sur leur téléphone via un SMS. Voir Personnaliser la vignette du hub Frais .
Vous pouvez accéder au rapport
Ingestion des données d'e-mail des justificatifs de frais par fourchette de dates
 pour résoudre les problèmes liés à ingestion des données d'e-mails.
Les bénéficiaires des frais peuvent accéder à la tâche
Modifier mes transactions de frais
 pour supprimer des frais express.