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Dernière mise à jour : 2023-09-22
Concept : e-mail récupère les justificatifs de frais

Concept : e-mail récupère les justificatifs de frais

Les demandeurs de frais et leurs délégataires peuvent envoyer les justificatifs de frais par e-mail à Workday, ce qui simplifie le processus de création et de soumission des notes de frais. Plutôt que de télécharger les justificatifs pour les charger manuellement, les demandeurs de frais et leurs délégataires peuvent envoyer les justificatifs par e-mail et Workday :
  • Créer des frais express avec des justificatifs ajoutés en tant que pièces jointes.
  • Convertir les justificatifs HTML en PDF et les joindre aux frais express.
Workday prend en charge les éléments suivants :
  • Justificatifs en pièces jointes.
  • Réceptions dans le corps de l'e-mail (HTML).
Si vous joignez plusieurs justificatifs à un e-mail, Workday crée des frais express distincts pour chaque justificatif.
Si un e-mail contient un justificatif dans son corps et une pièce jointe, Workday crée uniquement un frais express pour le justificatif en pièce jointe.
Si vous activez le scan des justificatifs pour les frais, Workday renseigne les valeurs des champs suivants dans les frais express :
  • Montant
  • Devise
  • Date
  • Commerçant

Adresse e-mail du bénéficiaire des frais

Pour envoyer des justificatifs par e-mail, les bénéficiaires des frais doivent :
  • Configurer son adresse e-mail dans ses coordonnées Workday.
    Un bénéficiaire des frais peut avoir plusieurs adresses e-mail dans ses Coordonnées.
  • Utiliser l'adresse e-mail indiquée dans leurs coordonnées Workday pour envoyer des justificatifs au domaine spécifique.
Workday utilise l'adresse e-mail pour mettre en correspondance le justificatif avec le bénéficiaire des frais, puis crée les frais express.
Les délégataires doivent saisir l'adresse e-mail du bénéficiaire des frais dans le champ CC d'un e-mail pour créer un frais express en leur nom. Workday utilise l'e-mail du bénéficiaire des frais et celui du délégataire pour évaluer la relation de délégation et créer des frais express pour le bénéficiaire des frais. S'il n'existe aucun lien de délégation, Workday crée un frais express en utilisant l'adresse e-mail du délégataire.

Envoi des justificatifs de frais par e-mail

Recommandations de Workday :
  • Éviter plusieurs vers la droite dans le corps de l'e-mail (exemple : FWD: FWD:) pour une meilleure précision OCR.
  • Envoi des justificatifs sous forme de pièces jointes ou dans le corps de l'e-mail.
  • Pour l'envoi de ces types de pièces jointes pris en charge par OCR : JPEG, JPG, PNG, WCP, BMP, PDF, TIFF, TIF, GIF.
Les images telles que des logos, des annonces ou des cartes référencées dans le corps de l'e-mail ne peuvent pas être incluses dans le fichier PDF généré si elles résident en dehors du pare-feu de l'environnement client Workday.
Pour créer des frais express, les types de fichier doivent respecter les critères de taille suivants :
Type de fichier
Taille
PDF
Toutes les tailles
PNG ou TIFF
40 Ko minimum
Autres fichiers
Supérieur à 20 Ko
Workday ne prend pas en charge les types de fichier suivants : JavaScript, CSV, ICS, MSG, PGP, PROPERTIES, RPTDESIGN, SVG, TXT, WSDL, WXF, XML, XLS, XLSX, XPD, XSL, XSLT, ZIP.

Notifications

Pour les bénéficiaires des frais, si des erreurs se produisent lors de la création d'un frais express, Workday envoie une tâche à ce dernier.
Pour les délégataires, si Workday n'établit aucune relation de délégataire, Workday crée un frais express pour le délégataire. Le délégataire recevra alors une tâche dans ses tâches.