Personnaliser le processus de gestion Événement lié à la note de frais
Sécurité : domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
Personnalisez le processus de gestion
Événement lié à la note de frais
et ajoutez des actions comme étapes de workflow pour vous aider à :- Auditer et approuver les notes de frais.
- Vérifier que les notes de frais respectent les règles de votre organisation en matière de déplacements et de frais.
- Dans le menu des actions associées du processus de gestionÉvénement lié à la note de frais, sélectionnez .
- Pensez à inclure une ou plusieurs des étapes de rapport suivantes dans le processus de gestion :
Option Description Dépenses personnelles réglées par carte de créditIdentifie les lignes ou les lignes détaillées de la note de frais qui correspondent à des frais personnels réglés avec une carte de crédit d'entreprise.Transactions par carte de crédit non incluses dans une note de fraisRecherche les transactions par carte de crédit qui ne sont pas incluses dans une note de frais.Espace de travail d'audit des fraisÀ utiliser pour :- Améliorer la visibilité des frais classés par devise de reporting et par catégorie de paiement.
- Analyser les dépenses en accédant à des vues détaillées multidimensionnelles des rapports et des graphiques.
Frais dépassant le montant maximum autoriséRépertorie les lignes de note de frais ou les lignes détaillées qui dépassent le montant maximum autorisé pour l'élément de frais. Ce rapport exclut les lignes de note de frais ou les lignes détaillées relatives à des dépenses personnelles.Cycle de vie des notes de fraisIdentifie les principales dates des notes de frais, comme la date de création, la date de soumission et la date d'approbation.Expense Report Pay To is CandidateExpense Report Pay To is External Committee MemberExpense Report Pay To is StudentPermet de router les notes de frais de chacune de ces personnes non-employées vers des évaluateurs et approbateurs spécifiques.Frais avec participantsExtrait les lignes de note de frais ou les lignes détaillées pour lesquelles les employés incluent des participants comme un attribut de l'élément de frais.Frais sans justificatifPermet d'identifier les lignes de note de frais :- Pour lesquelles la caseJustificatif jointn'est pas cochée et qui ne sont ni des éléments de frais à montant fixe, ni des éléments de frais par carte de crédit chargés de manière électronique.
- Pour lesquelles la caseJustificatif jointest cochée, mais dont la note de frais correspondante n'inclut aucune pièce jointe.
Rechercher des fichiers de titulaires de carte de créditÀ utiliser pour :- Consulter la liste de tous les titulaires de cartes de crédit.
- Identifier et corriger les cartes de crédit auxquelles aucun salarié n'a été mappé.
Rechercher des fichiers de transactions par carte de créditÀ utiliser pour :- Afficher les transactions par carte de crédit professionnelle pour un ou plusieurs salariés.
- Auditer et identifier les transactions qui n'ont pas été soumises via une note de frais ou une vérification des transactions par carte d'achat.
Rechercher des notes de fraisRecherche les notes de frais correspondant aux critères indiqués.Rechercher les notes de frais de mon équipeRecherche les notes de frais des membres de votre équipe correspondant aux critères indiqués.Rechercher des autorisations de dépenseRecherche les autorisations de dépense correspondant aux critères indiqués.Find Worker Credit CardsRecherche les cartes de crédit professionnelles correspondant aux critères indiqués.Find Worker Credit Card PurgesRecherche les purges de carte de crédit correspondant aux critères indiqués.Mettre à jour mes options de paiementCrée ou révise les options de paiement pour la paie, les frais et les types de paie de l'interface de la paie. Dans ce rapport, vous pouvez modifier les coordonnées bancaires et les options de paiement.Mes notes de fraisAffiche vos notes de frais et leur contenu détaillé.Mes transactions de fraisAffiche vos transactions par carte de crédit et les données détaillées comme la date, la description, le statut et le montant.Aucune note de frais soumiseÀ utiliser pour rechercher des employés qui :- N'ont pas soumis de notes de frais durant une période donnée.
- N'ont aucune note de frais à une date de soumission appartenant à la période de reporting indiquée.
DéboursAffiche les lignes de note de frais que les employés ont personnellement payées et qui présentent des montants remboursables qui leur sont dus.Principaux éléments de fraisAffiche le montant des dépenses et le pourcentage du total correspondant pour les principaux éléments de frais d'une unité légale. Les montants sont affichés dans la devise de reporting configurée pour votre unité légale. Accède à plusieurs dimensions pour afficher des données détaillées comme lesÉléments de frais liés à la transaction facturableet lesCentres de coûts.Afficher les motifs professionnelsAffiche le nombre d'utilisations et l'intitulé de tous les motifs professionnels définis. Vous pouvez modifier un motif professionnel à partir du menu des actions associées.Afficher mes invitésÀ utiliser pour :- Afficher les invités saisis comme participants dans les notes de frais.
- Afficher le nombre d'éléments de frais incluant un invité donné comme attribut.
Vous pouvez également modifier le nom des invités, leur fonction et leur unité légale.Afficher les options de paiementCrée ou révise les options de paiement des employés pour la paie, les frais et les types de paie de l'interface de la paie. Dans ce rapport, vous pouvez modifier les coordonnées bancaires et les options de paiement.Afficher une instruction de transaction de dépenseAffiche les instructions de transaction de dépense pour l'unité légale indiquée. Vous pouvez modifier ces instructions à partir du menu des actions associées.Afficher le profil de déplacementAffiche les préférences des employés en matière de déplacement, les informations sur les véhicules et les documents joints.Attendre l'inférence de Expense ProtectUtilisez cette étape de service Expense Protect pour router les notes de frais en fonction du score de risque. Vous pouvez configurer cette étape de service pour ignorer des approbations ou exiger des approbations supplémentaires. - (Facultatif) Sélectionnez dans le menu des actions associées d'une étape du processus de gestionÉvénement lié à une note de frais.Configurez les options de routage avancé pour l'étape.
- (Facultatif) Sélectionnez dans le menu des actions associées du processus de gestionÉvénement lié à la note de frais.Configurez les liens associés. Incluez http:// ou https:// dans l'URL.