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Dernière mise à jour : 2023-06-23
Étapes : autoriser des employés à créer des notes de frais pour des personnes non employées

Étapes : autoriser des employés à créer des notes de frais pour des personnes non employées

  • Définissez la génération de notes de frais.
  • Consultez les éléments de définition des notes de frais des personnes non employées.
Vous pouvez permettre aux employés de créer et d'envoyer des notes de frais pour le compte des types de personne non employée suivants, dans la mesure où elles n'ont généralement pas accès à Workday :
  • Candidats.
  • Membres de comités externes.
  • Étudiants.
  1. Définissez des droits d'accès (étapes).
    Ajoutez des employés au domaine
    Process: Expense Reports
     dans le domaine fonctionnel Expenses et au moins l'un des domaines suivants afin qu'ils puissent créer des notes de frais pour les personnes non employées :
    Personne non employée
    Domaines
    Candidat
    Candidate Data: Candidate Expenses
     dans le domaine fonctionnel Recruiting.
    Membre de comité externe
    Committees: View
     dans le domaine fonctionnel Organizations and Roles.
    Étudiant
    Pour les étudiants immatriculés, les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Student Core :
    • Student Data: Student ID
    • Student Data: Student Profile
    Pour les étudiants externes :
    • External Student Data: Student ID
       dans le domaine fonctionnel Personal Data.
    • External Student Data: Student Public Reports
       dans le domaine fonctionnel Staffing.
  2. Configurez les types de personne non employée à afficher dans la tâche
    Créer une note de frais pour une personne non employée
     en activant l'accès au segment du groupe de sécurité
    Type de bénéficiaire des frais
     .
  3. Utilisez les champs de rapport suivants pour router les notes de frais des personnes non employées vers des évaluateurs et approbateurs spécifiques :
    • Expense Report Pay To is Candidate
    • Expense Report Pay To is External Committee Member
    • Expense Report Pay To is Student
  4. (Facultatif) Accédez au rapport
    Mettre à jour l'utilisation des worktags
    .
    Dans la section
    Note de frais
    , activez le type de worktag de demande de poste pour sélectionner manuellement les worktags
    Demande de poste
     dans les tâches suivantes :
    • Créer une note de frais
    • Créer une note de frais pour une personne non employée
       : membres de comités externes et étudiants uniquement
    • Créer une note de frais pour l'employé
    Lorsque vous ajoutez des personnes non employées dans l'invite
    Participants
     de ces tâches, vous pouvez utiliser le worktag
    Demande de poste
     pour associer les frais de ces participants aux demandes de poste. Exemple : création d'une note de frais pour le déjeuner d'un salarié auquel un candidat participe également.
    Workday inclut toujours automatiquement des worktags de
    demande de poste
     sur les lignes d'écriture des notes de frais que vous créez pour les candidats dans la tâche
    Créer une note de frais pour une personne non employée
    . Vous ne pouvez pas retirer ces worktags, car ils contribuent à garantir l'exactitude de la comptabilité et du reporting.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Enable Worktags
     dans les domaines fonctionnels suivants :
    • Common Financial Management
    • Worktags
  5. (Facultatif) Définir des filtres personnalisés pour les lots de règlements.
    Créez des filtres personnalisés pour les lots de règlements que vous effectuez pour les personnes non employées.
  6. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Réaffecter les transactions par carte de crédit professionnelle
    .
    Réaffectez les transactions par carte de crédit aux personnes non employées afin de les inclure dans leurs notes de frais.
    Sécurité : domaine
    Process: Credit Card
     dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
  • Ajoutez les remboursements de frais aux options de paiement des personnes non employées.
  • Créez des notes de frais pour des personnes non employées et détaillez les lignes de frais.