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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Créer des autorisations de dépense

Créer des autorisations de dépense

  • Définissez des options de paiement pour tous les types de bénéficiaire.
  • Configurez des comptes Workday pour les personnes non employées.
  • Configurez le processus de gestion
    Autorisation de dépense
     et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Expenses. Voir Étapes : définir les autorisations de dépense.
Les autorisations de dépense sont des transactions de frais que les bénéficiaires peuvent créer pour demander une approbation préalable des dépenses estimées, telles que les déplacements professionnels à venir.
Vous pouvez créer et soumettre des autorisations de dépense pour vous-même ou pour le compte de personnes non employées ou d'autres employés.
  1. Accédez à l'une des tâches suivantes :
    • Créer une autorisation de dépense
    • Créer une autorisation de dépense pour une personne non employée
    • Créer une autorisation de dépense pour l'employé
    La tâche
    Créer une autorisation de dépense pour une personne non employée
     vous permet uniquement de créer des autorisations de dépense pour les employés associés à des rôles de membre de comité externe.
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Poste
    S'affiche lorsque vous :
    • Activez le routage des autorisations de dépense pour les employés occupant plusieurs postes.
    • Sélectionnez un employé occupant plusieurs postes dans l'invite
      Pour
       de l'une des tâches suivantes :
      • Créer une autorisation de dépense
      • Créer une autorisation de dépense pour l'employé
    Unité légale
    Lorsque vous utilisez la tâche :
    • Créer une autorisation de dépense
       , Workday affiche automatiquement votre unité légale, mais vous pouvez sélectionner n'importe quelle autre unité légale à laquelle vous avez accès.
    • Créer une autorisation de dépense pour une personne non employée
       , sélectionnez l'unité légale qui prévoit de déclarer les frais.
    • Créer une autorisation de dépense pour un employé
       , sélectionnez une unité légale à laquelle vous et l'employé avez accès.
    Lorsque vous soumettez des autorisations de dépense ou que vous les enregistrez pour plus tard, vous ne pouvez pas modifier l'unité légale.
    Date de début
    Sélectionnez la date à laquelle vous prévoyez d'engager les frais.
    Total de l'autorisation de dépense
    Saisissez le montant estimé.
    Workday corrige les montants estimés pour qu'ils correspondent au total des lignes d'autorisation de dépense que vous créez ensuite.
    Exemple : lorsque vous définissez une autorisation de dépense pour un montant estimé à 100 USD et que le montant total des lignes d'autorisation de dépense ultérieures est égal à 80 USD, Workday met à jour l'estimation.
    Type de remboursement
    Sélectionnez un type de remboursement. Il dépend des options de paiement que vous avez définies.
  3. (Facultatif) Dans l'onglet
    Lignes de l'autorisation de dépense
     , ajoutez des transactions de frais pour l'autorisation de dépense. Pour l'onglet, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Date du budget
    Sélectionnez une date pour déterminer le budget auquel Workday applique le montant total de la ligne d'autorisation de dépense.
    Workday affiche ce champ uniquement si vous configurez les éléments suivants :
    • La comptabilité des engagements pour votre environnement client.
    • Dates de budget à afficher dans les livres des montants réels.
    Avance demandée
    Sélectionnez cette option pour demander une avance pour l'élément de frais indiqué.
    Créez une ligne d'autorisation de dépense distincte pour chaque demande d'avance.
    Worktags
    Utilisez les worktags comme mots clés pour rechercher et classer des transactions plus facilement. Configurez les types de worktag autorisés dans la tâche
    Mettre à jour l'utilisation des worktags
    . Lorsque vous sélectionnez un type de worktag qui contient des worktags associés, Workday renseigne automatiquement les transactions avec les valeurs de ces derniers.
    Si vous autorisez les valeurs de remplacement manuel pour un élément de frais, vous pouvez modifier les worktags manuellement en les sélectionnant dans une liste de valeurs configurées.
  • L'autorisation de dépense est transmise pour approbation. Une fois qu'elle est approuvée, vous pouvez l'inclure dans les notes de frais.
  • Si vous activez la comptabilité des engagements, vous pouvez lier une autorisation de dépense approuvée à plusieurs notes de frais jusqu'à ce que son solde soit égal à zéro. Du point de vue comptabilité, les autorisations de dépense ne génèrent pas d'écritures comptables et n'émettent aucun paiement pour ces autorisations.
Vous pouvez accéder au rapport
Mes autorisations de dépense
 pour afficher vos autorisations de dépense.