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Dernière mise à jour : 2025-09-19
Étapes : définir la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour les factures fournisseurs

Étapes : définir la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour les factures fournisseurs

Des étapes supplémentaires peuvent s'avérer nécessaires pour activer cette fonctionnalité en fonction du contrat d'abonnement de votre organisation. Pour déterminer votre contrat d'abonnement :
  1. Sélectionnez votre avatar de profil dans Workday Community.
  2. Sélectionnez
    Profil
    .
  3. Sur votre page de profil, sélectionnez le nom de votre organisation, qui se trouve sous votre nom et en regard de la désignation de votre emploi.
  4. Affichez la valeur de votre
    Accord d'abonnement
     .
    Si sa valeur est égale à :
    • UMSA
       et
      ISA
      , vous pouvez ignorer l'étape
      Enable Innovation Services Features and Machine Learning Data Contributions
       .
      Pour lancer la formation sur les modèles OCR pour les environnements clients Workday, vous devez scanner au moins une facture via l'onglet
      Télécharger et scanner
       de l'
      espace de travail des factures fournisseurs
       ou via
      l'ingestion des données d'e-mails
      .
    • MSA
      , vous devez activer cette fonctionnalité via Innovation Services en utilisant l'étape
      Enable Innovation Services Features and Machine Learning Data Contributions
       .
  • Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts :
    • Manage: Supplier Invoice Work Queue
    • Process: Supplier Invoice Work Queue
    • Reports: OCR Supplier Invoice
    • Set Up: Supplier Invoice Work Queue
    • Process: Supplier Invoice - Core
      , avec un accès non limité au groupe de sécurité pour permettre aux employés de modifier le champ
      Unité légale
       de la facture fournisseur, lorsque l'OCR laisse le champ vide.
  • Configurez les extensions de fichier que vous souhaitez utiliser dans votre environnement client. Workday prend en charge les extensions de fichier suivantes :
    • PDF
    • JPG
    • JPEG
    • TIF
    • TIFF
    • GIF
    • PNG
    • BMP
    • WEBP
Vous pouvez configurer la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour que Workday scanne et crée des factures fournisseurs directement à partir d'images téléchargées. Définissez des règles pour classer et hiérarchiser les documents traités, puis spécifiez des affectations de factures pour les employés. Le scan OCR accélère le traitement des factures fournisseurs et réduit les tâches manuelles.
  1. Il se peut que vous deviez effectuer des étapes supplémentaires pour activer cette fonctionnalité en fonction de l'accord de service d'abonnement de votre organisation. Pour plus d'informations, voir cet article de Workday Community .
    Activez la fonctionnalité Innovation Services et les contributions de données de Machine Learning.
    1. Dans l'onglet
      Innovation Service Opt-In
      , cochez la case du service
      Financial Management Machine Learning GA Features
       .
    2. Dans l'onglet
      Data Select Opt-In
      , cochez la case
      Supplier Invoice Data
      .
      • Le cas échéant, cochez la case
        Opt in to Additional Data
         .
        L'activation de catégories de données supplémentaires permet à Workday de déterminer les performances du modèle de machine learning et peut être utilisée à l'avenir pour améliorer sa capacité à identifier et à rapprocher des lignes de facture avec des lignes de bon de commande.
    3. Dans l'onglet
      Feature Availability Status
      , vérifiez que le statut de la fonctionnalité Supplier Invoice Data est
      En cours
      . L'affichage des recommandations de worktag pour les factures fournisseurs peut prendre jusqu'à deux semaines dans votre environnement client. Workday affiche alors le statut
      Disponible
      .
  2. Accédez à la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - Machine Learning
     .
    Sélectionnez la région dans laquelle Workday héberge les données utilisées pour améliorer et personnaliser les fonctionnalités de Machine Learning et d'Analyse.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     dans le domaine fonctionnel System.
  3. Accédez à la tâche
    Mettre à jour les recommandations d'invites de Machine Learning
     .
    1. Sur la page de lancement, sélectionnez le domaine de produit
      Comptes fournisseurs
       .
    2. Dans la grille
      Factures fournisseurs
       , cochez la case Activer
      les recommandations de Machine Learning
       pour les types de worktag ou d'attribut de taxe pour lesquels vous souhaitez recevoir des recommandations.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Tenant Setup - Financials
     dans le domaine fonctionnel System.
  4. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - Finances
    .
    Sélectionnez l'une des options suivantes dans la section
    Options des comptes fournisseurs
     :
    Option Description
    Hide Custom Validations on the Work Queue
    Certaines validations personnalisées peuvent entrer en conflit avec le rapport
    Espace de travail des factures fournisseurs
    . Sélectionnez cette option pour désactiver ces validations personnalisées.
  5. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Modifier les options OCR de l'environnement client pour les comptes fournisseurs
    .
    Pour la tâche, tenez compte des options suivantes :
    Option Description
    Créer des ajustements de factures fournisseurs à partir d'OCR
    Cochez cette case pour créer un ajustement de facture fournisseur lorsque le
    Montant total
     sur la facture fournisseur est négatif.
    Ne pas appliquer l'identifiant séquentiel lorsque le champ Unité légale est vide
    Si vous configurez un identifiant séquentiel unique pour une unité légale et que la fonction OCR détecte que l'unité légale est vide, Workday n'applique pas d'identifiant séquentiel.
    Désactiver le rapprochement des fournisseurs OCR
    Cochez cette case pour ignorer les recommandations formulées par le machine learning pour les fournisseurs.
    Masquer les validations personnalisées des factures fournisseurs OCR dans la file d'attente des tâches
    Certaines validations personnalisées OCR peuvent entrer en conflit avec le rapport
    Espace de travail des factures fournisseurs
    . Cochez cette case pour désactiver ces validations personnalisées OCR.
    Désactiver les conditions de paiement pour la facture fournisseur OCR
    Sélectionnez cette option pour ignorer les conditions de paiement identifiées par OCR et indiquer à Workday de renseigner les conditions de paiement associées au fournisseur. Si l'OCR ne trouve aucun fournisseur, les conditions de paiement renseignées sont celles de la facture scannée.
    Comportement en cas de date vide sur la facture fournisseur OCR
    Si l'OCR ne reconnaît pas la date, vous devez sélectionner la
    Date du jour
     ou la
    Date de réception
    . Si vous laissez le champ vide, Workday utilise l'option
    Date du jour
    .
    Désactiver la date d'échéance pour la facture fournisseur OCR
    Cochez cette case pour ignorer la
    Date d'échéance
     issue de l'OCR et utiliser celle indiquée dans les paramètres Conditions de paiement. Lorsque cette case est désélectionnée, Workday renseigne le champ
    Remplacement de la date d'échéance
    .
    Désactiver la devise pour la facture fournisseur OCR
    Cochez cette case pour ignorer la devise issue de l'OCR et utiliser la devise par défaut du fournisseur.
    Option de port
    Sélectionnez à quel endroit ajouter les frais de port sur votre facture fournisseur Workday :
    • En tant que facture
      , en conservant les frais de port dans l'en-tête ou sur une ligne. Workday utilise cette configuration lorsque vous laissez l'invite vide.
    • Sur l'en-tête de la facture
      , même lorsque le port est sur une ligne de votre facture scannée.
    • Sur la ligne de facture
      , même lorsque le port figure dans l'en-tête de votre facture scannée.
    Lorsque votre facture scannée contient plusieurs montants de frais de port et que vous configurez
    Dans l'en-tête de la facture
     ou
    Sur la ligne de facture
    , Workday regroupe tous les frais de port de votre facture scannée en un seul montant dans l'en-tête ou sur une seule ligne, respectivement dans la facture Workday.
    Lorsque vous configurez l'invite
    Désactiver le scan OCR au niveau de la ligne
     en tant que :
    • Toutes les factures
       ou
      sur bon de commande
       et que votre facture est associée à un bon de commande, Workday ne crée pas de lignes de port sur votre facture Workday.
    • Sans bon de commande
       et que votre
      Option de port
       est
      Sous forme de document de facture
       ou
      Sur ligne de facture
       et que vos frais de port aboutissent à une ligne de frais de port, Workday crée une ligne de port distincte sur votre facture Workday.
    Catégorie de dépense par défaut pour les options de port
    Sélectionnez cette option pour inclure une catégorie de dépense pour les lignes de port lorsque vous sélectionnez dans l'invite Option de port :
    • En tant que facture
       et que votre facture scannée inclut des frais de port comme ligne.
    • Ligne de facture
       et que Workday inclut toujours les frais de port comme ligne de votre facture.
    Lorsque votre facture scannée ne correspond à aucun bon de commande, Workday utilise votre sélection pour ajouter une catégorie de dépense aux lignes de port.
    Désactiver le rapprochement de bons de commande par machine learning
    Cochez cette case pour ignorer les recommandations formulées par le machine learning pour les bons de commande. Si vous sélectionnez cette option, Workday utilise toujours la logique applicative pour rapprocher les bons de commande.
    Désactiver le scan OCR au niveau de la ligne
    • Vide
      : laissez l'invite désactivée pour utiliser le détail OCR au niveau de la ligne. Workday utilise les valeurs OCR pour tenter d'associer les lignes du bon de commande aux lignes de la facture fournisseur. Si les lignes du bon de commande ne sont associées à aucune ligne de facture, Workday vous suggère d'exécuter la tâche
      Modification liée au bon de commande
      .
    • Toutes les factures
       : sélectionnez cette option afin d'ignorer le détail OCR au niveau de la ligne pour l'ensemble des factures.
      Si la facture fournisseur scannée est associée à un bon de commande, Workday renseigne les informations sur la ligne à partir des lignes non facturées du bon de commande.
      Si la facture fournisseur scannée n'est pas associée à un bon de commande, Workday renseigne une seule ligne de facture fournisseur pour le
      total des factures
      .
    • Sans bon de commande
       : cochez cette case pour ignorer le détail OCR au niveau de la ligne uniquement lorsque la facture scannée n'est pas associée à un bon de commande.
      Si votre facture scannée n'est associée à aucun bon de commande, Workday renseigne une seule ligne de facture fournisseur pour le
      total des factures
      .
      Si votre facture scannée est associée à un bon de commande, Workday utilise le détail OCR au niveau de la ligne pour renseigner les lignes.
    • Factures avec bon de commande
       : sélectionnez cette option pour ignorer le détail OCR au niveau de la ligne uniquement lorsque la facture est associée à un bon de commande.
      Si votre facture scannée est associée à un bon de commande, Workday renseigne les informations sur la ligne à partir des lignes de bon de commande non facturées.
      Si la facture n'est associée à aucun bon de commande, Workday utilise le détail OCR au niveau de la ligne pour renseigner les lignes.
    Sécurité : domaines
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     et
    Set Up: Tenant Setup - Financials
    .
  6. Accédez à la tâche
    Mettre à jour les règles d'affectation des factures fournisseurs
    .
    Définissez un routage avec des règles pour envoyer les factures fournisseurs à des titulaires spécifiques.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
  7. Accédez à la tâche
    Mettre à jour les marqueurs de la file d'attente des tâches de factures fournisseurs
    .
    Créez des marqueurs de file d'attente pour classer et hiérarchiser les factures fournisseurs à partir du scan OCR.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
  8. Accédez à la tâche
    Mettre à jour les règles d'affectation des marqueurs de la file d'attente des tâches de factures fournisseurs
    .
    Définissez la priorité des règles d'affectation en fonction des conditions de paiement, des fournisseurs, de la devise, etc. pour vos marqueurs de file d'attente.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Supplier Invoice Work Queue
     dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
  9. Définissez des validations personnalisées pour le type de transaction
    Facture fournisseur OCR
    .
  10. Accédez à la tâche
    Configurer un profil
    .
    Sélectionnez l'option
    Espace de travail des factures fournisseurs
    . Ensuite, sélectionnez et réorganisez les onglets que vous souhaitez utiliser dans le rapport
    Espace de travail des factures fournisseurs
    .
    Sécurité : domaine
    Set Up: System
    .
  11. Téléchargez un fichier pour analyser, router et collecter les informations des factures fournisseurs à soumettre dans Workday.
Pour afficher les résultats du scan OCR, utilisez le rapport
Détail du scan OCR de factures fournisseurs
.
Pour passer en revue la liste des champs de données extraits de l'environnement client, cliquez sur
View Data Collected
 dans la tâche
Maintain Innovation Services Data Selection Opt-In
.