Scanner et soumettre des factures fournisseurs
- Définissez la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour les factures fournisseurs.
- Configurez les domaines de sécurité suivants :
- Process: Supplier Invoice Work Queue, pour accéder aux onglets suivants : Aperçu, Télécharger et scanner, Ma file d'attente de tâches, En attente d'approbation.
- Manage: Supplier Invoice Work Queue, pour accéder aux onglets suivants : Aperçu du responsable et Durée du cycle des factures fournisseurs.
Vous pouvez utiliser l'OCR de votre application de bureau pour analyser, router et collecter les informations des factures fournisseurs à soumettre dans Workday. L'OCR prend en charge les pièces jointes de 15 pages maximum.
Lorsque vous téléchargez une facture fournisseur en vue d'un scan OCR, Workday crée une facture provisoire et y joint le fichier d'origine. Vous pouvez ensuite modifier ou soumettre la facture fournisseur pour approbation.
- Accédez au rapportEspace de travail des factures fournisseurs.
- Dans l'ongletAperçu, les sectionsTotauxetPrioritéaffichent des informations basées sur les critères de recherche de l'utilisateur connecté, indiqués dans les ongletsMa file d'attente de tâchesetEn attente d'approbation.
- Dans l'ongletTélécharger et scanner, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Critères de rechercheDéveloppez la section et cliquez surRechercherpour rechercher des factures spécifiques.Cochez la caseInclure les factures sans auteurpour inclure les factures issues d'intégrations.Télécharger des factures fournisseurs pour OCRSi le champUnité légaleest vide, l'algorithme de machine learning renseigne lui-même une unité légale.Si le champTitulaireest vide, nous utilisons les règles d'affectation des factures fournisseurs pour affecter la facture.Pour de meilleures performances, nous vous suggérons de télécharger moins de 50 pièces jointes à la fois.Annuler en masseCliquez pour annuler l'envoi des factures. Pour activer le bouton, configurez la sécurité : domaineProcess: Supplier Invoice - Cancel.Réessayer en masseSi des scans présentent un statutErreurouAnnulé, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour soumettre à nouveau les fichiers joints en vue d'un scan OCR.Créer une facture fournisseurSi des scans présentent un statutErreurouAnnulé, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour créer manuellement une facture fournisseur.Lorsque vous renseignez le champ Bon de commande, les lignes de factures fournisseurs sont renseignées à partir des lignes non facturées du bon de commande. - L'ongletMa file d'attente de tâchesaffiche les brouillons de facture. Vous pouvez consulter les factures qui vous sont affectées ou sélectionner différents paramètres de recherche pour alimenter votre file d'attente de tâches. Workday enregistre les derniers paramètres utilisés.Pour votre file d'attente de tâches, tenez compte des éléments suivants :
Option Description ModifierCliquez pour accéder à la tâcheModifier une facture fournisseurafin de finaliser et de soumettre la facture.Remplacer le bon de commandeSi l'OCR ne trouve pas de lignes de bon de commande associées, vous pouvez accéder à la tâche, générer de nouveau la facture, puis y associer les lignes du bon de commande.Remplacer le contratSi l'OCR ne trouve aucun contrat fournisseur associé, vous pouvez accéder à la tâche, générer de nouveau la facture, puis y associer les lignes du contrat fournisseur.Détail du scan OCRAffiche le détail du scan.Sécurité :Reports OCR Supplier InvoiceExceptions de factureVous pouvez explorer la grilleErreurs et avertissements, qui affiche les exceptions de validation personnalisée des factures fournisseurs.Exceptions OCRVous pouvez explorer la grilleErreurs et avertissements, qui affiche les exceptions de validation personnalisée des factures fournisseurs OCR.Marqueurs de la file d'attente des tâchesWorkday organise les factures par date. Cependant, une facture associée à un marqueur de file d'attenteDéplacer en haut de la file d'attentes'affiche en haut de la grille.Pour mettre à jour les marqueurs de file d'attente des tâches sur les factures, cliquez surModifier en masse les marqueurs de la file d'attente des tâches.Réaffecter en masseVous pouvez réaffecter des factures à un autre employé.Modifier en masse les marqueurs de la file d'attente des tâchesCliquez pour remplacer vos marqueurs de file d'attente existants sur les factures.Annuler en masseCliquez pour annuler les factures fournisseurs.Pour utiliser cette tâche, activez la sécurité : domaineProcess: Supplier Invoice - Cancel.Convertir en masseVous pouvez convertir des factures fournisseurs en ajustements de factures, et inversement. Si vous :- Convertissez des documents, Workday annule le document d'origine et en crée un nouveau.
- Utilisez l'optionConvertir en masse, vous pouvez sélectionner uniquement des factures fournisseurs ou uniquement des ajustements de factures fournisseurs à convertir en un seul lot.
Pour utiliser la tâche, activez le domaineProcess: Supplier Invoice – Core. - Dans l'ongletEn attente d'approbation, vous pouvez afficher les factures fournisseursEn courssur la base des paramètres que vous avez configurés.
- Dans l'ongletDurée du cycle des factures fournisseurs, vous pouvez suivre le délai de traitement (en jours) des factures fournisseurs.