Concept : factures fournisseurs

Utilisez le

Workbench des factures fournisseurs

pour créer des factures qui enregistrent les événements d'achat et créent des montants dus. Les factures fournisseurs utilisent des données que vous saisissez ou qui proviennent par défaut d'un bon de commande, d'une réception, d'une feuille de temps, d'un journal des tâches, d'un contrat fournisseur ou d'une facture client. Les factures tiennent compte de la réception des biens ou des services fournis, sauf si vous les payez d'avance. Les factures fournisseurs payées d'avance vous permettent d'amortir les dépenses dans les périodes comptables qui précèdent les périodes au cours desquelles vous recevez les biens ou les services figurant sur la facture.

Vous pouvez également créer une facture fournisseur :

Manuellement.
En copiant une facture fournisseur existante.

Gérez les factures fournisseurs après les avoir soumises pour approbation :

Option	Description
Annuler	Annulez les factures non payées et les ajustements de facture.
Changer	Changez une facture ou un ajustement après sa soumission, mais avant son paiement. Pour désactiver les changements apportés aux factures fournisseurs ou aux ajustements liés à une période comptable clôturée, cochez la case Ne pas autoriser la modification des transactions opérationnelles dans les périodes clôturées dans la tâche Modifier les données comptables d'une unité légale . Vous pouvez modifier des champs spécifiques sur des factures fournisseurs approuvées non payées sans déclencher le processus de nouvelle approbation à l'aide des tâches suivantes sécurisées dans le domaine Process: Supplier Invoice - Mass Action  : Changer une facture approuvée Changer en masse des factures fournisseurs approuvées La tâche Changer en masse des factures fournisseurs approuvées vous permet de modifier les champs suivants : Date d'échéance Remplacement de la date d'échéance Type de paiement par défaut Remplacer le type de paiement Type de référence Code de traitement Code de routage bancaire Bloqué Document fournisseur reçu Numéro de facture fournisseur N° de bon de commande externe Type de facture légale Lien vers le document Note explicative
Corriger	Les administrateurs financiers peuvent corriger la facture fournisseur après son envoi. Vous pouvez utiliser la tâche Correct Supplier Invoice pour modifier des données telles que le type d'amortissement des charges constatées d'avance sur les factures. Pour désactiver les corrections des factures fournisseurs ou des ajustements liés à une période comptable clôturée, cochez la case Ne pas autoriser la modification des transactions opérationnelles dans les périodes clôturées dans la tâche Modifier les données comptables de l'unité légale .
Réviser	Acheminez la facture fournisseur pour révision en ajoutant une étape de révision au processus de gestion Événement lié aux factures fournisseurs . Autorisez les modifications de la facture fournisseur lors de l'étape d'approbation.
Approuver	Acheminez la facture fournisseur pour approbation en ajoutant une étape d'approbation au processus de gestion Événement lié aux factures fournisseurs . Vous pouvez approuver ou renvoyer des factures sans apporter de modifications aux factures.
Rectifier	L'action Rectifier est disponible lorsque vous renvoyez les factures fournisseurs à partir de l'étape de révision ou d'approbation.
Bloquer	Rendez la facture non disponible pour le paiement.
Retirer	Restaurez toutes les données Workday dans leur état antérieur à la création de la facture. Le retrait est un processus interne que vous ne pouvez pas définir. Toutefois, vous pouvez l'afficher dans l'onglet Historique du processus des factures lorsque le processus de gestion Événement lié aux factures fournisseurs redémarre après que vous avez modifié une facture qui était déjà en cours.

Vous pouvez créer un ajustement de facture pour modifier le montant dû. En règle générale, vous réduisez le montant dû qui correspond à un ajustement d'avoir. Les fournisseurs émettent souvent des avoirs pour les retours, les marchandises endommagées et les ajustements de prix. Vous pouvez également ajuster une facture pour augmenter le montant dû en créant un ajustement de note de débit.

Lorsque vous créez un ajustement de facture fournisseur à partir d'un retour au fournisseur, Workday :

Crée des répartitions dans le document d'achat initial.
Met à jour les soldes de la quantité à facturer et à recevoir sur le bon de commande ou le contrat.

Pour payer une facture ou effectuer un paiement ad hoc, utilisez l'infrastructure des règlements de Workday.

Si vous n'avez pas de facture du fournisseur, créez plutôt un paiement ad hoc.

Avant de démarrer le processus de paiement, vous pouvez contrôler les paiements à effectuer :

Tâche ou option	Description ou prérequis
Bloquer le paiement	Rendez une facture fournisseur ou un ajustement non disponible pour le paiement. Disponible en tant qu'action associée à partir d'une facture.
Autoriser le paiement	Pour activer les paiements pour les factures précédemment bloquées, supprimez le blocage. Disponible en tant qu'action associée à partir d'une facture.
Créer un paiement ad hoc	Créez un élément de paiement pour votre fournisseur si vous n'avez pas de facture.

Pour vous permettre de facturer ce que vous avez commandé ou reçu, Workday prend en charge le rapprochement des fournisseurs. Vous pouvez configurer des règles de condition de rapprochement pour activer la correspondance sur 2 ou 3 critères. Vous pouvez également configurer des motifs d'exception de rapprochement, des exceptions de rapprochement et des annulations d'exceptions de rapprochement pour approbation.

Affichez les paiements 1099 MISC avant d'imprimer les formulaires à l'aide du rapport

1099 MISC Report

et en accédant au détail de la colonne

Montant total

. Définition initiale :

Catégories 1099 MISC.
Fournisseurs en tant que fournisseur 1099 MISC.

Les unités légales comptant au moins 250 fournisseurs 1099 doivent envoyer leurs rapports par voie électronique auprès de l'IRS. La tâche

Generate 1099 MISC Electronic Filing

crée un fichier électronique permettant de charger les rapports IRS sur le site de l'IRS. Vous pouvez produire des formulaires pour plusieurs unités légales en utilisant un seul émetteur.

Pour afficher les données de vos formulaires IRS 1096 avant de les imprimer, créez une impression 1099 MISC.

Vous pouvez créer des factures fournisseurs négatives et de coût nul à partir des bons de commande et des réceptions. Toutefois, vous ne pouvez pas créer d'ajustements de facture fournisseur négatifs ou nuls.

Notez que les factures négatives ne prennent pas en charge les éléments suivants :

Retenue de garantie, mais vous pouvez ajuster manuellement la retenue sur la facture fournisseur initiale.
Comptabilisation des factures incluant des articles stockés.

Vous pouvez également générer des factures fournisseurs négatives ou soumettre des échéances négatives lorsque vous créez des échéanciers et générez des échéances à partir d'un contrat fournisseur.

Pour empêcher vos utilisateurs de créer des factures fournisseurs négatives ou nulles, vous pouvez ajouter une validation personnalisée à la tâche

Créer une facture fournisseur

.

Avec les transactions Workday, la transaction opérationnelle est distincte de la comptabilisation. Vous pouvez finaliser une transaction opérationnelle même si les comptes définis sont erronés ou que Workday ne trouve pas de période ouverte. Ce processus est transparent pour l'utilisateur opérationnel.

Par conséquent, si vous saisissez une facture fournisseur dans une période clôturée, Workday recherche une période ouverte pour saisir la transaction. Workday peut toujours traiter la facture et effectuer le paiement.

Si Workday ne trouve pas de période ouverte, il génère une erreur de comptabilisation des transactions. Un comptable peut corriger ces erreurs en ouvrant une période et en utilisant la tâche

Corriger les écritures opérationnelles erronées

pour relancer le traitement de ces écritures dans une période ouverte.