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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-10-17
Configurer l'ingestion des données d'e-mails pour les comptes fournisseurs

Configurer l'ingestion des données d'e-mails pour les comptes fournisseurs

Des étapes supplémentaires peuvent s'avérer nécessaires pour activer cette fonctionnalité en fonction du contrat d'abonnement de votre organisation. Votre organisation figure soit sur le accord principal de services (MSA), soit sur l'accord de service principal universel (UMSA). Pour déterminer le contrat d'abonnement de votre organisation :
  1. Sélectionnez votre avatar de profil dans Workday Community .
  2. Sélectionnez
    Profil
     .
  3. Sur votre page de profil, sélectionnez le nom de votre organisation, qui se trouve sous votre nom et en regard de la désignation de l'emploi.
  4. Affichez la valeur de votre
    Accord d'abonnement
     .
Si la valeur est :
  • UMSA
     , la fonctionnalité est automatiquement disponible. Vous pouvez ignorer l' étape
    Activer la fonctionnalité Innovation Services et les contributions de données d'IA pour les clients MSA
     . Pour plus d'informations sur les contributions de données de Machine Learning, voir Concept : Workday AI for Universal Subscription Agreement Customers .
  • MSA
     , vous devez activer cette fonctionnalité via Innovation Services en utilisant l' étape
    Activer la fonctionnalité Innovation Services et les contributions de données d'IA pour les clients MSA
     .
Remarque : les clients UMSA n'ont pas de tâches et de rapports Innovation Services dans leurs environnements clients, car ils s'adressent uniquement aux clients MSA. Les clients UMSA peuvent ignorer toutes les informations concernant Innovation Services.
Configurez le processus de gestion
Événement lié aux factures fournisseurs
 et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
Vous pouvez utiliser ingestion des données d'e-mails pour permettre à un environnement client Workday de recevoir des e-mails entrants de comptes fournisseur dans certains domaines. Lorsque vous activez ingestion des données d'e-mails, Workday recherche automatiquement les factures dans les e-mails à l'aide de la reconnaissance optique de caractères ( OCR ). Exemple : lorsqu'un fournisseur autorisé soumet une facture par e-mail, Workday traite automatiquement le contenu de l'e-mail en tant que demande de facture fournisseur.
  1. Dans l'onglet
    Available Services
    , catégorie
    Cross Application Services
    , sélectionnez le service
    Ingestion des données d'e-mails
     pour l'activer.
    Il se peut que vous deviez effectuer des étapes supplémentaires pour activer cette fonctionnalité en fonction de l'accord de service d'abonnement de votre organisation. Pour plus d'informations, voir cet article de Workday Community .
  2. Accédez à la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - Machine learning
     .
    Sélectionnez la région dans laquelle Workday héberge les données utilisées pour améliorer et personnaliser les fonctionnalités de Machine Learning et d'analyses.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     dans le domaine fonctionnel System.
  3. Accédez à la tâche
    Create Security Group
    .
    Créez un groupe de sécurité par segment et sélectionnez les fournisseurs, fournisseur ou catégories de fournisseur que vous souhaitez inclure dans le segment. Les valeurs incluses peuvent appartenir à plusieurs segments ou s'exclure mutuellement. Workday vous recommande de les créer du segment le moins restrictif au plus restrictif.
    Sécurité : domaine
    Security Configuration
     dans le domaine fonctionnel System.
  4. Accédez au rapport
    Règles de sécurité des domaines par domaine fonctionnel
    .
    Dans le domaine fonctionnel System, sélectionnez le domaine
    Set Up: Inbound Email
     et cliquez sur
    Modifier les autorisations
     pour subvention à votre groupe de sécurité par segment l'accès au domaine.
    Sécurité : domaine
    Security Configuration
     ou
    Security Activation
     dans le domaine fonctionnel System.
  5. Accédez à la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - système
    .
    Dans la section
    Définition du système
     , sélectionnez
    Autoriser les pièces jointes dans les e-mails
     afin que ingestion des données d'e-mails puisse recevoir des pièces jointes dans votre environnement client.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Tenant Setup - System
     dans le domaine fonctionnel System.
  6. Accédez à la tâche
    Créer un domaine de réception d'ingestion des données d'e-mails
    .
    Créez un domaine de réception pour ingestion des données d'e-mails et configurez-le dans la configuration de votre fournisseur DNS.
    Option Description
    Sous-domaine
    Saisissez le sous-domaine du domaine d'ingestion des données d'e-mails. Exemple : Factures
    Domaine
    Saisissez le domaine à utiliser pour l'ingestion des données d'e-mails. Exemple : GMS.com
    Exemple : si votre sous-domaine est Invoices et que votre domaine est GMS.com, le domaine utilisé pour la réception de l'ingestion des données d'e-mails est Invoices.GMS.com.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Inbound Email
     dans le domaine fonctionnel System.
  7. Copiez les valeurs de noms canoniques (CNAME) et Mail Exchange (MX) dans l'hôte DNS.
  8. Accédez à la tâche
    Vérifier un domaine de réception d'ingestion des données d'e-mails
    .
    1. Sélectionnez votre domaine de réception dans l'invite
      Domaine de réception
      .
    2. Cliquez sur
      Actualiser
       pour vous assurer que les valeurs de la colonne
      Vérifié
       de la grille
      Enregistrements de DNS
       sont définies sur
      Oui
      .
    Sécurité : domaine
    Set Up: Inbound Email
     dans le domaine fonctionnel System.
  9. Accédez à la tâche
    Configurer les paramètres d'ingestion des données d'e-mails
    .
    Option Description
    Type de notification
    Sélectionnez le type de notification de facture fournisseur auquel vous souhaitez associer le domaine de réception.
    Domaine de réception
    Sélectionnez le domaine de réception à utiliser avec le type de notification sélectionné.
    Expéditeurs autorisés
    (Facultatif) Ajoutez une ligne pour chaque adresse e-mail à partir de laquelle vous voulez que le domaine de réception accepte les e-mails entrants.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Inbound Email
     dans le domaine fonctionnel System.
  10. Configurez l'
    onglet Ingestion des données d'e-mails
     dans l'Espace de travail.
Workday traite les e-mails pour les types de notification que vous configurez dans votre environnement client Workday. Workday transfère toutes les pièces jointes des e-mails vers la reconnaissance optique de caractères (OCR) à des fins de scan et de création de factures.
Lorsqu'un fournisseur autorisé soumet une facture par e-mail, Workday traite automatiquement le contenu de l'e-mail en tant que demande de facture fournisseur.
Une fois que les e-mails ont commencé à être envoyés via votre domaine, vous pouvez accéder au rapport
Ingestion des données d'e-mails entrants par fourchette de dates
 pour effectuer le suivi des éléments suivants :
  • Statut des événements système lancés par les e-mails entrants.
  • Type de demande reçue via le domaine.
  • Problèmes pouvant entraîner l'échec du processus.
Si vous refusez d'utiliser le service d'innovation Ingestion des données d'e-mails, vous devez également :
  • Exécuter la tâche
    Supprimer les paramètres d'ingestion des données d'e-mails
    .
  • Exécuter la tâche
    Supprimer un domaine de réception pour l'ingestion des données d'e-mails
    .
  • Contacter votre administrateur informatique afin de supprimer de votre configuration DNS les informations ajoutées pour l'ingestion des données d'e-mails.