Configurer l'ingestion des données d'e-mails pour les comptes fournisseurs

Configurez le processus de gestion Événement lié aux factures fournisseurs
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.

Vous pouvez utiliser l'ingestion des données d'e-mails pour permettre à un environnement client Workday de recevoir des e-mails entrants sur les comptes fournisseurs dans des domaines spécifiques. Lorsque vous activez l'ingestion des données d'e-mails, Workday recherche automatiquement les factures dans les e-mails à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR). Exemple : lorsqu'un fournisseur autorisé soumet une facture par e-mail, Workday traite automatiquement le contenu de l'e-mail en tant que demande de facture fournisseur.

Activer les contributions de fonctionnalités Innovation Services et de données de Machine Learning

Dans l'onglet

Available Services

, catégorie Cross Application Services
, sélectionnez le service

Ingestion des données d'e-mails

pour l'activer.

Il se peut que vous deviez effectuer des étapes supplémentaires pour activer cette fonctionnalité en fonction de l'accord de service d'abonnement de votre organisation. Pour plus d'informations, voir cet article de Workday Community .

Accédez à la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Machine Learning

Sélectionnez la région dans laquelle Workday héberge les données utilisées pour améliorer et personnaliser les fonctionnalités de Machine Learning et d'Analyse.

Sécurité : domaine Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
dans le domaine fonctionnel System.

Accédez à la tâche

Create Security Group

Créez un groupe de sécurité par segment et sélectionnez les fournisseurs, groupes ou catégories de fournisseur que vous souhaitez inclure dans le segment. Les valeurs incluses peuvent appartenir à plusieurs segments ou s'exclure mutuellement. Workday vous recommande de les créer du segment le moins restrictif au plus restrictif.

Sécurité : domaine Security Configuration
dans le domaine fonctionnel System.

Accédez au rapport

Règles de sécurité des domaines par domaine fonctionnel

Dans le domaine fonctionnel System, sélectionnez le domaine Set Up: Inbound Email
, puis cliquez sur

Edit Permissions

pour accorder à votre groupe de sécurité segmentée l'accès au domaine.

Sécurité : domaine Security Configuration
ou Security Activation
dans le domaine fonctionnel System.

Accédez à la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - système

Dans la section

Définition du système

, sélectionnez

Autoriser les pièces jointes dans les e-mails

afin de vous assurer que l'ingestion des données d'e-mails puisse recevoir des pièces jointes dans votre environnement client.

Sécurité : domaine Set Up: Tenant Setup - System
dans le domaine fonctionnel System.

Accédez à la tâche

Créer un domaine de réception d'ingestion des données d'e-mails

Créez un domaine de réception pour l'ingestion des données d'e-mails et configurez-le dans la configuration de votre fournisseur DNS.

Option	Description
Sous-domaine	Saisissez le sous-domaine du domaine d'ingestion des données d'e-mails. Exemple : Factures
Domaine	Saisissez le domaine à utiliser pour l'ingestion des données d'e-mails. Exemple : GMS.com

Exemple : si votre sous-domaine est Factures et que votre domaine est GMS.com, le domaine utilisé pour la réception de l'ingestion des données d'e-mails est Factures.GMS.com.

Sécurité : domaine Set Up: Inbound Email
dans le domaine fonctionnel System.

Copiez les valeurs de noms canoniques (CNAME) et Mail Exchange (MX) dans l'hôte DNS.

Accédez à la tâche

Vérifier un domaine de réception d'ingestion des données d'e-mails

Sélectionnez votre domaine de réception dans l'invite

Domaine de réception

Cliquez sur

Actualiser

pour vous assurer que les valeurs de la colonne

Vérifié

de la grille

Enregistrements de DNS

sont définies sur

Oui

Sécurité : domaine Set Up: Inbound Email
dans le domaine fonctionnel System.

Accédez à la tâche

Configurer les paramètres d'ingestion des données d'e-mails

Option	Description
Type de notification	Sélectionnez le type de notification de facture fournisseur auquel vous souhaitez associer le domaine de réception.
Domaine de réception	Sélectionnez le domaine de réception à utiliser avec le type de notification sélectionné.
Expéditeurs autorisés	(Facultatif) Ajoutez une ligne pour chaque adresse e-mail à partir de laquelle vous voulez que le domaine de réception accepte les e-mails entrants.

Sécurité : domaine Set Up: Inbound Email
dans le domaine fonctionnel System.

Configurez l'

onglet Ingestion des données d'e-mails

dans l'espace de travail.

Workday traite les e-mails pour les types de notification que vous configurez dans votre environnement client Workday. Workday transfère toutes les pièces jointes des e-mails vers la reconnaissance optique de caractères (OCR) à des fins de scan et de création de factures.

Lorsqu'un fournisseur autorisé soumet une facture par e-mail, Workday traite automatiquement le contenu de l'e-mail en tant que demande de facture fournisseur.

Une fois que les e-mails ont commencé à être envoyés via votre domaine, vous pouvez accéder au rapport

Ingestion des données d'e-mails entrants par fourchette de dates

pour effectuer le suivi des éléments suivants :

Statut des événements système lancés par les e-mails entrants.

Type de demande reçue via le domaine.

Problèmes pouvant entraîner l'échec du processus.

Si vous refusez d'utiliser le service d'innovation Ingestion des données d'e-mails, vous devez également :

Exécuter la tâche

Supprimer les paramètres d'ingestion des données d'e-mails

Exécuter la tâche

Supprimer un domaine de réception pour l'ingestion des données d'e-mails

Contacter votre administrateur informatique afin de supprimer de votre configuration DNS les informations ajoutées pour l'ingestion des données d'e-mails.