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Dernière mise à jour : 2025-07-11
Envoyer les lettres de recouvrement par e-mail

Envoyer les lettres de recouvrement par e-mail

Vous pouvez rédiger et envoyer des lettres de recouvrement aux clients par e-mail pour les informer des factures échues. Lorsque vous rédigez une lettre de recouvrement, vous pouvez :
  • Utiliser les modèles de notification et de générateur de messages prédéfinis.
  • Renseigner un tableau avec le détail de jusqu'à 15 factures clients sélectionnées, y compris les montants des factures, les dates, les numéros, les montants dus, les dates d'échéance et les bons de commande.
  • Utilisez l'IA générée (Genai) pour relire, synthétiser et ajuster le son de votre lettre.
  • Sélectionnez les destinataires des lettres de recouvrement dans l'invite.
  • Afficher et gérer les pièces jointes.
  1. Dans le menu des actions associées du profil client, sélectionnez
    Customer
    Email Collection Letter
    .
  2. Renseignez
    les critères de lettre de recouvrement par e-mail
    :
    Option Description
    Factures échues
    Workday coche automatiquement la case. Lorsque cette option est sélectionnée, Workday inclut toutes les factures clients non payées avec une date d'échéance de paiement passée.
    Factures arrivant à échéance
    Lorsque cette option est sélectionnée, Workday inclut toutes les factures non payées avec une date d'échéance de paiement future.
    Factures à exclure
    Workday coche automatiquement les cases. Lorsque cette case est cochée, Workday ne recherche pas les factures qui :
  3. Cliquez sur
    OK
    .
  4. Sélectionner les factures :
    Option Description
    Inclure les fichiers PDF des factures sélectionnées
    Cochez cette case pour que Workday inclut les fichiers PDF des factures disponibles dont la taille totale ne dépasse pas 7 Mo.
    Lorsque plusieurs fichiers PDF sont disponibles, Workday sélectionne les fichiers les plus récents.
    Inclure les factures dans l'e-mail
    Vous pouvez sélectionner jusqu'à 15 factures pour votre lettre de recouvrement.
    Lorsque vous sélectionnez des factures, assurez-vous qu'elles ont le même
    Destinataire
    .
    Workday inclut les factures dans les e-mails de lettre de recouvrement uniquement lorsque vous ajoutez une ligne de données de détail de la facture dans le modèle de notification de lettre de recouvrement. Voir Étapes : créer des modèles de lettre de recouvrement.
  5. Cliquez sur
    OK
    .
  6. Renseignez l'e-mail de la lettre de recouvrement :
    Option Description
    Modèles de contenu
    Sélectionnez vos modèles de message et de notification de lettre de recouvrement.
    Afficher les factures incluses
    Workday calcule automatiquement le montant total de la facture à payer dans la devise de base de l'unité légale.
    Gérer les pièces jointes
    Vous pouvez accéder à cette option pour ajouter ou supprimer des fichiers. Workday affiche le nombre de pièces jointes disponibles pour la lettre de recouvrement.
    À
    Vous ne pouvez sélectionner qu'un destinataire principal.
    Cc
    Vous pouvez sélectionner plusieurs destinataires en copie papier parmi les contacts de la lettre de recouvrement.
    Générer avec l'IA
    Workday affiche uniquement cette invite lorsque vous activez l'option
    Activer Geneai pour les lettres de recouvrement
     dans la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - Finances
     .
    Workday utilise Genai pour corriger, synthétiser et suggérer la tonalité de votre modèle de message. Vous pouvez générer du contenu autant de fois que nécessaire.
    Une fois la génération effectuée, vous pouvez sélectionner les options suivantes :
    • Insérer
       : remplace le corps du message existant par une suggestion Générai.
    • Afficher un autre
       : affiche le nouveau contenu. Vous ne pouvez pas revenir à la version précédente si vous sélectionnez cette option.
    • Ignorer
       : ignore les modifications et revient à l'éditeur.
    Le contenu généré par l'IA est de type final. Révision avant utilisation. Vos résultats peuvent varier en fonction du corps du message. Pour des résultats plus précis, rectifiez votre message et réessayez.
  7. Cliquez sur
    Envoyer
    .
Lorsque vous envoyez au moins une lettre de recouvrement par e-mail, Workday ajoute un onglet
Lettres de recouvrement
 au groupe de profil
Factures et règlements
 du profil client.
Vous pouvez accéder aux lettres de recouvrement passées dans cet onglet lorsque vous :
  • Le rapport
    Lettres de recouvrement
     est configuré pour s'afficher dans le profil client.
  • Envoyer au moins une lettre de recouvrement par e-mail.
Pour renseigner l'onglet du profil client, accédez à la tâche
Configurer un groupe de profil
et configurez le rapport
Lettres de recouvrement
 .
Accédez au rapport
Rechercher des lettres de recouvrement
 pour une unité légale.  Vous pouvez également créer une copie du rapport pour personnaliser les champs du rapport.