Étapes : créer des mandats de prélèvement automatique pour les règlements clients par prélèvement automatique
Les mandats de prélèvement automatique vous permettent de demander l'approbation des clients pour percevoir des paiements par prélèvement automatique. Avec les mandats de prélèvement automatique, un bénéficiaire peut recouvrer à la fois des paiements récurrents et des paiements uniques auprès des clients qui fournissent un mandat signé au bénéficiaire.
Avec Workday, vous pouvez créer et stocker des mandats de prélèvement automatique, puis les associer aux factures clients. Vous pouvez également envoyer des notifications préalables pour informer les clients des futurs règlements.
- Accédez à la tâcheCréer un mandat de prélèvement automatique.
- Renseignez tous les champs de la sectionInformations sur le créancier. Sélectionnez le type de paiement du mandat. Les coordonnées bancaires que vous avez configurées dans le profil client s'affichent dans la sectionInformations sur le débiteur.
- Lorsque vous sélectionnez le type de paiementRécurrent, laSéquenceest automatiquement définie surPremier. Une fois le paiement généré, la séquence passera automatiquement à Récurrent. Lorsque votre prochain paiement correspond au dernier prélèvement automatique du mandat, vous pouvez remplacer laSéquenceparFinale. Workday désactive automatiquement le mandat une fois le dernier paiement effectué.
- (Facultatif) Cochez la casePré-notification obligatoire. Workday affiche alors le champNombre de jours de pré-notification minimum. Pour que les factures associées au mandat soient disponibles pour règlement, vous devez leur envoyer une notification préalable avant au moins le nombre de jours indiqué.
- Workday crée le mandat avec lestatutBrouillon. Pour passer àActif, la valeur du numéro IBAN est obligatoire dans le profil client.
Sécurité : domaineProcess: Direct Debit Mandatedans le domaine fonctionnel Customer Accounts. - Sélectionnez dans le menu des actions associées du mandat de prélèvement automatique.Envoyez le brouillon du mandat de prélèvement à votre client pour que celui-ci renseigne les informations sur le débiteur, les informations de paiement et la signature. Workday n'inclut pas les informations sur le Débiteur dans le fichier imprimé.Sécurité : domaineReports: Direct Debit Mandatedans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheImprimer des pré-notifications de mandat de prélèvement automatique.Workday génère des fichiers PDF que vous pouvez envoyer à vos clients.Sécurité : domaineReports: Direct Debit Mandatedans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- Accédez au groupe de profilAperçudu client.
- Pour afficher le numéro de référence du mandat de prélèvement automatique sur les factures clients, cochez la caseMandat obligatoiredans le rapportDétail des paiements.
- Ajoutez les coordonnées bancaires de règlement issues du brouillon de mandat de prélèvement complété au rapportCoordonnées bancaires. Cochez la case Autorisationpréalable obligatoirelorsque vous avez des mandats.
- Accédez à la tâcheModifier un mandat de prélèvement automatique.Après avoir reçu le mandat signé du client, vérifiez que tous les champs sont renseignés et modifiez leStatut du mandatàActif. Vous ne pouvez pas modifier les champs associés à ce statut.Une fois qu'un mandat est associé à des factures approuvées ou en cours, ou à des factures non payées ou partiellement payées, vous ne pouvez pas en modifier le statut.(Facultatif) Téléchargez une copie du mandat de prélèvement automatique complété dans l'ongletPièces jointes.Sécurité : domaineProcess: Direct Debit Mandatedans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- Lorsque leType de paiementque vous sélectionnez sur la facture correspond au type de paiement indiqué sur le mandat de prélèvement automatique, Workday renseigne les champs suivants :
- Mandat de prélèvement automatique
- Date de pré-notification
Pour envoyer les factures clients par voie électronique à la banque, configurez le connecteur de facture électronique pour votre région. Voir Étapes : définir un connecteur de facture électronique
Après avoir créé le mandat de prélèvement automatique et les factures associées, Workday lance le processus de gestion
Événement de facture client
pour révision et approbation. Workday traite la comptabilisation une fois le processus de gestion terminé et utilise la règle d'imputation comptable Comptes clients pour enregistrer les règlements clients dus. - Vous pouvez créer un lot de règlements pour régler les factures clients.
- Workday regroupe toutes les factures clients éligibles et tous les ajustements pour la même unité légale, le même bénéficiaire et ayant le même mandat de prélèvement en un seul paiement. Voir Créer manuellement des lots de règlements. Vous pouvez également sélectionnerPayer par prélèvement automatiquedans le menu des actions associées de la facture client afin de créer un lot de règlements pour le paiement unique.
- Lorsque la facture client avec un mandat est postérieure de 14 jours à la date de la pré-notification, Workday l'inclut dans le lot de règlements.
- Lorsque la tâche du lot de règlements est terminée, Workday enregistre et lettre automatiquement le règlement, crée un dépôt et crée des écritures opérationnelles dans la devise de l'unité légale pour les transactions approuvées. Si les devises de la transaction et de l'unité légale sont différentes, Workday convertit les montants dans la devise de l'unité légale. Le traitement de candidature automatique n'est pas exécuté.
- Comptabilisation des transactions de prélèvement automatique.TransactionDébitCréditFacture clientComptes clientsProduitsLot de règlementsTrésorerieComptes clientsAnnuler un règlement clientComptes clientsTrésorerie
- Workday met à jour les champs de mandat de prélèvement automatique suivants une fois le lot de règlements terminé :
- Date du dernier règlement
- Statut du mandat: austatut Inactifpour le mandatPonctuelet pour le mandatRécurrentavec uneséquencedetype Final. Lorsque vous pouvez annuler le paiement, le statut redevientActif.
- Séquence: Du1er au,le 2e, etc. ouFinale. Lorsque vous annulez le premier paiement d'une facture client associée à un type de mandatRécurrent, la séquence passe deRécurrentàPremier.
- Si le compte bancaire client ne dispose pas de fonds suffisants, vous pouvez retourner la facture client de prélèvement automatique en accédant au menu des actions associées du règlement client et en sélectionnantRetourner.
- Vous pouvez accéder aux rapports suivants pour obtenir des informations supplémentaires :
- Rechercher un mandat de prélèvement automatique
- Rechercher des impressions de prénotifications de mandat de prélèvement automatique
- Pour les transactions en bloc, vous pouvez utiliser les services web suivants :
- Récupérer les identifiants des créanciers de l'unité légale
- Insérer l'identifiant du créancier de l'unité légale
- Set Up: Company General
- Soumettre une facture client