Éléments de définition : trop-perçus

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l'utilisation la fonctionnalité de trop-perçu. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

La fonctionnalité de trop-perçu vous permet de passer au compte de pertes et profits de petits soldes dans les cas suivants :

Lorsque vous lettrez un règlement.

Une fois que vous avez lettré un règlement ayant un montant placé en compte.

Lorsque vous enregistrez un trop-perçu, Workday crée une nouvelle écriture pour créditer le compte défini dans la règle d'imputation comptable avec le montant en compte.

Cette fonctionnalité ne permet pas de suivre les trop-perçus par facture.

Avantages pour l'entreprise

La fonctionnalité de trop-perçu :

Élimine les étapes manuelles pour enregistrer et lettrer un ajustement de débit pour une facture.

Améliore la conformité fiscale et les capacités d'audit.

Permet d'identifier aisément les trop-perçus des clients.

Cas d'utilisation

Lorsque vous recevez un règlement supérieur au montant de la facture, la fonctionnalité de trop-perçu vous permet de :

Enregistrer, lettrer et mettre en compte le montant supplémentaire en une seule étape lors du lettrage du règlement.

Enregistrer un trop-perçu en accédant à la tâche

Enregistrer un trop-perçu

dans le menu des actions associées du règlement.

Vous pouvez également :

Annuler un trop-perçu.

Ajouter une étape d'approbation au processus de gestion de l'événement de trop-perçu pour limiter le montant du trop-perçu. Lorsque vous enregistrez uniquement une partie du montant en compte comme trop-perçu, une fois l'événement de trop-perçu terminé, une réduction s'opère sur le montant en compte.

Lorsqu'un montant en compte atteint zéro :

Le statut du paiement passe à Terminé
.

Le statut du lettrage passe à Complètement lettré
.

Questions à se poser

Question	Éléments à prendre en compte
Voulez-vous passer en compte de pertes et profits un trop-perçu au niveau du règlement ?	Lorsque vous avez un paiement existant avec un montant en compte, vous pouvez utiliser la tâche Enregistrer un trop-perçu pour passer le montant en pertes et profits.
Comment calculer un trop-perçu sur une transaction dont la devise de paiement et la devise de l'unité légale sont différentes ?	Workday utilise la devise de la transaction pour calculer le montant du trop-perçu. Lorsque les devises de paiement de l'unité légale et du client sont différentes, Workday renseigne le Taux de change du trop-perçu à la date du trop-perçu dans la tâche Enregistrer un trop-perçu client . Vous pouvez remplacer le taux, mais cela peut entraîner un gain ou une perte de change.
Que se passe-t-il si vous annulez un règlement client ou son lettrage ?	Workday annule tous les trop-perçus associés.

Recommandations

Ajoutez des pièces jointes ou des remarques lorsque vous enregistrez un trop-perçu, car vous ne pourrez plus le modifier par la suite.

Cliquez sur

Soumettre

pour enregistrer un trop-perçu dans la tâche

Lettrer un règlement client

Configurez des règles de condition sur le processus de gestion de trop-perçu pour définir des approbations en fonction du montant du trop-perçu.

Actions requises

Créez au moins un motif de trop-perçu.

Configurez la règle d'imputation du compte

Trop-perçu des comptes clients

pour que le compte enregistre les trop-perçus. Vous pouvez configurer la règle d'imputation comptable avec ces dimensions :

Unité légale

Hiérarchie d'unités légales

Motif du trop-perçu client

Indiquez un worktag lors de l'enregistrement d'un trop-perçu dans la tâche

Lettrer un règlement client

si vous avez activé la mise en équilibre par worktag.

De plus, assurez-vous que :

Le montant total du trop-perçu est inférieur au montant en compte.

Le statut du règlement est En cours
et le statut du lettrage est Lettré avec montant placé en compte
pour vous permettre d'enregistrer un trop-perçu.

La date de trop-perçu est identique ou postérieure à la date du règlement client.

Limites

Vous ne pouvez pas traiter les trop-perçus pour les éléments suivants :

Ajustements de crédit.

Passages en pertes au niveau de la facture.

Remboursements en cours avec montant total placé en compte.

Règlements annulés.

Règlements contenant une écriture erronée.

Lorsqu'un approbateur refuse un lettrage de règlement, tout événement de trop-perçu associé est annulé et vous devez créer un nouveau trop-perçu.

Lorsque vous annulez un règlement client ou son lettrage, tous les trop-perçus associés sont également annulés.

Vous ne pouvez pas annuler un trop-perçu si :

L'approbateur refuse le trop-perçu.

Le règlement associé est retourné ou n'est pas lettré.

Définition de l'environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Les utilisateurs ayant accès aux domaines suivants peuvent définir, gérer et enregistrer des trop-perçus :

Domaines	Éléments à prendre en compte
Set Up: Receivable Overpayment dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.	Ces domaines vous permettent d'utiliser : La tâche Mettre à jour les motifs de trop-perçu des comptes clients . Le rapport Afficher le motif de trop-perçu des comptes clients . Le service web Get Receivables Overpayment Reasons . Le service web Put Receivables Overpayment Reason .
Process: Customer Overpayment (Parent Domain) dans le domaine fonctionnel Customer Accounts. Process: Customer Overpayment - Cancel dans le domaine fonctionnel Customer Accounts. Process: Customer Overpayment - Core dans le domaine fonctionnel Customer Accounts. Process: Customer Overpayment - View dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.	Ces domaines vous permettent d'accéder aux tâches et rapports suivants : Annuler un trop-perçu client Modifier un trop-perçu client Afficher la comptabilisation des trop-perçus clients Afficher un trop-perçu sur règlement client
Reports: Customer Overpayment dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.	Ce domaine vous permet d'accéder : À la source des données du rapport Trop-perçu client . Au filtre de source de données Customer Overpayment for Company Filter .

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement de trop-perçu client	Pour activer les approbations de certains montants de trop-perçu, vous pouvez ajouter l'étape du processus de gestion Événement de trop-perçu client au processus de gestion Customer Payment Event existant. Si l'approbateur refuse l'événement de trop-perçu, le trop-perçu prend le statut Rejeté . Relancez le processus et créez un nouveau trop-perçu.
Événement de lettrage de règlement client	Workday annule tous les trop-perçus associés lorsque vous : Annulez un règlement client. Annulez le lettrage d'un règlement client.

Tenez compte des éléments suivants lorsque vous configurez le processus de gestion Événement de trop-perçu client
:

Lorsqu'un approbateur refuse le processus de gestion Événement de lettrage de règlement client
et que vous avez enregistré des trop-perçus, le processus de gestion Événement de trop-perçu client
prend également fin.

Lorsque les deux processus de gestion ont le même approbateur, Workday approuve le trop-perçu et le lettrage de règlement client en une seule étape.

Reporting

Vous pouvez utiliser les rapports prédéfinis par Workday suivants pour afficher les données de trop-perçu :

Rapports	Éléments à prendre en compte
Afficher un règlement client de factures	Permet d'afficher les informations sur le trop-perçu dans les onglets Activité liée à un trop-perçu client et Historique du règlement .
Détail de l'activité des clients	Permet d'afficher une transaction Trop-perçu client au niveau de la ligne.
Synthèse de l'activité des clients	Inclut une colonne Total de trop-perçu client sur laquelle vous pouvez cliquer pour afficher le détail du trop-perçu.
Détail du solde client	Inclut une colonne Total des trop-perçus approuvés qui vous permet d'afficher la somme de tous les trop-perçus.
Synthèse des soldes clients	Inclut une colonne Règlements en compte qui inclut les trop-perçus dans le montant calculé. Vous pouvez explorer la colonne pour afficher le montant total du trop-perçu.
Rechercher des règlements clients	Inclut une colonne Montant du trop-perçu .
Rapport détaillé Balance âgée financière	Permet d'afficher les informations suivantes : Solde dans la devise de la transaction. Solde dans la devise de l'unité légale. Trop-perçu client. Montant placé en compte. Montant d'origine du règlement dans la devise de la transaction. Lorsque le statut du règlement client est Terminé et que le statut de la demande est Complètement lettré , le règlement ne s'affiche pas dans le rapport.
Receivables Aging Summary by Financial Aging for Accounting Period	Permet d'afficher le montant du trop-perçu lorsque vous explorez la colonne Règlements en compte .
Rapprochement du livre clients et des comptes clients - éléments opérationnels/solde comptable	Inclut le montant du trop-perçu client dans la colonne de détail Règlements en compte.
Exceptions de rapprochement du livre clients et des comptes clients par unité légale	Inclut une colonne Écart dans la devise de l'unité légale qui calcule automatiquement les trop-perçus des clients.

Vous pouvez utiliser la source de données du rapport

Trop-perçu client

dans des rapports personnalisés pour afficher les pièces jointes des trop-perçus clients et déterminer :

Un taux de change de trop-perçu.

Le montant restant en compte lorsque vous enregistrez un trop-perçu.

Le montant total des trop-perçus clients approuvés.

L'existence éventuelle d'un trop-perçu pour un règlement client.

Intégrations

Utilisez les services web suivants pour télécharger, récupérer ou modifier les données des motifs de trop-perçu et consulter l'activité des clients :

Get Overpayment Reasons

Put Overpayment Reason

Get Customer Activity

Utilisez les services web suivants pour récupérer, enregistrer ou annuler plusieurs trop-perçus en même temps :

Annuler le trop-perçu

Get Customer Overpayments

Soumettre un trop-perçu client

Relations et interactions

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Enregistrer un règlement client