Imprimer des lettres de relance
- Définissez les contacts chez le client, les adresses e-mail et les préférences d'envoi des documents.
- Sécurité : domaineReports: Customer Documentsdans le domaine fonctionnel Customers Accounts. Voir Étapes : activer les domaines fonctionnels et les règles de sécurité associées.
Vous pouvez créer des lettres de relance pour rappeler aux clients le statut des factures échues et améliorer ainsi le processus de recouvrement. Exemple : envoyer à votre client une lettre de relance qui inclut toutes les factures échues.
Vous pouvez :
- Sélectionner l'un des trois modèles de lettre de relance en fonction du niveau d'importance ou créer vos propres lettres de relance à partir de ces modèles.
- Inclure les ajustements de facture, les factures avec montant négatif, les factures en litige ou bloquées lorsque vous imprimez les lettres de relance.
- Inclure les derniers calculs des intérêts et des frais de retard pour les factures échues dans le PDF de relance lorsque vous n'avez pas encore généré de frais financiers.
- Configurer des profils clients spécifiques pour les exclure de la réception de lettres de relance.
- Envoyer des lettres par e-mail aux clients pour lesquels l'E-mailest configuré comme mode d'envoi préféré.
- Imprimer des lettres pour les clients qui préfèrent les recevoir par la poste.
Workday :
- Inclure les factures consolidées dans les lettres de relance.
- Générer un PDF de lettre de relance pour plusieurs devises dans une seule impression.
- (Facultatif) Pour activer l'envoi de lettres de relance par e-mail, sélectionnez le canalE-maildans votre règle de routage pour les notifications de processus de gestion personnalisés.Lorsque vous modifiez desNotifications personnaliséesdans le processus de gestionÉvénement d'envoi de lettres de relance par e-mail, assurez-vous que l'inviteRépéter pourest définie surDunning Letters to be Emailed. Si vous laissez ce champ vide, Workday envoie toutes les lettres de relance à tout le monde.
- Accédez à la tâcheImprimer des lettres de relance.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Groupe de niveaux de relanceAccédez à la tâcheCréer un groupe de niveaux de relanceà partir de cette invite pour configurer les niveaux de relance.Clients à exclureVous pouvez spécifier un ou plusieurs clients à exclure de cette impression.Générer les fichiers PDF des factures associéesLorsque les factures utilisent différentes présentations de formulaire, Workday génère un fichier pour chaque présentation de formulaire.Pour inclure les factures associées lorsque vous envoyez des lettres de relance par e-mail, configurez le processus de gestion Événement d'envoi de lettres de relance par e-mail.Grouper les lettres de relance pour l'envoiEn plus de créer des lettres de relance individuelles, Workday regroupe les lettres par niveau de relance et par paramètres régionaux pour les clients avec :- Courrier postalconfiguré comme mode d'envoi.
- Aucun mode d'envoi configuré.
Remplacer le paramètre de niveau de relancePour remplacer la sélection du niveau de relance, vous pouvez inclure :- Toutes les factures non soldées
- Toutes les factures échues
Niveaux de relance, mais continue d'utiliser laPrésentation de formulaireassociée au niveau de relance sélectionné.
- Accédez à la tâchePlanifier l'impression des lettres de relancepour configurer une tâche d'impression récurrente.
- Excluez des factures spécifiques des lettres de relance avec la tâcheGérer les factures clients.
- Affichez les lettres de relance dans le rapportRechercher des impressions de lettres de relance.