Étapes : factures clients consolidées
Activez la génération d'identifiants uniques pour les factures clients consolidées :
- Au niveau de l'environnement client, à l'aide de la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Finances.
- Au niveau de l'unité légale, à l'aide de la tâcheModifier les définitions des codes d'une unité légale.
Vous pouvez consolider jusqu'à 1 000 factures distinctes en une seule facture, pour simplifier la présentation et le règlement. Lorsqu'un client effectue un règlement, il peut référencer la facture consolidée. Vous pouvez ensuite lettrer le paiement sur les différentes factures qui constituent la facture consolidée. Vous pouvez consolider les factures qui :
- Sont pour le même client.
- Sont dans la même devise.
- Sont pour un client parent et l'un de ses clients enfants.
- Sont issues de différents échéanciers de facturation.
- Ont le statut approuvé, non payé.
- Ne sont pas encore consolidées.
- Ne font pas partie d'une autre facture consolidée.
Cette tâche ne prend pas en charge les éléments suivants :
- Consolidation de factures clients qui utilisent la retenue de garantie.
- Factures intercompagnies directes.
Vous pouvez également inclure des ajustements de facture et des factures négatives pour afficher un solde précis. Une fois que vous avez inclus un ajustement de facture dans une facture consolidée approuvée, vous ne pouvez pas annuler, modifier ou mettre à jour les lignes d'ajustement.
- Accédez à la tâcheCréer une facture client consolidée.
- Spécifiez le client, l'organisme de financement, la facture et les critères de paiement. Si vous utilisez plusieurs invites, Workday crée des factures consolidées uniquement pour les clients qui correspondent à toutes les invites sélectionnées.
- Vous ne pouvez pas consolider plus de 1000 factures à la fois.
Sécurité : domaineProcess: Customer Invoice - Coredans le domaine fonctionnel Customer Accounts. - (Facultatif) Accédez à la tâchePlanifier la création de factures clients consolidéespour planifier la création de factures clients consolidées.
- Cette tâche vous permet de consolider plus de 1000 factures.
- Pour afficher le détail des factures consolidées d'un client donné, sélectionnez l'indicateurAperçu des factures. Vous pouvez également exclure certains clients avant l'envoi.
- Pour définir une date d'exécution antérieure à la date de facture client, indiquez uneDate de facturedans la sectionDate d'exécution antérieure à (en nombre de jours).
- Vous pouvez rechercher et modifier des tâches planifiées à l'aide du rapportTraitements futurs planifiés.
Sécurité : domaineProcess: Customer Invoice - Coredans le domaine fonctionnel Customer Accounts. - Configurez les paramètres d'e-mail, les notifications et les pièces jointes pour envoyer automatiquement la facture client consolidée par e-mail.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCréer une présentation pour impression de factures clients consolidées.Sélectionnez la présentation de formulaire. Vous pouvez également fournir un logo d'unité légale.Sécurité : domainesSet Up: Customer Accountsdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- Accédez à la tâcheImprimer une facture client consolidéepour imprimer et envoyer par e-mail la facture client consolidée, avec ou sans ses factures clients individuelles.Lorsque vous sélectionnez l'optionInclure les factures clients, Workday génère un seul PDF avec les factures clients individuelles, en plus du PDF de la facture client consolidée.Une fois que Workday a généré les fichiers PDF, cliquez surEnvoyer les factures consolidées par e-mailpour les envoyer aux clients.Sécurité : domaineReports: Customer Documentsdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- (Facultatif) Accédez à la tâchePlanifier l'impression des factures clients consolidées.Définissez un calendrier pour imprimer automatiquement les factures consolidées.Sécurité : domaineReports: Customer Documentsdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- Vous pouvez utiliser les rapportsRechercher des lots d'impressions de factures consolidéespour :
- Afficher un récapitulatif et le statut de vos impressions.
- Afficher les factures lors d'une impression.
- Réimprimer et envoyer par e-mail les fichiers PDF des factures.
- Pour afficher toutes les activités d'impression et d'envoi par e-mail d'une facture consolidée, vous pouvez accéder à l'ongletImpressionsdu rapportAfficher une facture consolidée.
Vous pouvez lettrer des règlements clients sur la facture client consolidée et sur n'importe laquelle de ses factures individuelles.