Étapes : déposer les règlements clients
- Configurez le domaine de sécuritéProcess: Customer Depositdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- Configurez le processus de gestionÉvénement de dépôt clientet la règle de sécurité dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
Lorsqu'un client effectue un règlement, vous pouvez créer un dépôt sur une facture tout en enregistrant le règlement. Vous pouvez également utiliser la tâche
Créer un dépôt client
. Vous pouvez également créer un dépôt tout en enregistrant une vente au comptant via la tâche Enregistrer une vente au comptant
. Pour les transactions en bloc, vous pouvez utiliser les services web suivants :
- Put Customer Paymentpour d'abord enregistrer le règlement, puisSoumettre un dépôt clientpour créer le dépôt, car les deux actions ne sont pas combinées dans les services web.
- Vous pouvez également utiliser le service webSoumettre une vente au comptantpour enregistrer le dépôt pour les transactions de trésorerie.
- Get Cash SalesouGet Customer Depositspour récupérer les données de dépôt.
- Annuler un dépôt clientpour contrepasser le dépôt.
Workday :
- Dépose les fonds sur le compte bancaire que vous avez indiqué.
- Enregistre les paiements au titre d'un passif dans votre Grand livre jusqu'à la livraison des biens ou des services.
- Affiche un code d'instance avec le détail de la transaction. Par exemple, Dépôt client : BofA Checking le 24/01/2024 pour 626 250,00 USD
Vous pouvez également :
- Utilisez les règles d'imputation comptable pour configurer un Grand livre différent pour les fonds non déposés.
- Ajouter des pièces jointes à un dépôt client pour fournir des informations supplémentaires.
- Configurer des validations personnalisées et un processus de gestion pour router les approbations.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCréer une définition d'identifiant/générateur de séquences.Configurez le générateur de séquences pour afficher le code de dépôt client sur la facture. Voir Créer des définitions d'identifiants et des générateurs de séquences.Ajout d'un code de dépôt client :
- Améliore la capacité à rechercher et générer des rapports sur les dépôts clients pour les clients effectuant un volume important de transactions.
- Améliore le rapprochement de trésorerie en s'assurant que l'identifiant respecte un format accepté par la banque.
- Garantit que le code de référence n'est pas vide et qu'aucun numéro de dépôt en double n'est créé.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Finances.Configurez leGénérateur d’identifiants pour les dépôts clientsdans la sectionIdentifiants séquentiels des documentspour activer les codes de dépôt client.Sécurité : domaineSet Up: Tenant Setup - Financialsdans le domaine fonctionnel System.
- Accédez à la tâcheCréer un dépôt client.
- Spécifiez l'Unité légalequi contrôle le compte sur lequel vous souhaitez déposer le règlement. Workday utilise automatiquement la devise de l'unité légale pour le dépôt, mais vous pouvez choisir n'importe quelle autre devise.
- (Facultatif) Sélectionnez d'autres critères pour limiter la taille de la liste des règlements.
- Sélectionnez les règlements que vous souhaitez déposer.La liste représente les règlements que vous avez enregistrés à l'aide de la tâcheEnregistrer un règlement client.Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Compte bancaireCompte sur lequel déposer le règlement. Assurez-vous que ce compte accepte la devise du règlement.Si la devise du règlement n'est pas la même que celle du compte bancaire, Workday utilise leType de taux de changeet leTaux de changepour convertir les règlements déposés en devise étrangère dans la devise du compte bancaire.Vous pouvez modifier :- Le type de taux par défaut dans la tâcheMettre à jour les types de taux de change.
- Le taux par défaut entre la devise du dépôt et la devise du compte bancaire dans la tâcheMettre à jour les taux de change.
Référence du dépôtVous aide à identifier ce dépôt lors du rapprochement.Montant total de contrôleCompare leMontant total du dépôtdes règlements sélectionnés au montant de contrôle souhaité que vous indiquez. - (Facultatif) Pour ajouter des pièces jointes lorsque vous créez ou modifiez un dépôt, sélectionnez un règlement et cliquez surSélectionner des fichiersdans l'ongletPièces jointes au dépôt.
- Pour ajouter des pièces jointes après la création d'un dépôt client, accédez à la tâcheAjouter/changer une pièce jointedans le menu des actions associées d'un dépôt client.
- Pour éviter d'appeler un processus de gestion d'approbation, assurez-vous d'inclure les groupes de sécurité devant avoir accès à la tâcheAjouter/changer une pièce jointedans le domaine de sécurité.
- Pour afficher les pièces jointes associées aux dépôts clients, utilisez le champ de rapportPièces jointes du dépôt clientdans un rapport personnalisé.
Sécurité : domaineProcess: Customer Deposit – Add/Change Attachmentdans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
- Workday crée une comptabilisation pour cette transaction.
- Lorsque vous soumettez le dépôt, Workday lance le processus de gestionÉvénement de dépôt clientpour révision et approbation. Vous pouvez :
- Réviser les informations du dépôt et les modifier si nécessaire.
- Ajouter ou supprimer des pièces jointes.
- Renvoyer le dépôt à des fins de révision.
- Approuver le dépôt pour l'ajouter au compte bancaire défini.
Après avoir enregistré un dépôt, vous pouvez :
- Rapprocher les dépôts en exécutant la tâche Planifier le rapprochement automatique pour le compte bancaire souhaité.
- Soumettez le dépôt non rapproché avec le statut Enattente du lettrage du règlement.
- Annuler les dépôts non rapprochés dont le statut est Approuvé.
- Lorsque vous annulez le dépôt, les écritures du Grand livre sont contrepassées.
- Vous pouvez ajouter des validations personnalisées et configurer les processus de gestionÉvénement de dépôt clientpour gérer les annulations.
- Si vous avez des frais d'annulation, nous les déduire du dépôt.
Pour afficher le détail d'un dépôt, vous pouvez accéder :
- L'ongletDépôtsde l'enregistrement des factures clients et des règlements.
- Le rapportRechercher des dépôts clients.
- Le rapportRèglements clients et dépôts.
- Le rapportDépôt client en attente d'une action.