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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-06-14
Charger les données de consolidation dans Workday

Charger les données de consolidation dans Workday

Vous pouvez charger les données de consolidation manuellement ou via une connexion à un service de récupération de documents (exemple : protocole SFTP).
Chargez uniquement les opérations de la période ouverte actuelle.
Workday ne recalcule pas les opérations de la période en fonction des soldes de clôture chargés.
Workday conserve uniquement le nom du fichier CSV que vous avez téléchargé, sans l'enregistrer. Workday considère que votre point de terminaison ERP externe continuera à servir de système d'enregistrement pour votre entité non Workday à des fins d'audit.
Lorsque vous rechargez des données de consolidation dans une période ouverte pour la même unité légale, le même code norme et la même date comptable (ou la même dimension de regroupement), tenez compte des statuts suivants pour les données de consolidation :
Statut des données de consolidation
Description
Approuvé
Une écriture comptable est imputée et associée à ces données. Workday annule les données de consolidation précédentes ayant la même dimension de regroupement, y compris toutes les écritures, et les remplace par les nouvelles données de consolidation.
Remplacé
Workday a remplacé ces données par des données de consolidation subséquentes ayant la même dimension de regroupement. L'écriture associée a été annulée.
Brouillon
Aucune écriture comptable n'est associée à ces données. Par conséquent, Workday n'annule pas les données de consolidation précédentes. Vous devez annuler manuellement les données de consolidation en cliquant sur
Annuler
.
Si vous souhaitez soumettre à nouveau les données de consolidation pour la même dimension de regroupement, vous devez recharger l'ensemble des opérations de la période de la balance abrégée. Ne chargez pas les écritures d'ajustement incrémentiel.
  1. (Facultatif) En fonction de vos besoins, créez des validations personnalisées pour identifier les problèmes de transactions qui nécessitent un examen plus approfondi ou une action supplémentaire. Exemple : créez une validation personnalisée pour vous assurer que, chaque fois que vous mettez à jour une ligne à l'aide de la tâche
    Corriger les données de consolidation
    , Workday crée une note explicative sur la ligne à des fins de piste d'audit. Voir Étapes : définir des validations personnalisées.
    Vous pouvez partager ces validations dans les écritures comptables tant que les champs existent dans les deux emplacements.
    Pour obtenir la liste des validations prédéfinies par Workday pendant l'événement d'intégration et avant de créer le chargement des données de consolidation, consultez Consolidation Data Capture Validations sur Community.
  2. Accédez au rapport
    Hub Données de consolidation
    .
  3. Cliquez sur
    Télécharger
    .
  4. Pour la tâche de la page
    Télécharger les données de consolidation
    , tenez compte des éléments suivants :
    Option
    Description
    Intégration du système source
    Sélectionnez le nom de l'intégration à exécuter. Vous avez affecté un nom d'intégration dans la tâche de définition
    Mettre à jour le système source dans les mappages d'intégration
    .
    Soumettre automatiquement
    Sélectionnez cette option si vous voulez que Workday lance automatiquement le processus de gestion pour obtenir des données de consolidation sans erreur.
    Lorsque vos règles de mappage génèrent des valeurs de sortie en conflit, Workday :
    • Ne renseigne pas le résultat du mappage.
    • Affiche un avertissement.
    • Ne soumet pas automatiquement les données même si vous sélectionnez
      Soumettre automatiquement
      .
    Pièces jointes
    Utilisez l'option
    Déposer les fichiers ici
     ou
    Sélectionner des fichiers
     pour ajouter les fichiers de données de consolidation.
    Vous pouvez charger uniquement des fichiers dont le format est défini par Workday. Voir Référence : données de consolidation - format de fichier CSV d'intégration entrante.
  5. Vérifiez que le chargement des fichiers de données de consolidation a abouti, puis cliquez sur
    OK
    .
  6. Dans le rapport
    Hub Données de consolidation
    , cliquez sur
    Actualiser
     pour vérifier que l'événement d'intégration s'est terminé correctement.
    Une fois les événements d'intégration correctement exécutés, Workday remplace l'onglet
    En cours
     de la grille
    Événements d'intégration (30 derniers jours)
     par l'onglet
    Terminé
    , si aucune erreur d'intégration ne s'est produite.
    Le rapport
    Hub Données de consolidation
     affiche le détail des données de consolidation dans les deux grilles suivantes :
    • Données de consolidation (cette grille affiche par défaut les données de consolidation pour la période ouverte actuelle ; vous pouvez personnaliser cette vue à l'aide de l'invite de recherche)
    • Événements d'intégration (30 derniers jours)
  7. Dans la grille
    Données de consolidation
    , vérifiez le détail de toutes les données de consolidation téléchargées, notamment :
    Option
    Description
    Unité légale
    Nom de l'unité légale qui contient les données de consolidation.
    Système source
    Nom du point de terminaison ERP externe.
    Statut
    Indique les statuts suivants pour chaque fichier de données de consolidation :
    • Approuvé : vous avez approuvé les données de consolidation et généré la comptabilité.
    • Brouillon : vous avez correctement chargé les données de consolidation, mais vous ne les avez pas soumises pour approbation. Certain(e)s erreurs/avertissements peuvent nécessiter votre attention avant la soumission des données via le processus de gestion.
    • Annulé : vous avez annulé les données de consolidation en cliquant sur le bouton Annuler.
    • Remplacé : vous avez de nouveau soumis un fichier contenant la même dimension de regroupement :
      • Les données de consolidation remplacées passent du statut
        Approuvé
         au statut
        Remplacé
        .
      • L'écriture associée a le statut
        Annulé
        .
    • Erreur : vous avez soumis les données de consolidation pour approbation, mais à la fin du processus de gestion, Workday crée une écriture en erreur. Si vous ne parvenez pas à résoudre l'erreur, contactez le support client Workday pour obtenir de l'aide.
    • Soumis : vous avez soumis les données pour approbation à l'aide du processus de gestion
      Événement de création des écritures de données de consolidation
      .
    Erreurs
    Indique le nombre d'erreurs dans les données de consolidation.
    Vous pouvez cliquer sur ce nombre pour afficher le détail des erreurs.
    Écriture
    Écriture créée par Workday après approbation des données de consolidation.
    Vous pouvez cliquer sur l'écriture pour explorer le détail.
  8. Cliquez sur
    Afficher
     pour vérifier le détail des données de consolidation que vous avez téléchargées.
    1. Sélectionnez l'option
      Lignes mises à jour uniquement
       si vous souhaitez afficher uniquement les lignes mises à jour pour les comptes et les worktags que vous avez précédemment corrigés.
    2. Cliquez sur
      OK
      .
      Workday affiche des informations sur les données de consolidation, notamment :
      • Comptes mappés et actuels.
      • Devise de la transaction et du livre.
      • Montants de la transaction et du livre.
      • Worktags mappés et actuels.
      • Résultats du mappage.
      • Nom de l'utilisateur qui a effectué la dernière mise à jour des données et détail de cette mise à jour.
  9. Cliquez sur
    Corriger
     pour corriger les erreurs dans les données de consolidation. Après avoir corrigé les erreurs, vous pouvez soumettre les données de consolidation pour approbation.
  10. (Facultatif) Cliquez sur
    Annuler
     pour annuler les données de consolidation. Vous pouvez annuler uniquement les données de consolidation dont le statut est
    Brouillon
    .
  11. Passez en revue les quatre onglets de la grille
    Événements d'intégration (30 derniers jours)
    .
    • L'onglet
      En cours
       affiche le détail de l'événement d'intégration en cours de finalisation dans Workday.
    • L'onglet
      Terminé
       affiche le détail de chaque événement d'intégration terminé, notamment :
    Option
    Description
    Integration Event
    Instance de l'événement d'intégration.
    Vous pouvez cliquer sur l'instance pour explorer le détail de l'événement.
    URL de téléchargement de l'audit de diagnostic
    Instance pointant vers le fichier de diagnostic.
    Pour diagnostiquer les erreurs du fichier, cliquez sur l'URL, puis sur le bouton « + » pour développer la sélection.
    Le téléchargement de l'audit de diagnostic fournit un récapitulatif de l'intégration et affiche les erreurs liées au fichier, le cas échéant.
    Messages d'intégration
    Les messages d'intégration affichent les erreurs liées à l'intégration.
    Si vous ne parvenez pas à résoudre toutes les erreurs après avoir chargé le fichier, Workday vous recommande de contacter votre administrateur système.
    Afficher les données de consolidation
    Cliquez sur la flèche vers le bas pour :
    • Afficher le détail des données de consolidation.
    • Exporter vers Excel.
    • Exporter vers PDF.
    • L'onglet
      Incomplet
       affiche le détail de chaque événement d'intégration qui crée des jeux de consolidation en raison d'erreurs. Il affiche des informations, notamment :
    Option
    Description
    Integration Event
    Instance de l'événement d'intégration.
    Vous pouvez cliquer sur l'instance pour explorer le détail de l'événement.
    URL de téléchargement de l'audit de diagnostic
    Instance pointant vers le fichier de diagnostic.
    Pour diagnostiquer les erreurs du fichier, cliquez sur l'URL, puis sur le bouton « + » pour développer la sélection.
    Téléchargement de l'audit de diagnostic, affiche principalement les erreurs liées au fichier.
    Messages d'intégration
    Les messages d'intégration affichent les erreurs liées à l'intégration.
    Si vous ne parvenez pas à résoudre toutes les erreurs après avoir chargé le fichier, Workday vous recommande de contacter votre administrateur système.
    • L'onglet
      Échec
       affiche le détail des événements d'intégration qui ont échoué et pour lesquels Workday n'a créé aucun jeu de données de consolidation en raison d'une erreur système. Il affiche des informations, notamment :
    Option
    Description
    Integration Event
    Instance de l'événement d'intégration.
    Vous pouvez cliquer sur l'instance pour explorer le détail de l'événement.
    URL de téléchargement de l'audit de diagnostic
    Instance pointant vers le fichier de diagnostic.
    Pour diagnostiquer les erreurs du fichier, cliquez sur l'URL, puis sur le bouton « + » pour développer la sélection.
    Téléchargement de l'audit de diagnostic, affiche principalement les erreurs liées au fichier.
    Messages d'intégration
    Les messages d'intégration affichent les erreurs liées à l'intégration.
    Si vous ne parvenez pas à résoudre toutes les erreurs après avoir rechargé le fichier, Workday vous recommande de contacter votre administrateur système.