Concept : répartitions
Dans la comptabilité générale de Workday, vous pouvez utiliser les répartitions pour répartir les montants, généralement des coûts, d'une organisation à une autre en fonction d'une définition préconfigurée. Vous pouvez répartir les coûts au sein d'une même unité légale ou entre différentes unités légales pour générer des répartitions intercompagnies. Lorsque vous traitez les répartitions, Workday calcule et répartit les montants de la répartition entre chaque cible. Il crée ensuite les écritures opérationnelles pour enregistrer les répartitions dans le livre.
Vous pouvez également utiliser les données de votre plan dans vos répartitions et ainsi automatiser les écritures de fin de mois. Vous pouvez également effectuer la répartition dans un plan cible, créant des modifications de budget pour vous assurer que les données de votre plan correspondent aux montants réels.
Exemples :
- Une unité légale répartit les dépenses liées auxinstallations(telles que l'entretien des bâtiments et les salaires du personnel) entre tous les centres de coûts qui utilisent les locaux et les services fournis. Avec une méthodologie utilisant la superficie comme base de la répartition (créée comme une statistique), chaque centre de coûts partage les charges d'exploitation des installations.
- Une unité légale répartit les coûts informatiques entre tous les centres de coûts en fonction de leur effectif respectif. Cela inclut les coûts enregistrés via une répartition, tels que les dépenses liées aux installations.
- Une unité légale répartit les frais de marketing entre les régions en fonction des revenus par région. L'unité légale effectue la répartition en montants réels et dans un plan pour garantir la cohérence du reporting.
Workflow des répartitions
Le diagramme illustre le fonctionnement des répartitions :
En tant que comptable, lorsque vous définissez et traitez les répartitions, vous utilisez les éléments suivants :
- Définitions de répartition :elles représentent chaque étape d'une répartition et définissent :
- Les montants à répartir.
- Comment répartir ces montants.
- Où publier les résultats de la répartition.
- Ensembles de groupes de répartition :un regroupement de définitions de répartition et de leurs interdépendances pour vous aider à organiser les définitions de répartition à traiter.
- Test :après avoir défini les définitions et les ensembles de groupes de répartition, vous pouvez les tester pour vous assurer qu'ils produisent les résultats attendus.
- Exécutions de répartition :générez des écritures pro forma ou des brouillons de modifications de budget pour les répartitions. Vous pouvez exécuter manuellement le traitement de la répartition ou planifier son exécution dans Workday à une date et une heure définies.
- Résultats de la répartition :les résultats incluent le détail de la répartition des montants.
- Finalisation :traitement qui consiste à finaliser la répartition pro forma et à imputer son écriture opérationnelle ou à rendre sa modification de budget disponible.
- Approbation finale :étape facultative du processus de gestion visant à vérifier les résultats de la répartition finale avant d'imputer l'écriture de répartition ou de rendre la modification de budget disponible.
Si vous laissez les répartitions au statut
Pro forma
, les transactions s'afficheront dans les tâches de clôture de période lorsque vous clôturerez des périodes. Les répartitions conservent le statut Pro forma
jusqu'à ce que vous effectuiez d'autres actions.Espace de travail des répartitions
Utilisez l'
Espace de travail des répartitions
pour :
- Surveiller les répartitions d'une période comptable.
- Suivre la progression jusqu'à la fin.
- Identifier facilement les répartitions disponibles pour la finalisation.
L'espace de travail, qui organise les informations par unité légale et ensemble de groupes de répartition, comprend :
- UneSynthèsedu traitement de la répartition, notamment :
- Répartitions à exécuter: nombre total de répartitions dans l'ensemble de groupes.
- Brouillon: nombre de répartitions que vous avez enregistrées mais pas encore exécutées.
- À réexécuter: nombre de répartitions dépendantes que vous devez réexécuter en raison d'une modification de la répartition dont elles dépendent.
- Pro forma: nombre de répartitions que vous avez exécutées et qui ont un statut pro forma (pas encore finalisées).
- Erreur: nombre de répartitions que vous ne pouvez pas imputer en raison d'une erreur dans les résultats de la répartition.
- DesExceptions de traitementpour vous aider à résoudre les problèmes.
- La liste desRépartitions non finaliséesavec un bouton pour finaliser chaque répartition.
- LeDétail de la répartitionpour chaque répartition dans un ensemble de groupes, y compris le fait que la répartition concerne des montants réels ou un plan.