Éléments de définition : répartitions
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des répartitions. Elle explique :
- Pourquoi le définir.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Impacts en aval et interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
De quoi s'agit-il
Les répartitions constituent un processus financier qui permet d'effectuer les opérations suivantes :
- Répartir les mouvements du livre d'une organisation sur une autre.
- Affecter des coûts au sein d'une même unité légale ou entre plusieurs unités légales.
Lorsque vous traitez des répartitions, Workday crée des écritures opérationnelles pour enregistrer les répartitions dans les livres.
Avantages pour l'entreprise
Vous pouvez :
- Garantir davantage de flexibilité et un meilleur contrôle des résultats comptables.
- Effectuer des répartitions complexes automatiquement en définissant des calculs arithmétiques, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les tâches manuelles.
- Appliquer des conditions de filtre réutilisables à vos transactions comptables source ou de base pour améliorer la configuration et la performance de la répartition.
Cas d'utilisation
Un responsable de comptes ou un analyste financier peut :
- Répartir les coûts informatiques entre tous les centres de coûts en fonction de l'effectif.
- Regrouper des répartitions par worktag, ce qui réduit le nombre de définitions de répartition à configurer. Cela vous fait gagner du temps lorsque vous gérez de gros volumes de données lors de la clôture.
- Répartition des frais de marketing entre les régions en fonction des revenus par région.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Que pouvez-vous faire dans Workday si votre base (par exemple, l'effectif) est une statistique ? | Créez une définition de statistique afin de ne pas devoir en créer une rétrospectivement lorsque vous créez votre définition de répartition. |
De quels types de source disposez-vous ? Souhaitez-vous en exclure certaines des répartitions ? | Vous pouvez filtrer vos définitions de répartition de manière à n'inclure que les sources et la base dont vous avez besoin. Vous pouvez indiquer :
|
De quels types de base disposez-vous ? | Vous pouvez calculer le prorata pour les éléments suivants :
|
Comment gérez-vous les écritures opérationnelles annulées ? | Workday ne crée pas de contrepassations pour les répartitions annulées, même si votre environnement client est configuré pour créer des contrepassations pour les écritures opérationnelles annulées. Lorsque vous imputez à nouveau une répartition annulée, Workday génère de nouveaux codes de ligne d'écriture pour l'écriture.
Si votre cas d'utilisation repose sur des écritures opérationnelles réimputées ayant les mêmes codes d'écriture que l'écriture d'origine, vous devrez peut-être ajuster manuellement votre comptabilité ou toute autre comptabilisation pour les répartitions qui ont été finalisées puis réexécutées. Exemple : si votre traitement Accounting Center ingère des lignes d'écriture et utilise les codes de ligne d'écriture pour exclure les doublons, le traitement n'identifiera pas les écritures de répartition réimputées comme doublons car les codes de ligne d'écriture ont changé. |
Comment les devises du livre secondaire affectent-elles les répartitions ? | Lorsque vous exécutez une répartition pour une unité légale pour laquelle une devise de livre secondaire est configurée, Workday crée une répartition à source unique ou à sources multiples.
Workday génère une comptabilisation différente pour chaque type de répartition. La configuration de la définition de répartition détermine le type créé. |
Recommandations
Pour traiter les répartitions plus rapidement :
- Créez une définition de statistiques avec une valeur de 100 % et utilisez-la comme base de sorte que Workday n'ait pas à rechercher chaque combinaison de comptes.
- N'affichez pas plus de 50 000 lignes de résultats, afin de réduire le nombre de calculs de répartition.
- Mappez uniquement les worktags dont vous avez besoin à la cible et à la contrepartie, afin de réduire les opérations manuelles et d'accélérer le traitement.
Critères
Si vous voulez sélectionner :
- Un type de base d'effectif, créez une définition d'effectif.
- Un type de base de calcul au prorata à pourcentage fixe, créez une définition de statistique avec le type de statistiquePourcentage.
Limites
Vous pouvez uniquement :
- Effectuer des répartitions à partir de structures de plan de budget lorsque les budgets sont approuvés et n'ont plus le statut de brouillon.
- Afficher jusqu'à 10 000 lignes sur une statistique sans devoir l'exporter.
- Vous pouvez configurer jusqu'à 53 dépendances de répartition en aval lorsque vous planifiez ou finalisez en masse des répartitions, sauf si vous configurez des ensembles de groupes de manière à être dépendants les uns des autres.
Définition de l'environnement client
Vous pouvez regrouper les répartitions par période comptable aux dates de budget.
Sécurité
Dans le domaine fonctionnel Financial Accounting :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: Allocations
| Les utilisateurs peuvent traiter les répartitions. |
Domaine Set Up: Allocations
| Les utilisateurs peuvent créer des définitions de répartition qui contiennent les éléments suivants :
|
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement d'exécution de la répartition dans le domaine fonctionnel Financial Accounting. | Permet d'exécuter des répartitions dans une unité légale. Workday définit le statut des répartitions sur Pro forma .
Pour les répartitions qui génèrent une écriture, l'événement crée également une écriture pro forma. |
Événement intercompagnies d'exécution de la répartition dans le domaine fonctionnel Financial Accounting. | Permet d'exécuter des répartitions dans plusieurs unités légales. L'événement crée une écriture intercompagnies pro forma pour chaque unité légale. |
Événement de modification de budget et sa règle de sécurité dans le domaine fonctionnel Budgets. | Permet de créer des brouillons de modification de budget pour les répartitions. |
Nom affiché dans les rapports
- Le rapportRechercher des répartitionsaffiche les résultats des répartitions.
- Le rapportEspace de travail des répartitionsfournit des informations détaillées pour le traitement de fin de mois.
Intégrations
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Extraire les définitions de répartition
Extraire des ensembles de groupes de répartition | Permet d'extraire des définitions de répartition ou des ensembles de groupes de répartition. |
Extraire les règles de condition financière
| Récupère les règles de condition financière existantes. |
Insérer la définition de répartition
Insérer un ensemble de groupes de répartition | Vous pouvez :
|
Insérer une règle de condition financière
| Vous pouvez :
|
Relations et interactions
Workday modifie vos budgets pour tenir compte de vos répartitions.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.