Réviser les résultats du contrôle budgétaire pour les transactions liées aux dépenses
Révisez les résultats de l'échec du contrôle budgétaire pour une transaction liée aux dépenses et décidez comment vous allez procéder. Vos choix varient selon que vous avez configuré le contrôle budgétaire pour :
- Avertir en cas d'échec du contrôle budgétaire.
- Contrôler le budget et empêcher l'approbation de la transaction tant qu'elle n'est pas conforme au budget.
Workday affiche uniquement les lignes de transaction pour lesquelles le contrôle budgétaire a échoué dans Mes tâches. Il n'affiche pas les lignes de transactions pour lesquelles la règle du contrôle budgétaire est
Outrepasser
ou Sauter
.La transaction dans Mes tâches peut être soumise à des budgets de plusieurs unités légales et structures de plan. Workday affiche tous les budgets pour lesquels une transaction a échoué au contrôle budgétaire.
L'étape
Contrôle budgétaire (finances)
du processus de gestion des achats, de la note de frais ou de l'autorisation de dépense vérifie par rapport au budget les transactions d'achat et d'autorisation de dépense en effectuant les opérations suivantes :
- Calcul de la comptabilité des engagements pour la transaction.
- Comparaison de l'imputation annulée de l'engagement avec les différents budgets auxquels la transaction est soumise. Pour les transactions d'achat, le sous-processus compare également cette imputation annulée de l'obligation.
- Le budget n'est pas suffisant pour la transaction.
- Une erreur d'écriture s'est produite (par exemple, une imputation comptable sur une période de livre non ouverte).
- Accédez à Mes tâches pour réviser le contrôle budgétaire.
- Lorsque vous révisez le contrôle budgétaire dans Mes tâches, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Demander une dérogationEnvoie à un approbateur autorisé une demande de dérogation suite à l'échec d'un contrôle budgétaire. Si cet approbateur accorde une dérogation, Workday affiche le statutDérogation accordéeen regard du statut du contrôle budgétaire de la transaction pour en informer tous les approbateurs suivants. Une fois approuvée, la transaction passe à l'étape suivante du processus de gestion parent.Périodes de contrôlePériodes par rapport auxquelles Workday a contrôlé le budget et qui peuvent varier en fonction des périodes de saisie du budget. Exemple : vous pouvez saisir les montants du budget par mois, mais en regroupant le montant total du budget sur un trimestre ou sur toute la durée du budget. Une transaction peut avoir un impact sur plusieurs budgets, qui peuvent eux-mêmes avoir des périodes de contrôle différentes.Option du contrôle budgétaireOption pour laquelle la transaction a échoué au contrôle budgétaire.- Avertir: vous permet de poursuivre l'approbation de la transaction sans effectuer de corrections pour résoudre l'exception.
- Contrôler: bloque l'approbation de la transaction jusqu'à ce qu'une rectification de la transaction ou du budget permette au contrôle budgétaire de valider la transaction.
Cumul depuis le début du planSi vous avez configuré l'option de contrôle budgétaire pour utiliser le cumul des périodes de contrôle, Workday détermine le montant du budget en fonction de la période de contrôle actuelle et des périodes de contrôle précédentes.AfficherPour chaque budget, cliquez pour afficher le rapportExceptions du contrôle budgétaire.Ce rapport présente l'impact de la transaction sur le budget et le montant du dépassement du budget. Vous pouvez explorer la valeurTransaction actuellepour identifier la cause de l'exception.Si vous accédez au rapport à partir de la recherche globale de plans ou de hiérarchies de plans avec des hiérarchies d'unités légales, vous devez saisir manuellement le code de transaction complet dans l'inviteTransactionpour sélectionner votre transaction.TransactionsCliquez sur cet onglet pour afficher les transactions ayant échoué à ce contrôle budgétaire.À partir de là, vous pouvez explorer la transaction pour voir le montant et les worktags associés à chaque ligne. La transaction affiche également leStatut du contrôle budgétaire. - Si vous avez l'autorisation d'afficher les écritures de transaction, sélectionnez dans le menu des actions associées de la transaction pour accéder aux détails comptables.
- Lorsque vous révisez les données comptables de la transaction, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Informations sur l'écriture opérationnelleVérifiez laDate comptable, qui détermine la période comptable sur laquelle imputer les écritures comptables de la transaction, et leLivre(engagements, obligations ou montants réels).Lignes d'écriturePassez en revue les comptes, les débits et crédits et les worktags affectés. Vous pouvez également consulter la date du budget, qui peut servir à déterminer les montants du budget et les périodes de contrôle auxquels cette transaction est soumise. - Après avoir consulté les informations expliquant pourquoi la transaction a échoué au contrôle budgétaire, effectuez l'une des actions suivantes :
- Modifiez le budget.
- Si vous procédez à un contrôle budgétaire à la date du budget, modifiez la date du budget de la transaction de façon à ce que tout ou partie de la transaction corresponde à une autre période de contrôle.
- Corrigez l'écriture en erreur.
- Renvoyez la transaction au demandeur pour révision. Exemple : vous renvoyez la transaction au demandeur car la demande est trop élevée.
- Refusez la demande.
- Poursuivez avec l'approbation de la transaction. Vous pouvez continuer malgré l'échec du contrôle budgétaire uniquement si vous avez configuré le contrôle budgétaire avec l'optionAvertir.
Exemple : si vous avez soumis plusieurs bons de commande dans un groupe et qu'un seul des bons de commande présente un budget insuffisant, le groupe affiche le statutÉchec (budget insuffisant). Les trois bons de commande du groupe ont le statut En attente. Annulez les bons de commande, apportez les corrections nécessaires et émettez-les de nouveau en deux transactions distinctes. - Retourner à Mes tâches pour réviser le contrôle budgétaire et cliquer surSoumettrepour relancer le contrôle budgétaire de la transaction.
Une fois le budget de la transaction validé, le processus de gestion des achats et des notes de frais s'exécute et Workday impute les écritures comptables de la transaction approuvée :
- Pour les transactions d'achat, Workday impute la comptabilisation dans le livre des engagements, des obligations ou des montants réels.
- Pour les notes de frais et les autorisations de dépense, Workday impute la comptabilisation dans le livre des engagements et des montants réels.
- Pour toutes les transactions et pour permettre aux transactions de réserver un budget, Workday impute la comptabilisation dans les écritures dont le statut est réservé dans le livre approprié une fois le contrôle budgétaire initial réussi. Workday n'impute la comptabilisation de cette façon que si vous sélectionnezInclure les lignes d'écriture réservéesdans votre plan.