Définir les options de contrôle pour les plans de dépenses
Créez des plans financiers ou des propositions d’attribution, des attributions ou des budgets de projet.
Définissez les options du contrôle budgétaire pour chaque plan dont vous souhaitez contrôler le budget. Ces paramètres contrôlent :
- Les plans ou budgets pour lesquels le contrôle budgétaire est activé.
- Le niveau de rigueur du contrôle budgétaire.
- Les périodes auxquelles s'applique le contrôle budgétaire.
- Si les montants du plan ou du budget sont cumulés à partir de périodes précédentes.
Workday prend en charge jusqu'à 50 lignes d'options de contrôle budgétaire.
- Accédez à la tâcheModifier les options du contrôle budgétaire.
- Dans l'ongletFinances, tenez compte des éléments suivants :
Option Description ExerciceVous ne pouvez configurer qu'un seul jeu d'options de contrôle budgétaire pour la durée d'un plan ou d'un budget telle que définie par la structure et l'exercice.Activer le contrôle budgétaireSélectionnez cette option pour activer le contrôle budgétaire des transactions financières dans lesquelles le processus de gestion inclut comme étape le sous-processusContrôle budgétaire (financier).Autoriser la validation des transactions de créditSélectionnez cette option pour valider automatiquement les transactions de crédit qui augmentent le budget si Workday trouve une ligne de plan correspondante.Inclure les lignes d'écriture réservéesSélectionnez cette option pour inclure les écritures dont le statut estRéservédans les calculs du solde disponible. Workday inclut également les lignes d'écriture comptable réservées dans la colonneDépenses actuelleslorsque vous modifiez les plans financiers quand l'optionUtiliser des modifications contextuellesest sélectionnée dans la structure du plan.Exemple : vous avez deux demandes d'achat qui affectent le même budget. Lorsque cette case est cochée, vous soumettez la première demande d'achat. Dès que la première demande d’achat satisfait au contrôle budgétaire, Workday :- Affecte immédiatement aux écritures le statutRéservé.
- Prend en compte ces écritures réservées lors du calcul du budget disponible pour la deuxième demande d'achat.
Vous pouvez cocher cette case même si vous ne sélectionnez pas l'optionActiver le contrôle budgétaire. Si l'optionActiver le contrôle budgétaireest désactivée, vous pouvez toujours inclure des écritures réservées dans la comptabilité des engagements, même sans exécuter le contrôle budgétaire.Option du contrôle budgétaireSélectionnez le niveau de rigueur du contrôle budgétaire. Ces deux options alertent la personne chargée d'examiner l'impact d'une transaction sur un plan ou un budget lorsque :- Les fonds ne sont pas suffisants pour la transaction.
- Aucune ligne du plan ne correspond aux lignes d'écriture comptable de la transaction.
Avertir: sélectionnez cette option pour permettre au chargé de révision de poursuivre l'approbation de la transaction sans prendre de mesures correctives pour résoudre l'exception.Contrôler: sélectionnez cette option pour empêcher l'approbation de la transaction jusqu'à ce qu'une révision de la transaction ou du budget permette à la transaction de réussir le contrôle budgétaire.Cumul des périodes de contrôleSélectionnez cette option pour cumuler le montant de toutes les périodes de contrôle jusqu'à la date du budget ou la date comptable. Le budget non dépensé des périodes précédentes est reporté sur la période suivante et peut être utilisé dans cette période.Désactivez cette option pour comparer la transaction uniquement au montant de la période de contrôle à laquelle tombe la date de budget ou la date comptable de la transaction.Exemple : si une demande d'achat créée en milieu d'année est soumise à un budget, Workday vérifie la transaction par rapport au montant du budget cumulé sur les six premiers mois.Contrôler les périodes de saisieIndiquez les périodes pour lesquelles contrôler le budget. Vous pouvez contrôler votre montant selon des périodes différentes de celles de vos périodes de saisie du plan.Exemple : vous pouvez saisir les montants du budget par mois et les contrôler en regroupant le montant total du budget sur un trimestre ou sur toute la durée du budget.Types de livre pour le contrôle budgétaireSélectionnez les types de livre à inclure dans le contrôle budgétaire.Exemple : vous pouvez inclure uniquement vos bons de commande (obligations) pour le contrôle budgétaire et exclure vos demandes d'achat (engagements). Dans cette configuration, Workday inclut automatiquement :- Les livres des obligations et les livres réels en arrière-plan si vous sélectionnez le livre des engagements.
- Les livres des montants réels en arrière-plan si vous sélectionnez le livre des obligations.
Accorder une dérogation au contrôle budgétaireCochez cette case pour permettre aux responsables du contrôle budgétaire de demander des approbations pour les exceptions du contrôle budgétaire. Si cet approbateur accorde une dérogation, Workday affiche le statutDérogation accordéeen regard du statut du contrôle budgétaire de la transaction pour en informer tous les approbateurs suivants. Une fois la dérogation approuvée, la transaction passe à l'étape suivante du processus de gestion parent.Vous devez d'abord sélectionnerContrôlerpour l'Option du contrôle budgétaire. - (Facultatif) Dans l'ongletLigne des options du contrôle budgétaire, lorsque vous créez des règles de contrôle budgétaire pour certaines combinaisons de comptes et dimensions, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Option du contrôle budgétaireOutrepasser: sélectionnez cette option pour créer une règle qui autorise une transaction à outrepasser le contrôle budgétaire même en cas de dépassement du budget.Sauter: sélectionnez cette option pour créer une règle qui autorise une transaction à sauter le contrôle budgétaire et à afficher le statutNon obligatoiremême si le contrôle budgétaire aurait échoué pour cette transaction.Les options de contrôle budgétaire que vous sélectionnez doivent être différentes de l'option de contrôle budgétaire que vous configurez dans l'ongletFinances. Si aucune règle de la grille ne s'applique à votre transaction, Workday utilise l'option de contrôle budgétaire que vous configurez dans l'ongletFinances.Pourcentage de toléranceMontant de toléranceSaisissez un pourcentage ou un montant de tolérance afin que votre transaction n'échoue au contrôle budgétaire que si elle dépasse le budget au-delà du montant de tolérance.Vous ne pouvez sélectionner qu'un worktag de chaque type par ligne d'option de contrôle budgétaire.
Workday utilise ces paramètres pour déterminer le comportement du processus de gestion
Contrôle budgétaire (financier)
. Vous pouvez ajouter Contrôle budgétaire (finances)
comme étape de sous-processus dans les processus de gestion financiers pour vérifier le budget avant d'approuver la transaction de dépense. Pour obtenir la liste des processus de gestion qui activent ce sous-processus, consultez le rapport Options de configuration des processus de gestion
.Vous pouvez utiliser le rapport
View Budgetary Control Options
pour réviser la configuration du contrôle budgétaire pour une unité légale et une structure de plan.