Créer des subventions
- Définissez des subventions.
- Sécurité : domainesManage: Grant - CreateetSet Up: Grants Managementdans le domaine fonctionnel Grants Management.
Les subventions vous permettent de saisir les coûts et les revenus d'un projet sponsorisé par un organisme de financement. Vous pouvez imputer des dépenses d'attribution sur une ligne d'attribution lorsque vous :
- Indiquez une subvention sur la ligne d'attribution.
- Ajoutez le worktag de subvention à toutes les transactions de dépense de la ligne d'attribution.
Les worktags de subvention vous permettent de :
- Enregistrer l'activité financière pour les attributions.
- Constater les revenus sur les attributions.
- Enregistrer les obligations et les engagements.
- Imputer les charges indirectes ou les coûts indirects aux attributions.
- Imposer un plafond de salaire auprès des organismes de financement.
Lorsque vous retraitez les coûts d'une attribution, Workday peut prendre en compte toutes les subventions associées à votre unité légale ou à votre attribution. Lorsque vous finalisez des attributions ou des lignes d'attribution, vous pouvez modifier les subventions sur les lignes d'attribution pour les exempter d'un nouveau traitement des coûts des attributions à l'avenir.
Vous pouvez utiliser les plafonds de salaire sur les subventions dans la répartition des coûts de la paie avec ou sans Workday Grants Management.
Workday vous recommande de créer des subventions à l'aide de la tâche
Créer une subvention
plutôt que la tâche Mettre à jour des subventions simples
.- Accédez à la tâcheCréer une subvention.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Code de la subventionSi vous ne saisissez pas de code, Workday en crée un pour vous lorsque vous soumettez la subvention.Lorsque vous créez une définition d'identifiant séquentiel à l'aide du générateur des identifiants séquentiels, Workday génère un identifiant dans un ordre séquentiel. Une fois que vous avez enregistré ou soumis la subvention, le code de la subvention devient le code de référence à des fins d'intégration. Seul un administrateur peut modifier le code de la subvention et le code de référence.Inclure le code de la subvention dans le nomSélectionnez cette option pour ajouter le code de la subvention à son nom. Lorsque votre subvention et votre attribution ont le même nom, l'ajout du code de la subvention peut vous aider à différencier les deux.InactifVous pouvez désactiver une subvention pour éviter que de futurs coûts d'attribution ne lui soient imputés.Pour désactiver une subvention, accédez au menu des actions associées de la subvention que vous souhaitez désactiver et sélectionnez .Pour vous assurer que les worktags de subvention inactifs ne sont pas utilisés dans les transactions de dépense, configurez l'utilisation du worktag pour chaque transaction spécifique afin de désactiver le type de worktagde subventioninactif. Exemple : pour empêcher les utilisateurs d'ajouter des worktags de subvention inactifs aux factures fournisseurs, modifiez l'utilisation du worktag pourFacture fournisseuren cochant la caseNe pas autoriser les valeurs inactivespour le type de worktagde subvention. Voir Configurer les worktags pour les transactions.Hiérarchie de subventionsVous pouvez ajouter une subvention dans plusieurs hiérarchies. La subvention hérite des rôles de chaque hiérarchie de subventions à laquelle elle est associée.Plafond de salaire pour la subventionSélectionnez un plafond de salaire que vous voulez imposer aux dépenses pour la subvention.Pour utiliser le plafond de salaire :- Sans Workday Financials et Grants Management, indiquez le plafond de salaire sur la subvention.
- Sur les attributions avec Workday Financials et Grants Management, vous devez indiquer le plafond de salaire sur la ligne d'attribution. Voir Créer des attributions. Si un plafond de salaire est indiqué à la fois sur la ligne de subvention et sur la ligne d'attribution, le plafond de salaire de la ligne d'attribution prévaut.
Vous pouvez uniquement indiquer des plafonds de salaire lorsque vous créez ou modifiez de nouvelles subventions. Vous ne pouvez pas ajouter de plafond de salaire ou de remplacement du plafond de salaire après avoir associé la subvention à une ligne d'attribution.Remplacement du plafond de salaire pour l'octroiSélectionnez un intervalle de plafond de salaire à utiliser lorsque vous voulez appliquer un montant de plafond de salaire spécifique, indépendamment du moment où la répartition des coûts de la paie a lieu. Lorsque vous n'indiquez pas de remplacement, Workday utilise le montant du plafond de salaire associé à l'intervalle de plafond qui correspond à la répartition des coûts de la paie.Exempter du nouveau traitement des coûts d'une attributionPour exclure une subvention du nouveau traitement des coûts d'une attribution, modifiez la subvention en question et cochez cette case.Lorsque vous cochez cette case sans saisir de date de budget, Workday exclut toujours la subvention du nouveau traitement des coûts de l'attribution.Vous pouvez exempter une subvention du nouveau traitement des coûts d'une attribution lorsque vous finalisez l'attribution ou la ligne d'attribution pour la subvention et que vous ne pouvez plus facturer l'organisme de financement.Retraiter les coûts d'une attribution après la date de budgetPour exclure une subvention du nouveau traitement des coûts d'une attribution uniquement jusqu'à une date de budget spécifique, saisissez la date de budget.Vous pouvez saisir cette date uniquement lorsque vous cochez la caseExempter du nouveau traitement des coûts d'une attribution.Lorsque vous retraitez les coûts d'une attribution pour des dates de budget postérieures à cette date, Workday inclut la subvention dans les nouveaux calculs des coûts de votre attribution. - (Facultatif) Dans l'ongletWorktags associés, ajoutez des worktags associés à la subvention.Pour permettre à Workday de calculer les charges indirects et les revenus d'attributions lorsque vous effectuez des dépenses liées à la subvention, vous pouvez :
- Indiquez un fonds sponsorisé comme worktag de fonds associé.
- Ajouter un worktag de fonds sponsorisé directement sur les transactions de dépense.
Exemple : vous voulez définir votre subvention de sorte que lorsque vous associez des transactions de dépense au worktag de subvention, les transactions de dépense utilisent automatiquement les worktags associés :- Centre de coûts :4220 Mathematics
- Fonds :02 Sponsored Programs Fund
- Programme :113 Math
Worktags associés:Type de worktagWorktag par défautCentre de coûts4 220 MathématiquesFonds02 Fonds des programmes sponsorisésProgramme113 Math - (Facultatif) Dans l'ongletAffecter des rôles, affectez des rôles supplémentaires à la subvention pour accéder aux résultats du rapport et aux lignes de plan, lignes d'écriture, lignes d'attribution et tâches d'attribution.
Vous disposez désormais d'un worktag de subvention complet que vous pouvez :
- Indiquez sur les lignes d'attribution pour saisir les coûts et les revenus.
- Ajouter en tant que worktag supplémentaire dans les transactions de dépense pour imputer le montant des dépenses à une attribution.
- Ajouter en tant que worktag supplémentaire dans les répartitions des coûts de la paie des employés pour imputer les rémunérations des employés à une attribution.