Enregistrer les encaissements de lettres de crédit

Administrator Guide

Créez une règle de routage bancaire pour votre unité légale.

Créez une lettre de crédit pour votre organisme de financement avec le compte bancaire dans la règle de routage bancaire.

Créez et approuvez une attribution avec la lettre de crédit dans l'en-tête de l'attribution. Créez et approuvez l'échéancier de facturation pour l'attribution.

Créez des factures clients pour les transactions de subvention.

Configurez le processus de gestion Letter of Credit Draw Down Event (Default Definition)
et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Grants Management :

Pour enregistrer le détail de la demande d'encaissement, comme la date de la demande d'encaissement et le numéro de confirmation, ajoutez l'étape d'action Enregistrer une demande d'encaissement
avant l'étape Enregistrer le montant reçu pour l'encaissement de la lettre de crédit
.

Pour enregistrer des montants de paiement différents des montants d'encaissement, ajoutez l'étape d'action Ajuster le montant reçu
après l'étape Enregistrer le montant reçu lié à l'encaissement de la lettre de crédit
.

Pour router l'étape d'action Ajuster le montant reçu
à l'initiateur uniquement :

Dans la règle de sécurité du processus de gestion, configurez les groupes de sécurité de l'étape d'action Ajuster le montant reçu
en tant que groupes de sécurité pour l'action de lancement Enregistrer l'encaissement d'une lettre de crédit
et ajoutez le groupe d'utilisateurs Initiateur.

Dans la définition du processus de gestion, ajoutez l'Initiateur aux groupes de sécurité dans l'étape d'action Ajuster le montant reçu
.

Vous pouvez enregistrer l'encaissement d'une lettre de crédit pour les dépenses d'attribution réclamées dans le cadre de subventions, de contrats et d'accords de coopération fédéraux. L'encaissement inclut les dépenses de toutes les attributions associées à la même lettre de crédit pour une unité légale ou une hiérarchie d'unités légales donnée. Pour les attributions multi-entités, l'encaissement de lettre de crédit regroupe toutes les dépenses facturables pour l'attribution parmi les différentes unités légales concernées.

Avant d'enregistrer l'encaissement, vous pouvez prévisualiser les montants à encaisser et exporter les lignes d'encaissement en accédant au rapport

Encaissement d'une lettre de crédit pro forma

Accédez à la tâche

Enregistrer l'encaissement d'une lettre de crédit

Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Unité légale	Sélectionnez une hiérarchie d'unités légales si vous souhaitez effectuer un encaissement pour plusieurs unités légales à la fois.
Organisme de financement	Organisme de financement sur la lettre de crédit et organisme de financement à facturer sur les attributions qui utilisent la lettre de crédit.
Lettre de crédit	Vous pouvez uniquement sélectionner des lettres de crédit pour l' Organisme de financement .
Exclure les montants à encaisser nuls	Cochez cette case pour afficher uniquement les lignes d'encaissement avec des montants facturés impayés non nuls.

Pour l'onglet

Lignes d'encaissement de la lettre de crédit

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Identifiant d'encaissement	L'identifiant d'encaissement de lettre de crédit associé à un ou plusieurs échéanciers de facturation dans l'attribution. Chaque ligne d'encaissement correspond à un code d'encaissement. Workday regroupe d'abord les lignes d'attribution par attribution, puis par identifiant d'encaissement pour chaque attribution, même lorsque les identifiants d'encaissement sont partagés entre plusieurs attributions. Pour les lignes d'attribution qui ne sont associées à aucun code d'encaissement, Workday les regroupe sur une seule ligne d'encaissement pour chaque attribution, avec un code d'encaissement vide. Cette colonne ne s'affiche pas si aucune des attributions n'utilise d'identifiant d'encaissement de lettre de crédit.
Award Lines	Lignes d'attribution qui sont associées à l'identifiant d'encaissement via leurs échéanciers de facturation, ou lignes d'attribution qui ne sont associées à aucun identifiant d'encaissement, pour chaque attribution.
Montant de la ligne	Somme des montants des lignes d'attribution associées à l'identifiant d'encaissement par attribution, ou à l'attribution en l'absence d'identifiant d'encaissement. Cette valeur est informative uniquement et n'affectera pas le traitement de vos dépenses.
Dépenses remboursables	Total des dépenses remboursables pour l'identifiant d'encaissement par attribution, ou pour l'attribution en l'absence d'identifiant d'encaissement. Ce montant inclut le montant des dépenses directes ainsi que les charges indirectes. Cette colonne s'affiche uniquement lorsqu'il existe des dépenses de type coûts remboursables pour les attributions figurant sur la lettre de crédit.
Montant facturé	Le montant total déjà facturé dans les factures clients approuvées et les ajustements de facture client pour l'identifiant d'encaissement par attribution, ou pour l'attribution en l'absence d'identifiant d'encaissement.
Montant total payé	Le montant total payé pour les encaissements précédemment effectués pour l'identifiant d'encaissement par attribution, ou pour l'attribution en l'absence d'identifiant d'encaissement.
Solde des comptes clients	Différence entre le Montant facturé et le Montant total payé .
Encaissement en attente	Montant total encore en cours issu des encaissements précédents pour l'identifiant d'encaissement par attribution ou pour l'attribution lorsqu'il n'existe pas d'identifiant d'encaissement.
Montant à encaisser	Saisissez le montant que vous souhaitez encaisser pour l'identifiant d'encaissement de chaque attribution, ou pour l'attribution en l'absence d'identifiant d'encaissement. Workday renseigne ce champ avec la différence entre le Solde des comptes clients et les montants d' Encaissement en attente . Le montant que vous indiquez ne peut pas dépasser la Limite de facturation .

(Facultatif) Pour réviser le montant total de l'encaissement pour les attributions sur la lettre de crédit, accédez à l'onglet

Totaux de l'attribution

Pour la révision de l'onglet

Totaux de l'attribution

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Limite de facturation	Workday limite le montant de votre encaissement en fonction des paramètres suivants indiqués dans l'en-tête de l'attribution : Nouvelle limite de facturation . Montant autorisé , lorsque l'option Nouvelle limite de facturation n'est pas définie. La limite de facturation de l'échéancier de facturation, si elle est définie, ne s'applique pas aux encaissements de lettre de crédit.

(Facultatif) Pour réviser le montant total de l'encaissement pour les unités légales sur la lettre de crédit, accédez à l'onglet

Totaux de l'unité légale

Le processus de gestion Événement d'encaissement de lettre de crédit
achemine la transaction vers les étapes suivantes :

Étape	Détail
Réviser l'encaissement d'une lettre de crédit	Cette étape permet au chargé de révision de saisir un montant à encaisser différent du montant par défaut. Une fois que le chargé de révision a approuvé cette étape, vous pouvez contacter l'organisme de financement et demander le paiement.
Enregistrer la demande d'encaissement	Cette étape vous permet d'enregistrer les éléments suivants : Date à laquelle vous soumettez la demande d'encaissement dans le système de paiement externe. Numéro de confirmation qui vous est envoyé par le système de paiement externe et accusant réception de la demande d'encaissement.
Générer le paiement pour l'encaissement de la lettre de crédit	Cette étape vous permet de saisir le montant et la date de réception du paiement. Vous ne pouvez saisir un Montant total reçu différent du Montant total encaissé que si la définition du processus de gestion inclut l'étape Ajuster le montant reçu après cette étape.
Ajuster le montant reçu	Cette étape vous permet d'ajuster les montants reçus sur chaque ligne d'attribution afin qu'en les additionnant, ils correspondent au montant total du paiement reçu. Workday ne redirige vers cette étape que lorsque le montant total reçu saisi est différent du montant total encaissé. Avant de continuer, vérifiez les points suivants : Le Montant total reçu indiqué dans l'en-tête est égal à la somme des Montants reçus indiqués sur toutes les lignes d'encaissement. La valeur Amount to Reallocate indiquée dans l'en-tête est égale à zéro.

Workday lettre le règlement de l'encaissement uniquement après l'une des étapes suivantes :

Étape Approbation
.

Étape Ajuster le montant reçu
, en l'absence d'étape Approbation
.

Étape Générer le paiement pour l'encaissement de la lettre de crédit
, en l'absence d'étape Approbation
ou Ajuster le montant reçu
.

Dans le lettrage des règlements, Workday :

Crée le paiement client et le dépôt client correspondants.

Lettre le paiement client sur les factures d'attribution.

Crée la comptabilisation de l'encaissement.

Vous pouvez accéder aux éléments suivants :

Rapport

Encaissement d'une lettre de crédit

afin d'exporter les données pour des rapports tiers.

Tâche

Planifier l'enregistrement d'un encaissement de lettre de crédit

pour planifier les futurs encaissements d'une lettre de crédit.

Pour annuler un événement d'encaissement de lettre de crédit après l'avoir soumis, accédez à l'événement de processus de gestion Événement d'encaissement de lettre de crédit
depuis Mes tâches sous