Éléments de définition : attestation de l'effort

Administrator Guide

Cette thème peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de l'attestation de l'effort. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Les organismes de financement du gouvernement américain exigent que les bénéficiaires de subvention fédérales attestent leurs efforts pour la durée de leurs subventions. Cela garantit que les organismes de financement ne paient que les efforts liés aux subventions et que les bénéficiaires respectent leurs engagement d'effort pour les subventions.

Dans Workday, la attestation/certificat de l'effort vous permet de générer et de router les rapports sur attestation de l'effort en fonction des informations sur la paie.

Avantages pour l'entreprise

attestation/certificat de l'effort dans Workday vous aide à :

Réduire le traitement manuel avec des informations toujours à jour sur la paie et la hiérarchie pour un employé et une période d'effort.

Assurez-vous que la répartition des coûts de la paie d'un employé reflète le temps réel passé sur un projet.

Facturer à vos organismes de financement le montant approprié de la rémunération de employé pour le travail terminé.

Mettre à jour une piste d'audit des commentaires de révision et d'approbation, des réponses aux enquête sur les modifications de l'effort et des déclarations d'attestation de chaque effort.

Cas d'utilisation

Permettre aux chercheurs d'attester de leurs propres efforts et de ceux de leurs assistants de recherche.

Permettre aux administrateurs de réviser et d'approuver des centaines d'attestations de l'effort deux fois par an.

Permettre aux administrateurs de la paie d'effectuer des ajustements comptables de paie lorsque l'effort d'un employé change par rapport à la affectation initiale .

Permettre aux responsables de attestation de l'effort de renouveler une attestation car la paie de l'employé a été modifiée après la dernière attestation de l'effort.

Permettre aux administrateurs de service de fournir un soutien aux employés de leur service qui ont besoin de réviser et d'attester les efforts.

Questions à se poser

Question	Éléments à prendre en compte
Quand avez-vous besoin d'attester des efforts de vos employés ?	Workday vous permet de spécifier une fourchette de dates pour attestation de l'effort en fonction des besoins de votre attribution ou de organisme de financement . Vous pouvez créer un rapport attestation de l'effort dès que vous avez finalisé la paie de l'employé pour la fourchette de dates.
Quels efforts des employé devez-vous certifier ?	Vous pouvez exécuter une attestation de l'effort pour un seul employé par nom ou pour un groupe d'employés en fonction des éléments suivants : Worktags sur la paie pour la période d'effort. Le groupe d'éléments de paie de la paie des employés. Profil d'emploi ou d'autres règles de condition .
Qui voulez-vous autoriser à réviser le rapport attestation de l'effort ?	Lorsque vous configurez le processus de gestion Workday Effort Certification , vous pouvez affecter les étapes de révision, de certification et d'approbation à des groupes de sécurité spécifiques dans une organisation. Vous pouvez continuer à configurer le type attestation de l'effort pour router les étapes de révision et d'approbation à des organisations spécifiques, telles que : Les affectations organisation ou les services d'origine des postes principaux des employés. Centres de coûts sur les lignes d'effort auxquelles vous imputez l'effort. Les centres de coûts sur les lignes d'effort contenant des worktags de subvention . Pour les employés dont l'emploi a pris fin, vous pouvez configurer le processus de gestion de manière à router les étapes de révision et d'approbation aux rôles dans les dernières organisations hiérarchiques ou centres de coûts des employés.
Souhaitez-vous afficher un aperçu des résultats de attestation de l'effort avant de lancer celui de l' attestation de l'effort?	Le rapport attestation de l'effort pro forma vous permet de prévalider les résultats de attestation de l'effort et de préparer les modifications de la répartition des coûts de la paie avant d'exécuter l' attestation de l'effort. Vous pouvez l'utiliser pour éliminer les surprises et vous aider à budgétiser les dépenses liées à la paie avant de lancer l' attestation de l'effort. Vous pouvez exécuter le rapport attestation de l'effort pro forma par rapport aux montants montants réels ou obligations de la paie.
Avez-vous besoin d'effectuer des ajustements comptables de paie en cas de modifier/changer de attestation de l'effort?	Vous pouvez configurer le processus de gestion Workday Effort Certification afin de lancer un ajustement comptable de paie après qu'un chargé de révision ou un certificat a modifié une affectation de l'effort.
Comment voulez-vous traiter les attestations de l'effort qui sont obsolètes ?	Si une modifier/changer se produit dans la paie après l'attestation de l'effort d'un employé pour la même période de paie, votre attestation de l'effort risque d'être obsolète. Workday vous permet de détecter les attestations d'effort obsolètes et de les rétablir. Lorsque vous refaire une attestation de l'effort, Workday: Annule l' attestation de l'effort initiale . Crée une nouvelle attestation de l'effort à sa place. Associe les attestations de l'effort initiales et nouvelles.
Avez-vous besoin de réviser plusieurs attestations d'effort ou d'obtenir une certification pour le compte d'autres personnes ?	Workday fournit des domaines de sécurité permettant aux utilisateurs d'effectuer différentes tâches sur les attestations de l'effort. Vous pouvez subvention à groupe de sécurité l'accès aux domaines suivants, selon qu'il a besoin ou non : Accéder en lecture seule aux attestations de l'effort. Pour réviser, certifier ou approuver des attestations d'effort individuelles. Pour réviser, certifier ou approuver plusieurs attestations de l'effort simultanément, via un envoi en masse.
Voulez-vous personnaliser le texte de attestation de l'effort ?	Vous pouvez personnaliser la déclaration d'attestation que vos employés acceptent lorsqu'ils attestent leurs efforts. Vous pouvez également créer les questions enquête auxquelles les évaluateurs répondent lorsqu'ils modifier/changer une attestation de l'effort. Workday conserve les déclarations d'attestation et les réponses aux questions de enquête dans le rapport attestation de l'effort à des fins d'audit.
Comment souhaitez-vous gérer les attestations de l'effort qui vous sont affectées ?	Workday fournit un espace de travail dans lequel vous pouvez gérer les attestations de l'effort en dehors de Mes tâches. Vous pouvez : Affichez toutes les attestations de l'effort auxquelles vous avez accès. Intervenir sur les attestations de l'effort en attente de vos actions dans la file d'attente des tâches. Certifier des attestations de l'effort pour le compte d'autres personnes. Trier, filtre et rechercher des attestations de l'effort.
Comment voulez-vous afficher l' attestation de l'effort?	Workday affiche attestation de l'effort dans une vue composite que vous pouvez configurer pour : Imbriquer un rapport personnalisé dans un onglet agrégé. Masquer, afficher ou réorganiser des onglets. Regrouper ou sous-total par objets de gestion spécifiques. Afficher les worktags associés à un effort. Afficher les montants de la rémunération ajout que les pourcentages.
Voulez-vous ajouter des pièces jointes à votre rapport attestation de l'effort ?	Vous pouvez ajouter des pièces jointes à un rapport attestation de l'effort lorsque vous : Apporter une modifier/changer à l' attestation de l'effort lors de l'étape de révision ou de certification du processus de gestion. Ajouter à l' attestation de l'effort après avoir certifié et approuvé le rapport attestation de l'effort .
Comment fournissez-vous des rapports attestation de l'effort à vos organismes de financement ?	Lorsque vous devez fournir des rapports attestation de l'effort à votre organisme de financement, Workday vous permet d'imprimer les rapports ou de les exporter vers des feuilles de calcul Excel.

Recommandations

Voici les recommandations de Workday :

Configurez l' utilisation du worktag pour la dimension Attestation de l'effort
afin d'inclure tous les types de worktag utilisés dans la répartition des coûts de la paie
.

Utilisez tous les worktags du type attestation de l'effort pour rendre les worktags de paie persistants dans les lignes attestation de l'effort .

Lorsque vous exécutez attestation de l'effort, sélectionnez la structure unité légale utilisée dans la comptabilisation de la paie afin que Workday puisse associer l' attestation de l'effort à l' unité légale appropriée dans la paie.

Refaire une certification de l'effort avec le même accès que celui de l'utilisateur qui a lancé les certifications de l'effort initiales, pour vous assurer que Workday détecte uniquement les modifications valides dans la paie.

Actions requises

Pour exécuter attestation de l'effort, vous devez :

Avoir finalisé la paie de l'employé pour la période de l'effort.

N'avez pas exécuté la attestation de l'effort pour le même type de attestation de l'effort , employé et la fourchette de dates.

Ne pas exécuter simultanément une autre attestation de l'effort avec le même type attestation de l'effort , employé et la même fourchette de dates qui se chevauchent .

Limites

Vous ne pouvez pas lancer le processus attestation de l'effort ni rétablir la certification d'un effort lorsque la comptabilisation de la paie pour la période de l'effort est en cours. Attendez la finalisation de la paie avant de lancer ou de rétablir une attestation d'effort.

Pour modifier certains paramètres du type attestation de l'effort, vous devez d'abord annuler toutes les attestations de l'effort non annulées de ce type.

Vous ne pouvez pas définir les critères que Workday utilise dans le rétablissement de la certification pour marquer une attestation de l'effort comme potentiellement obsolète.

En raison d'une restriction Workday actuelle, les conditions de validation des étapes ne s'affichent pas dans le processus de gestion
Attestation de l'effort
.

Définition de l'environnement client

En fonction de la définition de la comptabilisation de la paie, accédez à la tâche

Mettre à jour les options de comptabilisation de la paie

pour sélectionner les options suivantes :

Dépassement du plafond de salaire : activer

dans l'onglet Subventions/Attributions
.

Subventions - activer la répartition des coûts alternative pour les dates de début/fin

dans l'onglet Subventions/attributions
.

Comptabilisation intercompagnies - activer

dans l'onglet Général
.

Pour regrouper des lignes attestation de l'effort par subvention et programme, vous devez pouvoir marqueur vos répartitions des coûts de la paie avec des worktags de subvention et de programme . Accédez à la tâche

Mettre à jour l'utilisation des worktags

et ajoutez les types de worktag Subvention
et Programme
à la

Répartition des coûts de la paie

pouvant être marquée d'un worktag.

Sécurité

Configurez les domaines ci-dessous dans le domaine fonctionnel Core Payroll :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Set Up: Effort Certification	Donne accès aux tâches, rapports et données associés à la configuration de attestation de l'effort. Permet d'annuler la attestation de l'effort existante pour une unité légale et un type de attestation de l'effort .
Process: Effort Certification	Donne accès aux tâches et rapports attestation de l'effort . Il est limité aux groupes par utilisateur et aux groupes par rôle unité légale ou de hiérarchie d'unités légales .
Reports: Effort Certification	Ce domaine permet d'accéder aux rapports sur attestation de l'effort. Il est limité aux groupes par utilisateur et aux groupes par rôle unité légale ou de hiérarchie d'unités légales .
Reports: Manager (Effort Certification)	Donne accès à attestation de l'effort par organisation, principalement pour les responsables organisation .
View: Effort Certification	Ce domaine permet aux utilisateurs d'afficher les attestations de l'effort dans lesquelles ils ont un rôle.
Worker Data: Effort Certification	Ce domaine permet d'accéder aux rapports sur attestation de l'effort en fonction des affectations organisation employé associées au poste principal . Workday fournit ce domaine en mode Suspendu . Activez la règle de sécurité du domaine avant de l'utiliser.
Manage: Effort Certification Work Area	Donne un accès en lecture seule aux attestations de l'effort dans l'aperçu de l'espace de travail. Workday fournit ce domaine en mode Suspendu . Activez la règle de sécurité du domaine avant de l'utiliser.
Process: Effort Certification Work Queue	Donne accès au processus de gestion Attestation de l'effort depuis la file d'attente de l'espace de travail. Workday fournit ce domaine en mode Suspendu . Activez la règle de sécurité du domaine avant de l'utiliser.
Process: Mass Submit Effort Certification	Donne accès aux actions de soumission en masse dans la file d'attente de l'espace de travail. Workday fournit ce domaine en mode Suspendu . Activez la règle de sécurité du domaine avant de l'utiliser.
Process: Pro Forma Effort Certification	Donne accès aux tâches, rapports et données associés aux éléments suivants : attestation de l'effort pro forma. attestation de l'effort pro forma lors du rétablissement de la certification.
Worker Data: Position and Employee Worktag	Pour rendre persistants le nom du salarié et les worktags de poste de la paie sur les lignes attestation de l'effort . La sécurité de ce domaine est nécessaire pour : Assurez-vous que lorsque vous rétablissez une attestation d'effort, Workday ne prélever pas de fausses différences en raison de worktags manquants. Lorsque vous modifier/changer un effort, Workday lance les ajustements comptables de paie avec le montant proposé correct.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Attestation de l'effort	Configurez ce processus de gestion pour affecter les étapes de révision, de attestation/certificat et d'approbation aux groupes de sécurité appropriés dans votre organisation. Vous pouvez en outre déterminer à quelles organisations les étapes de révision et d'approbation sont envoyées en configurant le type attestation de l'effort : Affectations d'organisations du poste principal de l'employé . Organisations auxquelles vous imputez l'effort.
Créer des ajustements comptables de paie pour une attestation d'effort	Pour lancer des ajustements comptables de paie suite à une modifier/changer de l'effort, ajoutez ce sous-processus au processus de gestion Attestation de l'effort après l'étape de finalisation.

Éléments à prendre en compte

Attestation de l'effort

Configurez ce processus de gestion pour affecter les étapes de révision, de attestation/certificat et d'approbation aux groupes de sécurité appropriés dans votre organisation. Vous pouvez en outre déterminer à quelles organisations les étapes de révision et d'approbation sont envoyées en configurant le type attestation de l'effort :

Affectations d'organisations du poste principal de l'employé .

Organisations auxquelles vous imputez l'effort.

Créer des ajustements comptables de paie pour une attestation d'effort

Pour lancer des ajustements comptables de paie suite à une modifier/changer de l'effort, ajoutez ce sous-processus au processus de gestion Attestation de l'effort
après l'étape de finalisation.

Reporting

Pour afficher les rapports disponibles pour l'attestation de l'effort Workday , accédez au rapport Rapports standard Workday
et sélectionnez la catégorie de rapport Attestation de l'effort
.

Workday affiche l' attestation de l'effort et les rapports pro forma dans des vues composites. Vous pouvez configurer les vues composites pour imbriquer un rapport personnalisé, afficher ou masquer certains onglets, et organiser les onglets selon vos préférences.

Intégrations

Service web	Éléments à prendre en compte
Codes des motifs de la modification de l'attestation de l'effort	Permet de créer, mettre à jour ou récupérer les codes de motif qui décrivent les modifications apportées par les chargés de révision aux attestations de l'effort.
Types d'attestation de l'effort	Permet de créer, mettre à jour ou récupérer les types attestation de l'effort .
Textes d'attestation de l'effort	À utiliser pour créer, mettre à jour ou récupérer les déclarations d'attestation que les employés utilisent pour attester leurs efforts.

Relations et interactions

Interaction	Éléments à prendre en compte
Comptabilité générale	La attestation/certificat de l'effort utilise des worktags de comptabilité générale dans les lignes d'effort. La comptabilité générale fournit également le worktag de subvention dans la répartition des coûts de la paie et la feuille de temps utilisée par Workday pour répartir l'effort.
HCM	Fournit les données relatives aux salarié et à l'emploi pour attestation de l'effort, notamment : Nom, statut et profil d'emploi du salarié. Les affectations organisation du poste principal du salarié, à savoir .
Paie	Lorsqu'un chargé de révision attestation de l'effort apporte une modifier/changer qui affecte la paie, vous devez effectuer des ajustements comptables dans la paie pour refléter la modifier/changer. Workday Payroll fournit également les éléments suivants : Montants montants réels et obligations lié(e)s à la paie pour la attestation de l'effort et les rapports de attestation de l'effort pro forma . Groupe d'éléments de paie qui détermine la population employé dans un type attestation de l'effort .
Time Tracking	La attestation/certificat de l'effort obtient la attestation/certificat horaire de Workday Time Tracking.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Concept : attestation de l'effort pour la paie

Concept : espace de travail Attestation de l'effort

Étapes : gérer l'attestation de l'effort

Référence : rapports sur l'attestation de l'effort