Éléments de définition : attestation de l'effort

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de l'attestation de l'effort. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Les organismes de financement du gouvernement américain exigent des bénéficiaires de subventions fédérales qu'ils attestent de leurs efforts sur la durée de leurs subventions. Cela garantit que les organismes de financement paient uniquement les efforts liés aux subventions et que les bénéficiaires respectent leurs engagements d'effort vis-à-vis des subventions.

L'attestation de l'effort dans Workday vous permet de générer et router des rapports d'attestation de l'effort fondés sur les informations de paie.

Avantages pour l'entreprise

L'attestation de l'effort dans Workday vous aide à :

Réduire le traitement manuel en disposant toujours d'informations sur la paie et l'organisation hiérarchique à jour pour un employé et une période d'effort.

S'assurer que la répartition des coûts de la paie d'un employé reflète le temps réel passé sur un projet.

Facturer à vos organismes de financement le montant correct de l'indemnisation des employés pour le travail effectué.

Mettre à jour une piste d'audit des commentaires de révision et d'approbation, des réponses d'enquête sur les modifications de l'effort et des relevés d'attestation pour chaque effort.

Cas d'utilisation

Permettre aux chercheur(s) d'attester de leurs propres efforts et de ceux de leurs collaborateurs de recherche.

Permettre aux administrateurs des subventions de réviser et d'approuver des milliers d'attestations de l'effort deux fois par an.

Permettre aux administrateurs de la paie d'effectuer des ajustements comptables de paie lorsque l'effort d'un employé change de l'affectation initiale.

Permettre aux responsables de l'attestation de l'effort de rétablir l'attestation d'un effort car la paie de l'employé a été modifiée après la dernière attestation de l'effort.

Permettre aux administrateurs de service d'apporter un soutien aux employés de leur service qui doivent réviser et certifier les efforts.

Questions à se poser

Question	Éléments à prendre en compte
Quand devez-vous certifier les efforts de vos employés ?	Workday vous permet d'indiquer une fourchette de dates pour votre attestation de l'effort en fonction des critères de votre attribution ou de votre organisme de financement. Vous pouvez créer un rapport d'attestation de l'effort dès que vous avez finalisé la paie de l'employé pour la fourchette de dates.
Quels efforts des employés devez-vous certifier ?	Vous pouvez exécuter l'attestation de l'effort pour un seul employé en fonction de son nom, ou pour un groupe d'employés en fonction des éléments suivants : Worktags de la paie pour la période d'effort. Le groupe d'éléments de paie des bulletins de paie des employés. Profil d'emploi ou d'autres règles de condition.
Qui voulez-vous autoriser à réviser le rapport d'attestation de l'effort ?	Lorsque vous configurez le processus de gestion Workday Attestation de l'effort , vous pouvez affecter les étapes de révision, de certification et d'approbation à des groupes de sécurité spécifiques dans une organisation. Vous pouvez continuer à configurer le type d'attestation de l'effort pour router les étapes de révision et d'approbation à des organisations spécifiques, telles que : Les affectations d'organisations ou les services d'origine des postes principaux des employés. Le centre de coûts sur les lignes d'effort auxquelles vous imputez les efforts. Les centres de coûts sur les lignes d'effort contenant des worktags de subvention. Pour les employés dont l'emploi a pris fin, vous pouvez configurer le processus de gestion de manière à acheminer les étapes de révision et d'approbation vers les rôles des derniers centres de coûts ou organisations hiérarchiques des employés.
Voulez-vous afficher un aperçu des résultats de l'attestation de l'effort avant de lancer l'attestation de l'effort ?	Le rapport d'attestation de l'effort pro forma vous permet de prévalider les résultats de l'attestation de l'effort et de préparer à toute modification de la répartition des coûts de la paie avant d'exécuter l'attestation de l'effort. Vous pouvez l'utiliser pour éliminer les primes et vous aider à budgétiser les dépenses liées à la paie avant de lancer l'attestation de l'effort. Vous pouvez exécuter le rapport d'attestation de l'effort pro forma par rapport aux montants réels ou obligations de la paie.
Devez-vous procéder à des ajustements comptables de paie lorsqu'il y a une modification de l'attestation de l'effort ?	Vous pouvez configurer le processus de gestion Workday Attestation de l'effort pour lancer un ajustement comptable de paie après qu'un chargé de révision ou un certificat a modifié l'affectation de l'effort.
Comment voulez-vous gérer les attestations de l'effort devenus obsolètes ?	Si une modification se produit dans la paie après que vous avez attesté de l'effort d'un employé pour la même période de paie, votre attestation de l'effort risque d'être obsolète. Workday vous permet de détecter les attestations de l'effort obsolètes et de les rétablir. Lorsque vous rétablissez une attestation de l'effort, Workday : Annule l'attestation de l'effort d'origine. Crée une nouvelle attestation de l'effort à sa place. Associe les attestations d'effort initiales et les nouvelles attestations d'effort.
Avez-vous besoin de réviser plusieurs attestations de l'effort ou d'attester pour le compte d'autres personnes ?	Workday fournit des domaines de sécurité permettant aux utilisateurs d'effectuer différentes tâches sur les attestations de l'effort. Vous pouvez autoriser un groupe de sécurité à accéder à ces domaines selon que l'utilisateur a besoin : Accès en lecture seule aux attestations de l'effort. Pour réviser, certifier ou approuver les attestations de l'effort individuelles. Pour réviser, certifier ou approuver plusieurs attestations de l'effort simultanément, via la soumission en masse.
Voulez-vous personnaliser le texte de l'attestation de l'effort ?	Vous pouvez personnaliser la déclaration d'attestation que vos employés acceptent lorsqu'ils attestent leurs efforts. Vous pouvez également créer les questions d'enquête auxquelles les chargés de révision répondent lorsqu'ils modifient une attestation de l'effort. Workday conserve les déclarations d'attestation et les réponses aux questions de l'enquête dans le rapport d'attestation de l'effort à des fins d'audit.
Comment voulez-vous gérer les attestations de l'effort qui vous sont affectées ?	Workday fournit un espace de travail dans lequel vous pouvez gérer les attestations de l'effort en dehors de Mes tâches. Vous pouvez : Affiche toutes les attestations de l'effort auxquelles vous avez accès. Intervenir sur les attestations de l'effort en attente de vos actions dans la file d'attente des tâches. Certifier les attestations de l'effort pour le compte d'autres personnes. Trier, filtrer et rechercher des attestations de l'effort.
Comment voulez-vous afficher l'attestation de l'effort ?	Workday affiche l'attestation de l'effort dans une vue composite que vous pouvez configurer pour : Intégrez un rapport personnalisé dans un onglet agrégé. Masquer, afficher ou réorganiser les onglets. Regrouper ou sous-totaliser des objets de gestion spécifiques. Affiche les worktags associés à un effort. Permet d'afficher les montants de rémunération en plus des pourcentages.
Voulez-vous ajouter des pièces jointes à votre rapport d'attestation de l'effort ?	Vous pouvez ajouter des pièces jointes à un rapport d'attestation de l'effort lorsque vous : Vous modifiez l'attestation de l'effort pendant l'étape de révision ou de certification du processus de gestion. Ajouter à l'attestation de l'effort après avoir certifié et approuvé le rapport d'attestation de l'effort.
Comment proposer des rapports d'attestation de l'effort à vos organismes de financement ?	Lorsque vous devez envoyer des rapports d'attestation de l'effort à votre organisme de financement, Workday vous permet de les imprimer ou de les exporter dans des feuilles de calcul Excel.

Recommandations

Voici les recommandations de Workday :

Configurez l'utilisation des worktags pour la dimension d'attestation de l'effort
afin d'inclure tous les types de worktags utilisés dans la répartition des coûts de la paie
.

Utilisez des worktags complets dans le type d'attestation de l'effort pour conserver les worktags de paie dans les lignes d'attestation de l'effort.

Lorsque vous exécutez l'attestation de l'effort, sélectionnez la structure d'unité légale utilisée dans la comptabilisation de la paie afin que Workday puisse associer l'attestation de l'effort à l'unité légale adéquate dans la paie.

Rétablissez la certification de l'effort avec le même droit d'accès que celui de l'utilisateur qui a lancé les attestations de l'effort initiales afin de garantir que Workday détecte uniquement les modifications valides dans la paie.

Actions requises

Pour exécuter l'attestation de l'effort, vous devez :

Vous avez finalisé la paie de l'employé pour la période d'effort.

Ne pas avoir exécuté l'attestation de l'effort pour le même type d'attestation de l'effort, employé et fourchette de dates.

Vous ne pouvez pas exécuter simultanément une autre attestation de l'effort avec le même type d'attestation de l'effort, le même employé et la même fourchette de dates.

Limites

Vous ne pouvez pas lancer le processus d'attestation de l'effort ou rétablir l'attestation d'un effort si la comptabilisation de la paie est en cours pour la période de l'effort. Attendez la finalisation de la paie avant de lancer ou de rétablir l'attestation de l'effort.

Pour modifier certains paramètres dans le type d'attestation de l'effort, vous devez d'abord annuler toutes les attestations de l'effort non annulées de ce type.

Vous ne pouvez pas définir les critères utilisés par Workday pour le rétablissement de la certification afin de marquer une attestation de l'effort comme étant peut-être obsolète.

En raison d'une restriction Workday en cours, les conditions de validation des étapes ne s'afficheront pas dans le processus de gestion Attestation de l'effort
.

Définition de l'environnement client

Vous pouvez accéder à la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - paie

afin d'activer la comptabilisation de la paie pour :

Dépassement du plafond de salaire.

Une autre répartition des coûts pour les dates de début et de fin de subvention pour les attributions.

La comptabilisation intercompagnies.

Pour regrouper vos lignes d'attestation de l'effort par subvention et programme, vous devez pouvoir marquer vos répartitions des coûts de la paie avec des worktags de subvention et de programme. Accédez à la tâche

Mettre à jour l'utilisation des worktags

et ajoutez les types de worktag Subvention
et Programme
à la

répartition des coûts de la paie

pouvant être marquée d'un worktag.

Sécurité

Configurez les domaines ci-dessous dans le domaine fonctionnel Core Payroll :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Set Up: Effort Certification	Donne accès aux tâches, rapports et données associés à la configuration de l'attestation de l'effort. Permet d'annuler l'attestation de l'effort existante pour une unité légale et un type d'attestation de l'effort.
Process: Effort Certification	Donne accès aux tâches et rapports d'attestation de l'effort. Il est limité aux groupes par utilisateur et aux groupes par rôle d'unité légale ou de hiérarchie d'unités légales.
Reports: Effort Certification	Ce domaine permet d'accéder aux rapports sur l'attestation de l'effort. Il est limité aux groupes par utilisateur et aux groupes par rôle d'unité légale ou de hiérarchie d'unités légales.
Reports: Manager (Attestation de l'effort)	Donne accès à l'attestation de l'effort par organisation, principalement pour les responsables d'organisation.
Afficher : Attestation de l'effort	Donne accès aux utilisateurs aux attestations de l'effort dans lesquelles ils ont un rôle.
Worker Data: Effort Certification	Donne accès aux rapports d'attestation de l'effort fondés sur les affectations d'organisation d'employés associées au poste principal. Workday fournit ce domaine en mode Suspendu . Activez et activez la règle de sécurité du domaine avant de l'utiliser.
Manage: Effort Certification Work Area.	Donne un accès en lecture seule aux attestations de l'effort dans l'aperçu de l'espace de travail. Workday fournit ce domaine en mode Suspendu . Activez et activez la règle de sécurité du domaine avant de l'utiliser.
Processus : file d'attente des tâches Attestation de l'effort	Donne accès au processus de gestion Attestation de l'effort depuis la file d'attente de l'espace de travail. Workday fournit ce domaine en mode Suspendu . Activez et activez la règle de sécurité du domaine avant de l'utiliser.
Processus : soumettre en masse l'attestation de l'effort	Permet d'accéder aux actions de soumission en masse dans la file d'attente de l'espace de travail. Workday fournit ce domaine en mode Suspendu . Activez et activez la règle de sécurité du domaine avant de l'utiliser.
Processus : attestation de l'effort pro forma	Donne accès aux tâches, rapports et données associés aux : Attestation de l'effort pro forma. Attestation de l'effort pro forma lors du rétablissement de la certification.
Worker Data: Position and Employee Worktag	Permet de rendre persistants les worktags de nom et de poste du salarié depuis les lignes de paie jusqu'aux lignes d'attestation de l'effort. La sécurité de ce domaine est requise pour : Assurez-vous que, lorsque vous refaire une attestation d'effort, Workday ne détecte pas les fausses différences dues à des worktags manquants. Lorsque vous modifiez l'effort, Workday lance les ajustements comptables de paie avec le bon montant proposé.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Attestation de l'effort	Configurez ce processus de gestion pour affecter les étapes de révision, de certification et d'approbation aux groupes de sécurité appropriés dans votre organisation. Vous pouvez déterminer à quelles organisations suivantes les étapes de révision et d'approbation sont routées en configurant le type d'attestation de l'effort : Affectations d'organisations du poste principal de l'employé. Organisations auxquelles vous imputez l'effort.
Créer des ajustements comptables de paie pour l'attestation de l'effort	Pour lancer des ajustements comptables de paie suite à une modification de l'effort, ajoutez ce sous-processus au processus de gestion Attestation de l'effort après l'étape de finalisation.

Éléments à prendre en compte

Attestation de l'effort

Configurez ce processus de gestion pour affecter les étapes de révision, de certification et d'approbation aux groupes de sécurité appropriés dans votre organisation. Vous pouvez déterminer à quelles organisations suivantes les étapes de révision et d'approbation sont routées en configurant le type d'attestation de l'effort :

Affectations d'organisations du poste principal de l'employé.

Organisations auxquelles vous imputez l'effort.

Créer des ajustements comptables de paie pour l'attestation de l'effort

Pour lancer des ajustements comptables de paie suite à une modification de l'effort, ajoutez ce sous-processus au processus de gestion Attestation de l'effort
après l'étape de finalisation.

Reporting

Pour afficher les rapports disponibles pour l'attestation de l'effort Workday, accédez au rapport Rapports standard Workday
et sélectionnez la catégorie de rapport Attestation de l'effort
.

Workday affiche l'attestation de l'effort et les rapports pro forma dans des vues composites. Vous pouvez configurer les vues composites pour imbriquer un rapport personnalisé, afficher ou masquer des onglets sélectionnés et classer les onglets en fonction de vos préférences.

Intégrations

Service web	Éléments à prendre en compte
Codes des motifs de modification de l'attestation de l'effort	Permet de créer, de mettre à jour ou de récupérer des codes de motif qui décrivent les modifications apportées aux attestations de l'effort par les chargés de la révision.
Types d'attestation de l'effort	Permet de créer, de mettre à jour ou de récupérer des types d'attestation de l'effort.
Textes d'attestation de l'effort	Permet de créer, de mettre à jour ou de récupérer les déclarations d'attestation que les employés utilisent pour certifier leurs efforts.

Relations et interactions

Interaction	Éléments à prendre en compte
Comptabilité générale	L'attestation de l'effort utilise des worktags de comptabilité générale dans les lignes d'effort. La comptabilité générale fournit également le worktag de subvention dans la répartition des coûts de la paie et la feuille de temps que Workday utilise pour répartir l'effort.
HCM	Fournit les données du salarié et de l'emploi pour l'attestation de l'effort, comme : Nom du salarié, statut et profil d'emploi. Les affectations d'organisations du poste principal du salarié.
Paie	Lorsqu'un chargé de révision de l'attestation de l'effort apporte une modification qui affecte la paie, vous devez effectuer des ajustements comptables dans la paie pour refléter la modification. Workday Payroll fournit également : Montants réels et obligations de la paie pour l'attestation de l'effort et les rapports d'attestation de l'effort pro forma. Groupe d'éléments de paie qui détermine la population d'employés dans un type d'attestation de l'effort.
Time Tracking	L'attestation de l'effort obtient l'attestation/le certificat horaire de Workday Time Tracking.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.

Concept : attestation de l'effort pour la paie

Concept : espace de travail Attestation de l'effort

Étapes : gérer l'attestation de l'effort

Référence : rapports sur l'attestation de l'effort