Concept : vacataires universitaires
Les vacataires sont des personnes qui travaillent dans un établissement d'enseignement, mais qui n'ont pas de lien avec l'établissement. Il s'agit généralement de professeurs associés, d'étudiants, de professeurs de Affection ou d'autres types de personnel administratif. Dans Workday, les vacataires n'existent que dans le contexte des nominations universitaires. Les vacataires ont des nominations universitaires, mais ne sont pas rémunérées et n'ont pas de poste ou d'affectation d'organisation hiérarchique.
Créer des unités légales affiliées
Vous pouvez créer des vacataires lorsque vous accédez au processus de gestion
Ajouter une nomination universitaire
en tant que processus autonome. Pour créer des vacataires, vous devez disposer des droits d'accès au domaine Set Up: Academic Affiliate
. L'option
Créer un vacataire universitaire
vous permet de saisir les noms, les données personnelles, les coordonnées, les identifiants et les photos d'un vacataire avant d'ajouter le détail de son rendez-vous. Lorsque vous créez des unités légales affiliées, le pays que vous sélectionnez dans l'onglet
Nom légal
détermine les champs disponibles pour Nom légal
, Coordonnées
et Données personnelles
.Vous pouvez sélectionner la définition d'identifiant de vacataire à utiliser avec le champ
Définition d'identifiant pour les identifiants de vacataire universitaire
dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - HCM
.Si vous faites une erreur lors de la création des vacataires, vous pouvez annuler les événements incomplets et utiliser la tâche
Supprimer un vacataire universitaire
pour les nominations incomplètes. Pour supprimer des unités légales affiliées, vous devez disposer des droits d'accès au domaine Affiliate Data: Invalid Affiliate
.Ajouter le statut d'affiliation aux salariés en fin d'emploi ou retraités
Utilisez la tâche
Ajouter le statut de vacataire universitaire à un salarié
lorsqu'un salarié dont l'emploi ou un salarié retraité conserve une relation universitaire avec vous via une nomination d'affiliation universitaire. Mettez fin à toutes les nominations universitaires d'un employé dont l'emploi a pris fin avant d'ajouter le statut de vacataire universitaire. Vous pouvez uniquement ajouter le statut d'affilié aux employés dont l'emploi a pris fin ou retraités qui avaient une nomination précédemment mais qui ne sont pas des affiliés.Configurez l'action de lancement
Ajouter le statut de vacataire universitaire à un salarié
dans la règle de sécurité du processus de gestion Ajouter une nomination universitaire
dans le domaine fonctionnel Personnel universitaire. Pour accéder à la tâche, vous devez être un titulaire de rôle dans l'entité universitaire ou la hiérarchie d'entités universitaires.Vous pouvez utiliser le matricule d'un employé dont l'emploi a pris fin comme identifiant d'affiliation lorsque vous ajoutez le statut d'affiliation d'un salarié en fin d'emploi ou retraité en cochant la case
Réutiliser l'identifiant d'employé comme identifiant de vacataire universitaire
dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - HCM
. Il est ainsi plus facile de suivre l'historique complet d'un salarié universitaire.Accès aux unités légales affiliées
L'accès à l'affichage des vacataires est sécurisé contextuel via l'entité universitaire pour le suivi de leurs nominations :
- Affiliés actifs : rôle dans l'entité universitaire dans laquelle le vacataire est actuellement nommé.
- Affiliés inactifs : rôle dans l'entité universitaire dans laquelle le vacataire avait une nomination historique.
- Unités légales affiliées sans nomination (actuelles ou historiques) : membre d'un groupe de sécurité ayant accès au domaineAffiliate Data: Invalid Affiliate.
Vous pouvez utiliser la sécurité segmentée pour limiter l'accès aux :
- IDs.
- Noms.
- Données personnelles.
Afficher les unités légales affiliées
Vous pouvez utiliser le préfixe de recherche afl: pour limiter vos résultats aux vacataires.
Workday ajoute les libellés suivants après les noms des vacataires :
- (Unité légale affiliée). Indique que l'unité légale affiliée a au moins une nomination active.
- (Unité légale affiliée) - Inactif. Indique qu'un vacataire n'a plus de nomination active.
- (Unité légale affiliée) - Aucune nomination. Indique que l'université vacataire n'est affectée à aucun poste. Un vacataire n'a pas de nomination si le processus de gestionAjouter une nomination universitairea été annulé, retiré ou non terminé après la création du vacataire. Vous devez disposer d'autorisations sur le domaineAffiliate Data: Invalid Affiliatepour afficher les unités légales affiliées non valides.
Les profils d'unité légale affiliée sont similaires aux profils d'employé et peuvent inclure les groupes de contenu suivants :
- Présentation
- Contact
- Rapports personnels
- Universitaire
- Comités
Mettre à jour les informations du vacataire universitaire
Après avoir créé un affilié, vous pouvez ajouter ou mettre à jour les informations suivantes à partir de son profil :
- Certifications
- Affiliations aux comités
- Coordonnées du contact
- Education
- Contacts en cas d'urgence
- IDs
- Noms
- Données personnelles
- Affiliations professionnelles (établissement d'origine ou entité de gestion)
- Exposés des talents
Le pays associé au nom légal de l'affilié détermine les coordonnées et les données personnelles que vous pouvez modifier pour un affilié existant.
Configurez les définitions de processus de gestion suivantes dans la hiérarchie d'entités universitaire principale dont les rôles sont associés aux actions du processus de gestion, et non dans une hiérarchie dont le reporting est exclusivement destiné à la génération de rapports :
- Gérer les attestations/certificats
- Gérer les informations sur les études
- Gérer les affiliations professionnelles
Vous pouvez modifier la photo du vacataire via le menu ou la tâche
Modifier la photo du vacataire universitaire
.Si vous souhaitez capturer des données supplémentaires pour des vacataires, utilisez la tâche
Créer un objet personnalisé
. Vous pouvez ensuite effectuer le suivi de ces informations en sélectionnant dans le menu des actions associées d'un affilié. Sécurité du vacataire
Les vacataires avec les nominations universitaires actuelles deviennent automatiquement membres des groupes de sécurité Vacataire universitaire (pour lui-même) et Tous les vacataires universitaires.
Les unités légales affiliées peuvent également avoir des comptes Workday. Vous pouvez inclure le sous-processus
Créer un compte Workday
dans le processus de gestion Ajouter une nomination universitaire
.Vous pouvez autoriser les vacataires à gérer leurs propres données en configurant le groupe de sécurité Vacataire universitaire (pour lui-même) dans les domaines suivants :
- Self-Service: Certifications
- Self-Service: Education
- Self-Service: Name
- Self-Service: Personal Data
- Libre-service : affiliations professionnelles
Unités légales affiliées en tant que titulaires de rôles
Vous pouvez affecter des unités légales affiliées comme titulaires de rôles dans les types d'organisation suivants afin que les affiliés puissent participer aux processus de gestion :
- Entité universitaire
- Hiérarchie d'entités universitaires
- Comité
- Organisation hiérarchique
Vous ne pouvez pas affecter de vacataires au rôle de responsable prédéfini par Workday.