Éléments à prendre en compte pour la définition : calendriers universitaires
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des calendriers universitaires. Elle explique :
- Pourquoi la définir.
- Comment cette fonction s’intègre dans le reste de Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Le calendrier universitaire fournit la structure de temps pour votre système Workday Student. La structure de base comprend des types de périodes universitaires, tels que Calendrier, Calendrier et Intersociété. Vous pouvez utiliser cette structure pour créer les années universitaires et les périodes universitaires qui composent votre calendrier.
Exemple :
- Calendrier universitaire :calendrier semestriel.
- Année universitaire :Semestre 2019 - 2020.
- Périodes universitaires :Semestre d’impôt 2019etSemestre de été 2020.
Les politiques de calendrier vous permettent d’affecter les composantes suivantes à une entité universitaire et à un niveau à un programme d’études à compter d’une date d’effet :
- Calendrier universitaire.
- Année universitaire de début.
- Un modèle de présence type.
- Le type d’unité pour suivre le crédit universitaire et l’aide financière de l’étudiant, comme les unités de trimestre ou les heures de pointage.
La politique de calendrier applicable aux postes d’un étudiant détermine tous les processus et transactions liés à des dates pour l’étudiant.
Avantages pour l’entreprise
Les calendriers universitaires dans Workday Student vous permettent de :
- Mettre à jour des dossiers d’étudiants et des données d’aide financière exacts.
- Gérer efficacement les processus et les tâches qui sont limités par date.
- Produire des rapports sur les données des étudiants à un niveau granulaire.
Les politiques de calendrier vous offrent la possibilité de :
- Prendre en charge plusieurs calendriers universitaires dans un établissement.
- Modifier le calendrier universitaire dans le temps.
- Définir des calendriers uniques pour répondre aux besoins de combinaisons au niveau d’une entité universitaire ou de POS.
- Permettre aux étudiants de changer le point de vue d’un calendrier universitaire.
- Permettre aux étudiants d’avoir plusieurs dossiers universitaires dans les calendriers universitaires.
- Répondre à vos exigences gouvernementales uniques tout en protégeant l’intégrité des données.
Définissez au moins un calendrier universitaire et une politique de calendrier pour utiliser Workday Student.
Cas d’utilisation
La plupart des processus d’un établissement utilisent le calendrier universitaire. Voici certains exemples :
- Créer automatiquement les années et les périodes nécessaires dans les plans universitaires pour les étudiants.
- Effectuer le suivi des statistiques des étudiants, comme les crédits de gain ou les moyennes générales, et la progression universitaire par période universitaire.
- Définir et gérer des processus tels que la fenêtre d’inscription, la fenêtre d’évaluation ou la date de la recommandation.
- Assurez-vous que l’inscription des étudiants est effectuée dans les bonnes sections de cours et au bon moment.
- Effectuer le suivi des données d’aide financière par période universitaire pour traiter correctement l’aide financière.
- Définir des calendriers de décaissements et des ensembles d’attributions pour l’aide financière.
Questions à se poser
Sujets | Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|---|
Structure universitaire |
| La hiérarchie des entités universitaires dans votre structure universitaire détermine l’héritage de la politique de calendrier. Si des entités universitaires subordonnées ou des POS nécessitent une politique différente, vous pouvez remplacer l’hériter en lui affectant directement une politique de calendrier différente. Pour mettre à jour un calendrier unique et rétablir l’héritage, vous pouvez hériter de nouveau de la politique de calendrier de l’entité universitaire supérieure. Voir Exemple : rétablir l’héritage de la politique de calendrier à partir de l’entité universitaire supérieure. |
Types de périodes universitaires |
| Vous pouvez utiliser les types de périodes universitaires dans plusieurs calendriers. Workday utilise ce type de période avec le calendrier universitaire pour le traitement. Vous ne pouvez pas supprimer les types de périodes universitaires une fois qu’ils sont utilisés. Vous pouvez les renommer et la modification s’appliquera à tous les calendriers universitaires qui les utilisent. Une fois que vous avez précisé l’ordre des types de périodes dans un calendrier universitaire, Workday le conserve pour toutes les années universitaires dans le calendrier. Vous pouvez définir des règles de dates pour les types de périodes universitaires par calendrier universitaire et nœud (composition de niveaux universitaires ou POS). Pour un traitement précis de l’aide financière, vous pouvez préciser les types de périodes universitaires qui sont considérées comme un été pour l’aide financière fédérale. |
Années universitaires |
| Préparez-vous avec ces informations pour économiser du temps et des efforts lorsque vous configurez le calendrier universitaire dans Workday. |
Périodes universitaires |
| Les périodes standard représentent des fenêtres de présentation de l’information financière et ne peuvent pas se chevaucher. Les périodes non standard (Modules) peuvent s’étendre sur l’ensemble des périodes standard, uniquement si vous avez activé l’option Désigner l’enveloppe d’une période universitaire standard . Assurez-vous que vous tenez compte de la décision qui s’étend sur les périodes universitaires, car l’action est à l’échelle du locataire et irréversible.Vous pouvez ajouter des périodes universitaires non standard à chaque année d’un calendrier universitaire existant, y compris les années précédentes. Vous pouvez configurer des types de périodes non standard pour les périodes universitaires afin de créer des enregistrements de période universitaire non standard. Lorsqu’un étudiant s’inscrit à une section de cours associée à une période non standard, Workday l’affiche comme un enregistrement de période distinct dans ses statistiques universitaires. Vous pouvez générer des rapports sur des périodes standard et non standard en fonction des dates de début ou de fin des périodes standard. Exemple : un rapport sur les sections de cours proposées pendant le trimestre d’achèvement peut inclure des sections de cours qui ont commencé dans la période, mais qui se terminent dans une période différente. Un rapport sur les cours notés pour le trimestre d’achèvement peut inclure des sections de cours qui se sont terminées au cours de la période, mais qui ont été commencées dans une autre période. Vous pouvez traiter l’aide financière pour les étudiants dans des modules ou des cours offerts dans des périodes universitaires non standard. Workday utilise le total des semaines d’enseignement dans les périodes universitaires pour les calculs de l’aide financière. Workday exclut les jours fériés et les pauses planifiées d’une durée de 7 jours ou plus, y compris les jours de fin de semaine connexes, des totaux des preuves d’assurabilité. Pour plus d’informations, voir Concept : périodes universitaires standard et non standard. |
Sections de cours avec modalités de durée normales |
| Vous pouvez avoir des sections de cours qui :
Les sections de cours liées à des périodes non standard sont regroupées dans la période standard dans laquelle elles ont été créées. Pour offrir des cours qui couvrent des périodes standard, exécutez la tâche Désigner un horizon temporel universitaire standard . Si vous n’avez pas activé l’étendue, Workday affiche un avertissement de validation indiquant que les sections de cours commencent et se terminent dans une période universitaire standard. Si vous avez activé l’intervalle, Workday ne limite pas les sections de cours à une année universitaire ni à une autre plage de temps. L’exécution d’une période universitaire comporte une aide financière et une incidence importantes sur la gestion financière des étudiants; parvenez donc à bien examiner la décision. |
Plusieurs calendriers universitaires |
| Les politiques de calendrier vous permettent d’avoir plusieurs calendriers universitaires dans votre établissement. Vous pouvez avoir une politique de calendrier unique pour une entité universitaire et un niveau ou un POS. Pour protéger l’intégrité des données, veillez à avoir le moins de calendriers universitaires possible pour votre établissement. Créez un nouveau calendrier universitaire uniquement lorsque vous avez besoin d’un changement structurel. Exemples :
Les changements petits fondés sur une date, comme la modification de la date de début de l’année universitaire, ne nécessitent pas un nouveau calendrier universitaire. |
Transactions de programme d'études des étudiants | Les étudiants peuvent-ils avoir des POS qui utilisent des calendriers universitaires différents? | Un étudiant peut avoir plusieurs POS qui utilisent des calendriers universitaires différents. Le calendrier utilisé par le POS principal contrôle les enregistrements de la période universitaire et de la période de l’aide financière.
Le dossier universitaire d’un étudiant peut disposer de plusieurs calendriers universitaires lorsque :
Pour tenir compte du changement, Workday met à jour le plan universitaire pour afficher les années et les périodes universitaires en fonction du nouveau calendrier. |
Changements au calendrier universitaire | Pouvez-vous modifier le calendrier universitaire à tout moment? | Les politiques de calendrier vous permettent de modifier le calendrier universitaire sans affecter les données transactionnelles.
Un changement de politique ne peut avoir lieu qu’au début d’une année universitaire et ne peut comporter d’écarts ni de chevauchements. Les validations intégrées limitent les changements apportés aux politiques de calendrier lorsque des transactions d’étudiants, telles que les candidatures ou les décaissements, existent pour l’année universitaire. Vous pouvez modifier le modèle de présence habituel ou le type d’unité dans certains cas. Pour configurer une politique de calendrier antérieure à la première politique pour un nœud héritant de la première politique, créez une copie de la politique pour la même date d’effet. Vous pouvez ensuite effectuer le changement antérieur prévu. |
Date d'effet |
| Les dates d’effet de la politique de calendrier vous permettent de modifier le calendrier universitaire et de suivre les changements dans le temps. Workday applique automatiquement la date d’effet à une politique de calendrier pour garantir que les changements n’ont lieu qu’en début d’année universitaire. Assurez-vous que votre politique de calendrier est antérieure à la date actuelle pour tenir compte des premiers étudiants actifs avec des inscriptions. |
Calendrier des jours fériés | Voulez-vous inclure un calendrier des jours fériés ou des jours non d’enseignement (comme les vacances de été) dans votre calendrier universitaire? | Pour préciser les jours fériés et les jours non d’enseignement pour votre calendrier universitaire, créez un calendrier des jours fériés dans la tâche Créer un calendrier des jours fériés . |
Paie pour des activités au cours d'une période | Utilisez-vous des périodes universitaires pour payer les employés pour les activités effectuées pendant la période? | Pour les périodes universitaires utilisées pour la paie pour des activités au cours d’une période, indiquez Paie pour des activités comme Type d’utilisation dans la tâche Mettre à jour l’utilisation d’une période universitaire .
Déterminez si vous avez besoin de périodes universitaires d’une durée différente de celle des périodes utilisées pour l’activité universitaire dans Workday Student. Vous ne pouvez pas modifier une période universitaire pour laquelle vous avez déjà traité la paie pour des activités au cours d’une période. |
Recommandations
- Mappez la structure de votre calendrier universitaire, y compris les types de périodes universitaires, les années universitaires et les périodes universitaires pour faciliter la configuration.
- Assurez-vous que vos périodes universitaires couvrent la durée de l’ensemble de l’exercice d’attribution d’aide financière. Type intervalle de dates.
- Pour les configurations complexes avec plusieurs calendriers universitaires, mappez votre structure universitaire et le calendrier universitaire requis pour chaque nœud.
- Faites preuve de vigilance lorsque vous remplacez l’héritage de la politique de calendrier pour éviter toute modification par inadvertance des nœuds subordonnés.
- Assurez-vous de l’exactitude de votre politique de calendrier avant d’y associer des données transactionnelles, telles que les candidatures, les sections de cours et les décaissements.
Conditions préalables
Le calendrier universitaire remplace les années universitaires et les périodes utilisées dans les anciennes mises en œuvre de Workday Student. Pour toutes les années et périodes universitaires sans calendrier, vous devez exécuter la tâche
Affecter des années au calendrier universitaire
pendant la configuration.Exécutez cette tâche pour les périodes universitaires créées dans Workday HCM (Gestion du capital humain) si vous souhaitez utiliser les mêmes périodes dans Workday Student.
Limites
Aucune incidence.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Academic Calendar dans le domaine fonctionnel Academic Foundation. | Permet de définir des calendriers universitaires et des politiques de calendrier. |
Set Up: Calendar dans le domaine fonctionnel System. | Permet de créer des calendriers de jours fériés. |
Manage: Academic Calendar Updates dans le domaine fonctionnel Academic Foundation. | Vous permet de mettre à jour les calendriers universitaires, y compris les dates des périodes universitaires existantes. |
Set Up: Course Section Calendar Options dans le domaine fonctionnel Student Records. | Vous permet de désigner la couverture de période universitaire. |
Set Up: Financial Aid Foundation dans le domaine fonctionnel Financial Aid. | Vous permet de désigner les types de périodes universitaires comme été pour l’aide financière fédérale. |
Set Up: y compris le profil de présence type dans le domaine fonctionnel Academic Advising. | Vous permet de créer, de modifier et d’afficher des modèles de présence habituels. |
Processus de gestion
Aucune incidence.
Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Afficher le calendrier universitaire
| Permet de réviser les détails d’un calendrier universitaire. |
Afficher des périodes universitaires
| Permet d’afficher toutes les périodes universitaires qui ne font pas partie d’un calendrier universitaire. |
Afficher des types de périodes universitaires
| Permet d’afficher tous les types de périodes universitaires utilisés. |
Afficher une année universitaire
| Permet de réviser les détails d’une année universitaire. |
Afficher des jours non d'enseignement
| Permet d’afficher les événements et les dates des jours non d’enseignement dans une année universitaire. |
Workday fournit les sources de données de rapport suivantes que vous pouvez utiliser pour créer des rapports personnalisés :
- Calendriers universitaires
- Intervalles de dates universitaires
- Périodes universitaires
- Années universitaires
Intégrations
Aucune incidence.
Connexions et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Conseil en matière d’études | L’interaction entre le calendrier universitaire et les modèles de présence habituels contrôle les années et les périodes affichées dans les plans universitaires des étudiants.
Le rapport Progression universitaire dans le profil de l’étudiant utilise le type d’unité par défaut configuré dans la politique de calendrier. |
Admission | Utilise les périodes universitaires pour :
Si vous mettez à jour les dates à l’aide de la tâche Modifier les dates d’une période universitaire , Workday met automatiquement à jour les dates pour les éléments suivants :
|
Aide financière | Les politiques de calendrier universitaire ont une incidence sur plusieurs processus d’aide financière, tels que :
En raison de l’incidence élevée, Workday recommande d’inclure les parties prenantes du bureau d’aide financière dans les discussions sur la conception de calendriers. |
Student Core | Utilise les périodes universitaires pour :
Si vous mettez à jour les dates des périodes universitaires à l’aide de la tâche Modifier les dates d’une période universitaire , Workday met automatiquement à jour ces dates également. |
Gestion financière étudiante | Les politiques de calendrier universitaire ont une incidence sur plusieurs processus dans Gestion financière étudiante, tels que :
En raison de l’incidence élevée, Workday recommande d’inclure les parties prenantes du bureau des finances et de l’ dépense dans les discussions sur la conception de calendriers. |
Recrutement d’étudiants | Utilise les intervalles de dates universitaires et les périodes universitaires pour les événements tels que :
|
Dossiers d’étudiants | Le calendrier universitaire touche de nombreux domaines, tels que :
En raison de l’incidence élevée, Workday recommande d’inclure les parties prenantes du bureau du registre dans les discussions sur la conception du calendrier. |
Workday HCM | Vous pouvez utiliser les périodes universitaires pour la paie pour des activités au cours d’une période en les désignant pour la paie pour des activités . |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, cliquez sur Workday Community.