Créer des règles de regroupement de frais étudiants
Sécurité : domaine
Set Up: Student Charges
dans le domaine fonctionnel Student Financials.Les règles agrégées pour les frais étudiants vous permettent de limiter le nombre de fois ou le montant total à facturer à un étudiant pour un élément de frais étudiants particulier. Lorsqu’un élément de frais comporte une règle d’agrégation de frais, Workday agrège chaque frais associé pour un étudiant jusqu’à ce qu’il atteigne la limite de la règle. Lorsqu’un étudiant atteint la limite, la règle empêche Workday de facturer de nouveau l’étudiant pour l’élément de frais.
Exemples :
- Les étudiants peuvent suivre un cours plusieurs fois au cours d’une année universitaire, mais ne doivent payer les frais de cours qu’une seule fois par année universitaire.
- Vous pouvez procéder à l’autocotisation des frais jusqu’à quatre fois, ou jusqu’à un maximum de 400 USD, au cours de la durée de vie d’un étudiant.
Si nécessaire, vous pouvez inscrire manuellement les frais ou effectuer des ajustements de frais qui dépassent les limites de regroupement de frais.
Lorsque votre établissement affiche les frais en attente, les frais de cours ne sont pas agrégés.
- Accédez à la tâcheCréer une règle de regroupement de frais étudiants.
- Ajoutez une rangée pour chaque durée sur laquelle agréger les frais étudiants.Exemple : pour facturer des frais une fois par période universitaire et un maximum de deux fois par année universitaire, configurez des rangées distinctes pour limiter la période universitaire et l’année universitaire. Lorsque vous définissez plusieurs rangées, Workday applique la première limite atteinte par l’étudiant.Lorsque vous définissez le montant ou le nombre maximum et que vous laissez l’autre valeur de champ à zéro, Workday ignore le zéro. Pour éviter toute confusion, vous pouvez remplacer le zéro par une valeur que les frais n’atteviendront jamais, comme 999 ou 999999.Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Nombre maximumEntrez le nombre maximum de fois que vous pouvez facturer un étudiant pour la durée.Les types de frais suivants ne sont pas comptabilisés dans le nombre maximum :- Ajustements
- Calculs au prorata
- Frais annulés
- Frais du plan de paiement
- Frais liés à la convention de recouvrement
- Rembourser les frais de recouvrement
Lorsque vous définissez à la fois un nombre maximum et un montant maximum, Workday applique la première limite atteinte.Montant maximumEntrez le montant maximum que vous pouvez facturer à un étudiant pour la durée.Lorsqu’un montant de frais dépasse le montant maximum, Workday modifie le montant de frais pour que la limite soit respectée. Exemple : lorsqu’un montant de 100 USD dépasse une limite de 75 USD, Workday inscrit les frais avec un montant de 75 USD. Workday ne modifie pas :- Les montants convertis que vous importez.
- Les montants des frais qui ont été publiés avant l’ajout d’une règle de regroupement de frais à l’élément de frais associé.
Les types de frais suivants ne sont pas pris en compte dans le montant maximum :- Frais annulés
- Frais du plan de paiement
- Frais liés à la convention de recouvrement
- Rembourser les frais de recouvrement
Lorsque vous définissez à la fois un nombre maximum et un montant maximum, Workday applique la première limite atteinte.DuréeSélectionnez la période sur laquelle les frais sont agrégés.Lorsqu’un étudiant a plusieurs dossiers universitaires, les frais sont agrégés pour des durées dans l’ensemble des dossiers universitaires. Exemple : votre établissement applique des frais que les étudiants doivent payer une fois par niveau universitaire et :- Abgail a un enregistrement de premier cycle actif et un enregistrement de premier cycle inactif. Les frais pour les deux dossiers sont comptabilisés dans le même niveau universitaire. Elle ne paie donc les frais qu’une seule fois.
- Carl a des dossiers universitaires simultanés de premier et de deuxième cycle. Les frais pour ses dossiers universitaires sont comptabilisés en fonction de différents niveaux universitaires. Par conséquent, il paie les frais deux fois.
La règle propre aux regroupements de frais peut être utilisée dans les éléments de frais étudiants.
Vous pouvez utiliser ce qui suit :
- Le rapportRechercher des règles de regroupement de frais étudiantspour afficher la règle de regroupement de frais.
- Le rapportAfficher des règles agrégées de frais étudiants par étudiantpour afficher les soldes que les étudiants ont accumulés pour les règles qui s’appliquent à eux.