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Dernière mise à jour : 2025-08-22
Résolution des problèmes : frais étudiants

Résolution des problèmes : frais étudiants

Cette rubrique fournit des stratégies pour diagnostiquer et résoudre les problèmes liés aux frais étudiants :

Aucuns frais n'ont été affichés pendant le processus d'évaluation des frais.

Vous n’utilisez pas la bonne date d’effet pour la période universitaire.
Sécurité : domaine
Set Up: Student Charges
 dans le domaine fonctionnel Student Financials.
  1. Accédez à la tâche
    Maintain Student Charge Item Assignments
     .
  2. Vérifiez que vous utilisez la date de début de la période universitaire standard comme date d’effet de la période universitaire.
  3. Accédez à la tâche
    Maintain Student Registration-Base Fee Assignments
     .
  4. Répétez l’étape 2.

Vous ne pouvez pas ajouter d'affectation d'élément de frais.

La configuration de la règle de date d'échéance des éléments de frais utilise la date de début de la période universitaire, et non la date de début de la section de cours. Les éléments de frais configurés avec la date de début du cours ne s’afficheront pas dans la grille Mettre à jour.
Sécurité : domaine
Set Up: Student Charges
 dans le domaine fonctionnel Student Financials.
  1. Accédez au rapport
    Rechercher des éléments de frais étudiants
     pour réviser l’élément de frais.
  2. Sélectionnez
    Student Charge Item
    Edit
     dans le menu des actions connexes de l’élément de frais.
    Vérifiez que la configuration de la règle de date d'échéance pour l'élément de frais utilise la date de début de la période plutôt que la date de début du cours.

Vos frais fondés sur l’inscription ne sont pas évalués correctement.

Vous utilisez le champ de rapport
Billable Units Registered for Academic Periods
 dans vos calculs des frais fondés sur l’inscription.
Sécurité : domaines
Set Up: Student Charges
 et
Manage: Student Charges - Cancel
 dans le domaine fonctionnel Student Financials.
  1. Accédez au rapport
    Rechercher des frais d’inscription d’étudiants
     .
  2. À partir du menu des actions connexes des frais fondés sur l’inscription incorrects, sélectionnez
    Student Registration-Based Fees
    Edit
    .
  3. Remplacez toutes les instances du champ de rapport
    Billable Units Registered for Academic Periods
     par le champ de rapport
    Registration-Based Fees: Total Registered Units
     .
  4. Accédez à la tâche
    Annuler et réévaluer les frais étudiants
     pour les étudiants concernés.
    Pour atténuer les risques, nous vous recommandons de passer en revue tous vos frais d’inscription et d’apporter les modifications applicables à leurs calculs.

Vous ne pouvez pas afficher les éléments de frais étudiants.

La configuration de votre élément de frais inclut un niveau universitaire erroné.
Sécurité : domaine
Set Up: Student Charges
 dans le domaine fonctionnel Student Financials.
  1. Accédez à la
    tâche Élément de frais étudiants
    Modifier
     dans le menu des actions connexes de l’élément de frais.
  2. Configurez l’élément de frais pour un niveau universitaire ou effacez le niveau pour l’utiliser à n’importe quel niveau.

Le montant dû actuel est différent dans la vue de l'étudiant.

Il y a un ou plusieurs éléments en attente :
  • Aide : Workday n’inclut pas l’aide prévue dans les soldes actuels et en souffrance dans la vue de l’étudiant. L’aide prévue s’affiche séparément, offrant ainsi une visibilité à l’étudiant.
  • Frais : les frais étudiants n’ont pas encore été actualisés.
Actualisez le compte de l’étudiant à partir du profil Gestion financière étudiante.

Vous ne pouvez pas actualiser le compte Gestion financière étudiante.

Vous n’avez pas configuré de calendrier d’évaluation des frais.
Sécurité : domaine
Manage: Student Charge Processing
 dans le domaine fonctionnel Student Financials.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un calendrier d’évaluation des frais
     .
  2. Définissez les champs
    Date de début
     et
    Date de fin
     pour lesquels Workday évalue les frais quotidiennement. Si votre établissement affiche des frais en attente, Workday vous recommande de sélectionner une date de début qui est antérieure d’au moins un jour à la période d’inscription.
  3. Précisez la population d’étudiants à laquelle appliquer cette évaluation des frais dans la section
    Critères de sélection des étudiants
     .
  4. (Facultatif) Précisez la population d’étudiants à exclure du calendrier d’évaluation des frais.
  5. Remplissez la section
    Critères de période universitaire
     .

Vous voyez des dates d’échéance incorrectes pour les frais étudiants.

Vous facturez à la fois les inscriptions pour les périodes universitaires standard et non standard, mais n’avez pas configuré les règles de date d’échéance pour les deux. Lorsque vous ne configurez pas à la fois les règles de dates d’échéance pour la période universitaire que vous évaluez, Workday utilise la
date d’inscription
 comme date d’échéance.
Configurez la règle Date d’échéance pour les frais pour les périodes universitaires standard et non standard.

Un étudiant a été facturé à l’avance pour la période universitaire complète lorsqu’il assiste uniquement à un cours intercessions.

Dans le contexte des frais, Workday associe efficacement les cours intercessions à l’ensemble de la période universitaire standard, car :
  • Les frais de préfacturation sont des frais fondés sur l’inscription.
  • La tâche Assign Student Charges exécute les dossiers de période de gestion financière étudiante, qui correspondent aux périodes universitaires standard.
  1. Configurer les calculs de la paie rétroactive
     : configurez les calculs de la paie rétroactive afin qu’un étudiant ne soit pas facturé pour la période universitaire standard si ses seuls enregistrements d’inscription concernent des intercessions. Voir Étapes : créer des frais fondés sur l’inscription des étudiants.
  2. Ajoutez des critères d’admissibilité aux affectations de la fonction de budget
    alloué à la vue Voir Étapes : créer des frais fondés sur l’inscription des étudiants.
  3. Créez un champ calculé pour la granularité
    : Si vous voulez une granularité plus précise pour la définition des types de périodes universitaires, créez un champ calculé dans le champ source au sein de la configuration RBF. Cela permet de mieux gérer les facturations intercessions de manière indépendante. Voir Créer des champs calculés et Étapes : créer des frais fondés sur l’inscription des étudiants.

Le calendrier d’ajustement des frais réduit entièrement les frais de scolarité au lieu de les calculer au prorata.

Vous utilisez un calcul d’admissibilité qui prend en compte les étudiants ayant un nombre précis d’heures inscrites. Lorsqu’un étudiant tombe en dessous du nombre d’heures de crédit configuré, vous vous attendez à ce que les frais soient calculés au prorata, mais il s’agit d’une hypothèse incorrecte.
Dans le contexte des frais, Workday détermine l’admissibilité en fonction de la condition Si qui est configurée pour les frais fondés sur l’inscription. Votre calcul d’admissibilité rend l’étudiant non admissible aux frais. Par conséquent, Workday supprime les frais et n’invoque pas le calendrier d’ajustement de frais. Révisez vos calculs d’admissibilité pour vous assurer que l’étudiant remplit toujours toutes les conditions.