Exemple : acheminer les frais auxiliaires pour approbation
Cet exemple illustre une façon d’utiliser les champs calculés dans une règle de conditions qui achemine les frais auxiliaires aux administrateurs de la gestion financière étudiante pour approbation.
Dans votre établissement, le personnel désigné peut utiliser la tâche
Imputer les frais étudiants
pour imputer les frais auxiliaires aux comptes d’étudiants. Frais auxiliaires :
- Proviennent de l’extérieur du bureau du financier.
- Exiger l’approbation d’un administrateur de gestion financière étudiante.
Vous souhaitez créer une condition d’étape dans le processus de gestion
Événement lié aux frais étudiants
, lancée par la tâche Imputer des frais étudiants
. Ce processus de gestion achemine les frais auxiliaires à un administrateur de gestion financière étudiante pour approbation.- Créez un groupe de sécuritépour les administrateurs de gestion financière étudianteet accordez-lui des autorisations pour le processus de gestionÉvénement lié à des frais étudiants. Créez des groupes de sécurité fondés sur des rôles.
- Accordez aux groupes de sécurité pouvant publier des autorisations relatives aux frais auxiliaires sur l’action de lancement du processus de gestionÉvénement lié à des frais étudiants.
- Sécurité : domaines suivants dans le domaine fonctionnel System.
- Business Process Administration
- Custom Field Management
- Manage: Business Process Definitions
- Accédez à la tâcheCréer un champ calculé.Créez un champ calculé qui renvoie lavaleur Vrailorsqu’un compte Workday appartient à un administrateur de gestion financière étudiante.
- Entrez ou sélectionnez les valeurs suivantes :ChampValeurNom du champLe compte Workday comporte un administrateur de gestion financière pour étudiants qui est un groupe de sécuritéObjet de gestionCompte WorkdayFonctionCondition Vrai/Faux
- Cliquez surOK.
- Sélectionnez les valeurs suivantes :ChampOpérateurType de comparaisonValeur de comparaisonGroupes de sécuritén’importe quelle valeur de la liste de sélectionValeur spécifiée dans ce filtreAdministrateur de gestion financière étudiante
- Accédez à la tâcheCréer un champ calculé.Créez un champ calculé pour vérifier si un travailleur est un administrateur de gestion financière étudiante. Ce champ calculé fait référence au champWorkday Account Has Security Group Student Financials Administratorque vous avez créé à l’étape précédente.
- Entrez ou sélectionnez les valeurs suivantes :ChampValeurNom du champLe travailleur a un groupe de sécurité pour les administrateurs de gestion financière étudianteObjet de gestionTravailleurFonctionConsultation de valeur associée
- Cliquez surOK.
- Sélectionnez les valeurs suivantes :ChampValeurChamp de consultationCompte WorkdayValeur de retourLe compte Workday comporte un administrateur de gestion financière pour étudiants qui est un groupe de sécuritéVous avez créé ce champ calculé à l’étape précédente.
- Accédez à la tâcheCréer un champ calculé.Créez un champ calculé pour vérifier si l’initiateur d’un processus de gestion est un administrateur de gestion financière étudiante. Ce champ calculé fait référence au champWorker Has Student Financials Administrator Security Groupque vous avez créé à l’étape précédente.
- Entrez ou sélectionnez les valeurs suivantes :ChampValeurNom du champL'initiateur est un administrateur de gestion financière étudianteObjet de gestionÉvénement lié à une actionFonctionConsultation de valeur associée
- Cliquez surOK.
- Sélectionnez les valeurs suivantes :ChampValeurChamp de consultationInitiateurValeur de retourLe travailleur a un groupe de sécurité pour les administrateurs de gestion financière étudianteVous avez créé ce champ calculé à l’étape précédente.
- Accédez au processus de gestionÉvénement lié à des frais étudiants.Ajoutez une règle de conditions qui est acheminée pour approbation lorsqu’un utilisateur qui n’est pas un administrateur de la gestion financière étudiante lance le processus de gestion.
- À partir du menu des actions connexes du processus de gestion, sélectionnez .
- Sélectionnez unedate d'effetet cliquez surOK.
- Ajoutez une étape d’approbation au processus de gestion qui est acheminée vers un administrateur de la gestion financière étudiante.Sélectionnez les valeurs suivantes :TypeGroupeApprobationAdministrateur de gestion financière étudiante
- Dans le menu des actions connexes de l’étape d’approbation, sélectionnez .
- Cliquez surOK.
- Ajoutez une rangée dans la grilleConditions d'entréeet, dans le champRègle, sélectionnezCréer une règle de conditions.
- Cliquez surOK.
- Dans le champDescription, entrezL'initiateur n'est PAS un administrateur de gestion financière étudiante.
- Créez la règle de conditions suivante :Champ externe source ou règle de conditionsOpérateur relationnelType de comparaisonValeur de comparaisonL'initiateur est un administrateur de gestion financière étudianteVous avez créé ce champ calculé à l’étape précédente.est égal àValeur spécifiée dans ce filtreNon
- Cliquez surOKpour finaliser la règle de conditions.
- Cliquez surOKpour exécuter la condition de l'étape.
Lorsqu’un membre du personnel externe lance des frais étudiants, Workday envoie une tâche à l’onglet
Mes tâches
de l’administrateur de la gestion financière étudiante pour approuver les frais. Une fois qu’un administrateur de gestion financière étudiante a approuvé les frais, Workday les inscrit dans le compte de l’étudiant. Les frais lancés par les administrateurs de la gestion financière étudiante n’ont pas besoin d’être approuvés pour être portés au crédit des comptes d’étudiants.