Concept : frais auxiliaires pour étudiants
Le bureau de Bursar inscrit généralement la plupart des frais étudiants dans des comptes d’étudiants et les planifie automatiquement. Toutefois, les services en dehors de Bursar doivent parfois inscrire des frais auxiliaires ad hoc sur des comptes d’étudiants. Exemple : les bibliothèques pourraient avoir à facturer aux étudiants des livres de bibliothèque en retard.
Les services en dehors de la Bursar ont plusieurs options pour inscrire les frais auxiliaires sur les comptes d’étudiants. Vous pouvez :
- Autorisez le personnel non rémunéré à la tâcheAppliquer des frais étudiants.
- Permettre au personnel non affecté à un poste de vide de demander à ce dernier d’inscrire les frais en son nom.
- Utilisez un Créateur d’interfaces Entreprise (EIB) pour charger les frais étudiants.
Tenez compte du niveau de connaissance de Workday par votre personnel et du volume de transactions lorsque vous sélectionnez une option.
Accès à la tâche Appliquer des frais étudiants
Vous pouvez permettre au personnel non rattaché à une prime d’utiliser la tâche
Imputer des frais étudiants
pour entrer manuellement les frais d’un seul étudiant à la fois.Le processus de gestion
Événement lié aux frais étudiants
sécurise et lance cette tâche, qui vous permet de :
- Accordez des autorisations de groupe de sécurité à des rôles précis.
- Utilisez des règles de conditions pour acheminer les frais qui remplissent certaines conditions au Bursar pour approbation.Exemple : vous pouvez exiger du Bursar qu’il approuve les frais auxiliaires supérieurs à 100 USD.
La sécurité contextuelle vous permet de contrôler davantage ce que le personnel non affecté à une prime peut faire avec la tâche. Vous pouvez :
- Limiter la disponibilité des éléments de frais à utiliser dans la tâche par le personnel non dépense.
- Configurez les affectations de rôles dans les entités universitaires associées aux éléments de frais.
Cette option convient mieux aux petits volumes de frais étudiants.
Demandes
Dans Workday, les demandes sont un outil flexible qui permet au personnel non budsar de demander que les Bursar inscrivent les frais en leur nom. Le membre du personnel externe peut préciser les détails des frais qu’il souhaite inscrire dans le corps de la demande. Vous pouvez configurer des demandes de sorte que, lorsque le personnel non boursier lance une demande, un membre du personnel boursar reçoit une tâche dans
Mes tâches
. Il utiliserait ensuite la tâche Imputer des frais étudiants
pour inscrire les frais demandés. Cette option exige la plus grande action de la part de plusieurs membres du personnel de services distincts et convient mieux aux volumes et aux fréquences relativement faibles.
Créateur d’interfaces Entreprise (EIB)
Vous pouvez utiliser un Créateur d’interfaces Entreprise entrant fondé sur l’opération de service Web
Import Charges for Students
pour charger les frais étudiants en bloc. Pour utiliser cette option :
- Fournissez un modèle de Créateur d’interfaces Entreprise au service externe.
- Le service externe charge les données obligatoires dans le modèle.
- Une personne désignée du Bursar qui dispose d’un accès sécurisé aux EIB en cours d’exécution charge les données dans les comptes d’étudiants.
Les intégrations sont mieux définies pour le traitement de volume élevé et sont planifiables, mais elles nécessitent des connaissances spécialisées et des niveaux plus élevés de coordination entre les services.