Éléments à prendre en compte pour la définition : contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants

De quoi s’agit-il?

Les contrats d’ organisme subventionnaire pour étudiants représentent l’une des façons dont les organisations externes ou des personnes, telles que les agences militaires, les établissements d’enseignement, les frais d’un poste international ou les programmes de frais de scolarité prépayés d’un État, peuvent couvrir une partie ou l’ensemble des frais d’études d’un ou de plusieurs étudiants. Il s’agit d’un type de contrat de tierce partie qui peut aider les étudiants à respecter leurs obligations financières auprès de l’établissement universitaire.

Vous pouvez gérer le financement des organisme subventionnaire et générer des factures directement dans Workday Student. Ce modèle de facturation fonctionne indépendamment de la structure des comptes de client de la gestion financière pour prendre en charge la facturation, la consolidation et la production de rapports propres aux étudiants.

Avantages pour l’entreprise

Joindre plusieurs remarques et documents directement aux enregistrements de facture .

Automatiser les décaissements et le traitement des paiements.

Automatiser la répartition des facture à l’aide des tâches d’impression et d’envoi par courriel.

Configurer des règles de calcul différentes pour différents montants de ligne de contrat .

Configurez plusieurs dispositions de formulaires commerciaux pour les factures d’organismes organisme subventionnaire pour étudiants et les factures consolidées organisme subventionnaire pour étudiants .

Configurer des calendriers de décaissements distincts pour les contrats d’organismes organisme subventionnaire et les attributions.

Permettre aux étudiants et aux administrateurs d’accéder facilement aux informations sur les contrat et les paiements.

Bénéficier visibilité sur les modalités et les obligations contrat , et réceptionner des notifications concernant les échéances.

Consolidez plusieurs factures d' organisme subventionnaire pour étudiants dans un seul document pour améliorer la visibilité et faciliter l'impression ou l'envoi par courriel de facture combinées à l' organisme subventionnaire.

Réduire les efforts manuels et les erreurs en copiant les contrats d’ organisme subventionnaire pour étudiants existants dans une nouvelle année attribution .

Effectuer le suivi des paiements d’ organisme subventionnaire .

Cas d’utilisation

Créez des factures consolidées pour des organismes subventionnaires ayant des préférences différentes.

Regrouper plusieurs factures d’étudiants pour un seul organisme subventionnaire dans un document consolidé.

Gérez les contrats pour les récompenses, les subventions et d’autres programmes aide financière avec des critères et des règles de décaissement précis.

Gérez différents types d’organismes subventionnaires, notamment des sociétés, des organismes gouvernementaux et des régimes d’épargne pour études.

Enregistrer et postuler des paiements pour la facturation des organisme subventionnaire pour étudiants , en séparant les factures des organisme subventionnaire des factures des client .

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Avez-vous besoin de calendriers de décaissements distincts pour les contrats d’organismes organisme subventionnaire et les attributions?	Vous pouvez utiliser la tâche Créer un calendrier de décaissement ou Créer un calendrier de décaissement du calendrier pour définir des plages de temps distinctes pour effectuer le versement des contrats d’organismes organisme subventionnaire et des attributions.
Utilisez-vous un système tiers pour gérer aide financière?	Lorsque vous utilisez un système tiers pour aide financière et que les fonds du contrat organisme subventionnaire ont une incidence sur aide financière , ne cochez pas la case Aucune incidence sur les FA dans la tâche Créer un contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants . Workday inclut toujours le contrat dans le rapport Total de l’aide financière . Vous ne pouvez pas effectuer de calculs pour un contrat’ organisme subventionnaire dans un système tiers.
Devez-vous utiliser des contrats d’ organisme subventionnaire pour étudiants pour les éléments attribution aide financière ?	Nous recommandons d’utiliser la fonctionnalité de Workday Financial Aid pour traiter aide financière.
De quelles informations sur les organismes organisme subventionnaire pour étudiants avez-vous besoin dans un rapport?	Tenez compte des questions suivantes lors de la création de rapports sur les contrat organisme subventionnaire pour étudiants : Quels contrats d’ organisme subventionnaire ont été décaissés? Si le décaissement a été effectué, quels contrats d’ organisme subventionnaire ont été facturés/payés? De quels autres renseignements avez-vous besoin à partir d’un rapport?
Voulez-vous recalculer et décaisser les contrats d’ organisme subventionnaire pour étudiants manuellement ou automatiquement?	Vous pouvez recalculer et décaisser manuellement les contrats d’ organisme subventionnaire pour étudiants à l’aide du menu des actions connexes de l’étudiant ou du contrat’ organisme subventionnaire pour étudiants sélectionné pour rechercher des tâches individuelles. Voir Débourser des paiements de contrats d'organismes subventionnaires pour étudiantsle Vous pouvez également définir le nouveau calcul et le décaissement automatique à exécuter pendant l’orchestration des emplois de nuit des étudiants en utilisant la tâche Mettre à jour les options financières des étudiants institutionnels pour cocher la case Traiter les contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants dans la tâche d’orchestration des emplois de nuit . Certains événements entraînent l’évaluation automatique des contrats d’organismes organisme subventionnaire pour étudiants . Voir Référence : réactions pour la Gestion financière étudiante .
Comment voulez-vous définir les montants des ligne de contrat ?	Vous pouvez définir les montants des ligne de contrat comme suit : Montants, où l’utilisateur entre un montant fixe. Calculs, où le montant est calculé de manière dynamique en fonction d’une règle. Si vous utilisez des calculs, vous pouvez utiliser la grille Règles propres aux montants des contrats dans la tâche Créer un contrat d’organisme subventionnaire pour étudiants pour configurer un calcul fondé sur des règles qui vous accordera la flexibilité de répondre aux exigences de l’organisme subventionnaire. Une fois la configuration terminée, assurez-vous de cocher la case Calculer le montant dans la même tâche.
Quel processus utilisez-vous pour la facturation et le décaissement?	Workday vous permet de créer le flux des travaux qui correspond le mieux à votre organisation et à vos accords d’ organisme subventionnaire : Effectuez les versements de paiements à l’étudiant, facture les organismes subventionnaires, puis enregistrez les paiements des organisme subventionnaire . Facturez les organismes subventionnaires, enregistrez les paiements des organisme subventionnaire , puis répartissez les paiements à l’étudiant.
Votre établissement utilise-t-il le modèle de facturation des organisme subventionnaire pour étudiants ?	Vous pouvez utiliser cette structure pour gérer la facturation, les factures, les ajustements de crédit et les refacturations des organisme subventionnaire directement dans Workday Student. Ce modèle fonctionne indépendamment de la structure des comptes de client de Financial Management afin que vous mettre à jour les enregistrements de facturation propres aux étudiants sans affecter les comptes généraux des client .
Les organismes subventionnaires exigent-ils une seule facture pour plusieurs étudiants ou contrats?	Vous pouvez regrouper plusieurs factures approuvées, impayées et partiellement payées pour un seul organisme subventionnaire dans une facture consolidée afin de pouvoir imprimer ou envoyer par courriel un seul document au lieu d’envoyer des factures individuelles.
Avez-vous besoin de documents de facture personnalisés?	Vous utilisez Business Intelligence and Reporting Tools (BIRT) pour créer des dispositions personnalisées. Pour postuler ces dispositions, vous devez définir des règles propres à la disposition des facture organisme subventionnaire pour étudiants et des règles propres à la disposition des facture consolidées d’organismes organisme subventionnaire pour étudiants pour associer les modèles BIRT au processus de facturation.
Comment voulez-vous formater vos numéros de facture ?	Vous configurez des générateurs de séquences d’identifiants uniques pour la mise en forme des factures individuelles, des refacturations, des ajustements de crédit et des factures consolidées. Vous pouvez définir ces séquences mondialement dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Étudiant , ou vous utilisez la tâche Modifier des définitions d’identifiants de société pour les définir au niveau de la société .
Comment voulez-vous produire des rapports sur le total des créances organisme subventionnaire ?	Vous devez générer des rapports distincts sur les factures de client et les factures d’organismes organisme subventionnaire pour étudiants . Nous concevons ces domaines de facturation pour qu’ils fonctionnent de manière indépendante, afin qu’ils ne action pas les mêmes rapports. Pour afficher le total des créances, vous devez combiner les données des deux éléments suivants : Le rapport Rechercher des factures d’organismes subventionnaires pour étudiants pour la facturation propre aux étudiants. Rapports de gestion financière pour la facturation habituelle des client .

Recommandations

Configurez les worktags de transaction pour les contrats d’ organisme subventionnaire pour étudiants . Voir Configurer des worktags pour des transactionsle

Exigences

Configurez votre société. Workday nécessite que les sociétés soient associées à toutes les entités universitaires pour le traitement des transactions financières des étudiants.

Créer et gérer des profils organisme subventionnaire à l’aide de la fonctionnalité Workday Financials Grant Management. Voir Définir et gérer les informations sur l’organisme subventionnairele

Créer de nouveaux contrats organisme subventionnaire pour chaque exercice attribution .

Limites

Les factures consolidées ne prennent en charge que les factures individuelles dont le statut est Approuvé
et dont le statut de paiement est Non payé
ou Partiellement payé
.

Vous ne pouvez pas utiliser les tâches et les rapports liés aux compte de client pour les contrats d’organismes organisme subventionnaire pour étudiants .

Lorsque vous créez un contrat’ organisme subventionnaire pour étudiants , vous pouvez entrer jusqu’à 9 999 lignes de contrat .

Vous pouvez créer jusqu’à 1 000 factures à la fois.

Configuration du locataire

Utilisez la tâche

Modifier la configuration du locataire - Étudiant

pour configurer des générateurs de séquences d’identifiants uniques pour les factures d’ organisme subventionnaire pour étudiants , les refacturations de facture’ organisme subventionnaire pour étudiants , les ajustements de crédit de facture organisme subventionnaire pour étudiants et les factures consolidées organisme subventionnaire pour étudiants . Vous pouvez également passer en revue les mappages de définitions d’identifiants pour les organismes subventionnaires à l’aide de la tâche

Modifier des définitions d’identifiants de société

.

Sécurité

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Gestion financière étudiante :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Manage: Gestion financière étudiante	Permet de configurer et de gérer les transactions de gestion financière étudiante.
Manage: Student Sponsor Contract Invoicing	Permet de configurer et de gérer les tâches liées à la facturation des contrats d' organisme subventionnaire pour étudiants , telles que l'affichage des détails des facture , la gestion des remarques et des pièces jointes, et d'effectuer des tâches de livraison telles que l'impression et l'envoi par courriel.
Manage: Student Sponsor Contracts Processing	Permet de créer, de modifier et d’afficher les contrats d’organismes organisme subventionnaire pour étudiants .
Manage: Student Sponsor Deposit - Cancel	Permet d’annuler un dépôt d’ organisme subventionnaire pour étudiants .
Manage: Student Sponsor Payment - Cancel	Permet d’annuler le paiement d’un organisme subventionnaire pour étudiants .
Manage: Student Sponsor Payment Processing	Permet de configurer et de gérer le traitement des paiements d’organismes organisme subventionnaire pour étudiants .
Manage: Student Sponsor Refund Processing	Permet de configurer et de gérer le traitement des remboursements des contrat organisme subventionnaire pour étudiants .
Manage: Student Sponsor Refunds - Cancel	Permet d’annuler les remboursements d’ organisme subventionnaire pour étudiants et les paiements de remboursements d’organismes organisme subventionnaire pour étudiants .
Process: Student Sponsor Refund Escheatment	Permet de mettre en déshérence les paiements de remboursement des organismes organisme subventionnaire pour étudiants .
Process: Student Sponsor Refund/Settlement	Permet de configurer et de gérer le règlement de remboursements d’ organisme subventionnaire pour étudiants .
Reports: Student Sponsor Contracts	Permet d’afficher des rapports sur les contrats d’organismes organisme subventionnaire pour étudiants .
Reports: Student Sponsor Payments	Permet d’afficher des rapports sur les paiements des organismes organisme subventionnaire pour étudiants .
Reports: Student Sponsor Refunds	Permet d’afficher des rapports sur les remboursements d’ organisme subventionnaire pour étudiants .
Set Up: Student Payments	Permet de configurer et de gérer les paiements d’étudiants.
Reports: Student Sponsor Invoicing	Donne accès aux données de rapport principales pour les factures individuelles et consolidées.
Process: Student Sponsor Invoices	Obligatoire pour la génération automatisée de factures à partir du processus de tâche en arrière-plan.
Manage: Student Sponsor Invoice - Cancel	Ce domaine permet d'annuler la facture d'un organisme subventionnaire pour étudiants .

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Financial Aid :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Manage: Financial Aid	Permet de configurer et de gérer aide financière aux étudiants.
Reports: Financial Aid Period Records	Permet d’afficher des rapports sur les dossiers de périodes aide financière .
Set Up: Discursements	Permet de configurer et de gérer les décaissements.

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Process: Payment Return	Vous permet de gérer les paiements retournés par la banque et d’afficher les rapports connexes.
Process: Settlement	Permet de gérer les problèmes liés aux paiements de remboursement des organisme subventionnaire pour étudiants .

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement en attente lié à des remboursements d'organismes subventionnaires pour étudiants	Si l’étudiant est admissible à un remboursement, ce processus de gestion vous permet de rembourser l’étudiant une fois que vous avez effectué un lot de règlement.
Événement lié à un dépôt d'étudiant	Permet de déposer des paiements d’étudiants.
Événement de paiement de décaissement à un étudiant	Permet d’effectuer le versement d’un paiement de contrat’ organisme subventionnaire pour étudiants .
Événement d'imputation d'un paiement d'organisme subventionnaire pour étudiants	Permet d’ postuler le paiement d’un organisme subventionnaire pour étudiants .
Événement lié à une facture d'organisme subventionnaire pour étudiants	Permet de générer des factures pour des lignes de contrat .

Production de rapports

Rapports	Éléments à prendre en compte
Rechercher des lignes de contrat d'organisme subventionnaire pour étudiants qui doivent être refacturées	Rechercher des lignes de contrat à facture de nouveau lorsque les montants des contrat organisme subventionnaire changent.
Rechercher des contrats d'organismes subventionnaires pour étudiants	Sert à rechercher des contrats d'organismes organisme subventionnaire pour étudiants en fonction d'attributs de contrat clés, tels que le nom du contrat, l'entité universitaire, l'exercice d'attribution, la date du contrat et l'organisme subventionnaire.
Rechercher des paiements d'organismes subventionnaires pour étudiants	Rechercher les détails de paiement organisme subventionnaire pour étudiants et postuler des paiements à des factures ou annuler l’imputation de paiements.
Rechercher des factures d’organismes subventionnaires pour étudiants	Il s’agit du principal outil de suivi du statut de facturation, de l’historique de livraison et des imputations de paiements. Ce rapport fournit des données propres au modèle de facturation d' organisme subventionnaire pour étudiants et ne nécessite pas l'accès aux domaines de rapport de gestion financière.
Rechercher des factures consolidées d'organismes subventionnaires pour étudiants	Les rapports Rechercher des factures consolidées d’organismes subventionnaires pour étudiants pour gérer les enregistrements de facturation groupée.
Détails du contrat d'organisme subventionnaire pour étudiants	Recherchez des contrats d’ organisme subventionnaire pour étudiants pour l’exercice attribution sélectionné.
Utilisation des contrats d’organismes subventionnaires pour étudiants	Offre un affichage visuel de l’utilisation des contrat organisme subventionnaire pour étudiants par année attribution .
Rechercher des groupes de lots d'impression de factures d'organismes subventionnaires pour étudiants	Permet de surveiller et d’auditer la génération et la livraison en bloc des factures d’organismes organisme subventionnaire individuels. Vous pouvez utiliser ce rapport pour : Suivez la progression des tâches de génération de PDF à grande échelle et de distribution de courriels. Vérifiez que les organismes subventionnaires individuels ont reçu leurs factures. Passer en revue les cycles de facturation historiques pour des entités universitaires ou des organismes subventionnaires précis.
Rechercher des groupes de lots d'impression de factures consolidées pour des organismes subventionnaires d'étudiants	Permet de gérer le traitement en bloc et la livraison de relevés de facturation unifiée. Vous pouvez utiliser ce rapport pour : Veiller à ce que plusieurs factures individuelles soient compilées avec succès en un seul document consolidé. Coordonner la livraison en masse de courriels pour les organismes subventionnaires qui ont besoin d’une facturation groupée. Rapprochez le nombre de documents générés par rapport aux événements de livraison terminés avec succès.

Intégrations

Intégrations ou services Web	Éléments à prendre en compte
Bulk Import Put Student Sponsor Recalculation Schedule	Traite de manière asynchrone plusieurs instances de la planification de nouveau calcul d’organisme subventionnaire pour étudiants.
Get Pending Student Sponsor Refunds	Récupère les remboursements d' organisme subventionnaire pour étudiants par identifiant de référence. Si vous ne fournissez pas d’identifiants de référence, le service Web récupère tous les remboursements d’ organisme subventionnaire pour étudiants .
Get Student Sponsor Contracts Put Student Sponsor Contract	Récupère, crée ou met à jour un contrat' organisme subventionnaire pour étudiants . Si vous ne fournissez pas d’identifiants de référence, le service Web récupère tous les contrats d’organismes organisme subventionnaire pour étudiants .
Get Student Sponsor Invoices	Récupère les factures des organismes organisme subventionnaire pour étudiants . Si vous ne fournissez aucun critère de demande , le service Web récupère toutes les transactions.
Get Student Sponsor Recalculation Schedules Put Student Sponsor Recalculation Schedule	Récupère, crée ou met à jour les horaires de nouveaux calculs chaque soir contrat organisme subventionnaire pour étudiants . Si vous ne fournissez pas d’identifiants de référence, le service Web récupère tous les horaires de recalculs suite aux contrat organisme subventionnaire pour étudiants .
Import Student Sponsor Contract	Importe un seul contrat’ organisme subventionnaire pour étudiants avec plusieurs lignes. Vous pouvez ajouter ou modifier des lignes par identifiant. Lorsque vous modifiez le contrat d'un organisme subventionnaire , le fait de laisser les lignes de contrat existantes ne les retirera pas du contrat.
Import Student Sponsor Payment	Importe les paiements d’ organisme subventionnaire pour étudiants avec un dépôt facultatif créé.
Import Total Financial Aid	Crée de nouveaux ensembles aide financière avec les données attribution à un étudiant fournies pour un étudiant, défini par l' entité universitaire institutionnelle . Les attributions à l'étudiant indiquées dans la demande remplaceront toutes les attributions actuelles dans l' aide financière de l'étudiant . Toute exonération de frais étudiants ou tout contrat organisme subventionnaire pour étudiants d'un ensemble d'aide financière existant sera ajouté à l'ensemble nouvellement créé pour la même période universitaire.
Soumettre un remboursement en attente de l'organisme subventionnaire pour étudiants	Crée des remboursements en attente organisme subventionnaire pour étudiants .
Soumettre une facture de l'organisme subventionnaire pour étudiants	Permet de créer des factures d’ organisme subventionnaire individuelles pour un traitement à faible volume.
Get Student Sponsor Invoices	Permet de récupérer des données détaillées de la facture , y compris le statut, les montants et les lignes de contrat associées.
Get Student Sponsor Invoice Business Form Layout Rules Put Student Sponsor Invoice Business Form Layout Rule	Permet de récupérer, de créer ou de mettre à jour les règles de disposition des factures imprimées. Vous pouvez définir ces règles pour associer des dispositions précises à des factures en fonction du type, de organisme subventionnaire et de la devise. Ces services sont réservés à la mise en œuvre et ne prennent pas en charge la fonctionnalité du Créateur Créateur d'interfaces Entreprise (EIB) .
Get Consolidated Student Sponsor Invoices Put Consolidated Student Sponsor Invoice	Permet de récupérer ou de créer des factures consolidées en fonction de critères tels que entité universitaire, organisme subventionnaire ou le contrat. Vous permet d’afficher les données en fonction de votre profil de sécurité. vous ne voyez que les données des établissements auxquels vous avez accès.
Bulk Import Submit Student Sponsor Invoice	Permet de créer des factures d’ organisme subventionnaire pour étudiants en bloc à partir de données importées. Vous utilisez ce service pour traiter plusieurs factures de manière asynchrone pour différents organismes subventionnaires et contrats d’ organisme subventionnaire pour étudiants dans une seule demande. Nous lancer le processus de gestion Événement lié à une facture d’organisme subventionnaire pour étudiants pour chaque facture afin de générer la facture avec des identifiants de séquence et de référence configurés, et de l’afficher dans l’ interface utilisateur de Workday .

Connexions et interactions

Fonctions	Éléments à prendre en compte
Aide financière	Vous utilisez l’aide financière pour configurer les calendriers de décaissements. Les contrats d’organismes subventionnaires sont inclus dans les lignes de l’ensemble d’aide financière.
Subventions	Vous configurez les organismes subventionnaires pour étudiants dans les subventions.
Rapports et analyses	Vous configurez des dispositions de formulaires commerciaux pour les paiements d’ organisme subventionnaire pour étudiants et les factures à l’aide de Report Designer.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.