Éléments à prendre en compte pour la définition : plans d’engagement des étudiants

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des plans d’engagement des étudiants. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

Un plan d’engagement pour étudiants regroupe les éléments d’engagement, tels que des notifications ou des courriels, et les envoie aux destinataires aux heures prévues.

Avantages pour l’entreprise

Les plans d’engagement des étudiants vous permettent de gagner du temps et des efforts en vous permettant de planifier des éléments d’engagement associés à l’avance. Ils vous offrent également la possibilité de personnaliser les destinataires des éléments d’engagement. Vous pouvez utiliser ce qui suit :

Des rapports personnalisés pour définir les publics étudiants auxquels les plans d’engagement s’appliquent.

Des types de destinataires pour envoyer des éléments d’engagement aux personnes affiliées aux étudiants dans le public, telles que les parents ou les répondants.

Des règles de conditions pour envoyer des éléments d’engagement individuels à des sous-ensembles du public.

Cas d’utilisation

Les cas d’utilisation des plans d’engagement pour les étudiants incluent :

De marketing pour une campagne de recrutement d’étudiants. Faites la promotion de votre établissement, envoyez des messages de bienvenue aux candidats potentiels qui communiquent avec vous, invitez-les à postuler et rappelez-leur les dates limites de candidature.

Rappelant aux étudiants les dates limites d’inscription à venir.

En complément des notifications d’autres structures. Exemple : une fois la configuration effectuée, Workday avertit les étudiants lorsque leurs attributions d’aide financière sont décaissées. Vous pouvez utiliser un plan d’engagement pour envoyer des courriels de suivi rappelant aux étudiants qu’ils acceptent leurs attributions.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
À quels publics étudiants devez-vous envoyer des éléments d’engagement?	Chaque plan d’engagement prend en charge un public d’étudiant unique, et vous pouvez utiliser des règles de conditions propres aux étudiants pour limiter le public des éléments d’engagement individuels. Envisagez de créer un public d’étudiants aussi large que possible afin d’augmenter vos options pour chaque élément et de réduire le nombre de plans à mettre à jour.
Envisagez-vous d’utiliser des règles de conditions propres aux étudiants pour limiter le public des éléments d’engagement individuels?	Lorsque vous créez une règle de conditions propre aux étudiants, assurez-vous que la catégorie et l'entité universitaire de la règle de conditions sont cohérentes avec celles du plan d'engagement.
Combien de destinataires êtes-vous satisfait pour recevoir un élément d’engagement en même temps sans approbation?	Vous pouvez spécifier un seuil de destinataire pour les plans d’engagement, qui correspond au nombre de destinataires au-dessus duquel Workday doit approuver avant d’envoyer des éléments d’engagement. Les seuils de destinataires vous permettent de mieux contrôler les communications très visibles et d’éviter d’envoyer des communications erronées à un grand nombre de destinataires. Vous pouvez configurer un seuil par défaut pour votre établissement ainsi que des seuils personnalisés pour les plans d’engagement.
Quels types d’adresses de courriel vos destinataires sont-ils susceptibles d’avoir? (Par exemple, institutionnel, domicile, travail)	Vous pouvez prioriser les types de courriels auxquels un plan d’engagement envoie des courriels. Lorsqu’un destinataire a plusieurs adresses de courriel dans Workday, Workday envoie des courriels au premier type de courriel applicable dans la liste de priorités. Le destinataire ne recevra pas de courriels en double à chaque adresse applicable. Lorsqu’un destinataire n’a aucun des types d’adresses de courriel prioritaires, il ne reçoit pas de courriels du plan d’engagement, même s’il a d’autres types d’adresses de courriel dans Workday.
Envisagez-vous d’envoyer des éléments d’engagement imprimés?	Vous ne pouvez envoyer des éléments d'engagement imprimés qu'aux personnes dont le type de destinataire est Étudiant. Workday n’envoie pas directement les éléments d’engagement imprimés aux destinataires. À la place, lorsque le plan d’engagement s’exécute, Workday envoie une tâche au coordonnateur des courriels Mes tâches. Le coordonnateur de la poste est responsable de l’impression et de l’envoi des éléments d’engagement imprimés.
À quelle fréquence un plan d’engagement doit-il être exécuté?	Lorsqu’un plan d’engagement s’exécute, Workday évalue tous les éléments d’engagement qu’il contient et l’ensemble de son public étudiant. Workday envoie ensuite tous les éléments d’engagement actifs que les destinataires admissibles n’ont pas encore reçus. Pour optimiser la performance, évaluez à quelle fréquence vous avez besoin d’exécuter le plan et envisagez de l’exécuter uniquement aussi fréquemment que nécessaire. De nombreuses communications peuvent être exécutées une fois par jour, d’autres peuvent devoir être exécutées plusieurs fois par jour. Les articles urgents peuvent nécessiter des exécutions encore plus régulières, par exemple toutes les 15 minutes.
Quand les plans d’engagement doivent-ils être exécutés?	Vous pouvez planifier une exécution d’engagements qui évalue régulièrement tous les plans d’engagement de votre établissement. Workday recommande de ne configurer qu’un seul calendrier à l’échelle de l’établissement. Vous pouvez également configurer des calendriers pour des plans d’engagement individuels qui nécessitent des fréquences d’exécution différentes. Pour optimiser la performance, évitez de planifier des exécutions d'engagements une heure avant ou après l'orchestration des emplois de nuit des étudiants. L’orchestration des emplois de nuit des étudiants commence à 01:00:00 dans votre fuseau horaire, ou à l’heure du Pacifique, si vous n’avez pas configuré de fuseau horaire pour votre locataire.

Recommandations

Créer un public d’étudiants aussi large que possible tout en atteignant les objectifs des plans d’engagement. Vous pouvez toujours limiter le public d’un élément d’engagement individuel dans un plan, mais vous ne pouvez pas l’élargir. Un large public d’étudiants réduit le nombre de plans d’engagement à créer et à mettre à jour.

Évitez de créer des publics d’étudiants à partir de recherches enregistrées. Seul l’auteur d’une recherche enregistrée peut y accéder et, si l’auteur quitte l’établissement, la recherche enregistrée devient accessibles.

Configurez un seuil de destinataires pour votre établissement afin d’éviter d’envoyer des communications erronées à un public important.

Pour optimiser la performance, planifiez l’exécution des plans d’engagement uniquement aussi fréquemment que nécessaire et évitez de planifier des exécutions une heure avant ou après l’orchestration des emplois de nuit des étudiants.

Exigences

Aucune incidence.

Limites

Aucune incidence.

Configuration du locataire

Dans la tâche

Modifier la configuration du locataire - Notifications

, configurez différents paramètres de notification à l’échelle du locataire, notamment :

D'une

configuration SMTP par défaut

pour les notifications par courriel.

Une règle de routage à l’étudiant pour les notifications poussées.

Sécurité

Domaine	Éléments à prendre en compte
Domaine Manage: Student Audiences dans le domaine fonctionnel Campus Engagement.	Permet de créer, de modifier, de désactiver et de supprimer des publics étudiants.
Domaine Set Up: Student Eligibility Rules dans le domaine fonctionnel Academic Advising.	Permet de créer et de modifier des règles de conditions propres aux étudiants.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement lié à un plan d'engagement	Vous permet de créer, de modifier et de copier des plans d'engagement des étudiants.
Événement lié aux messages d'étudiants	Permet de créer, de modifier et de copier des messages aux étudiants.
Événement lié à un élément imprimé de l'étudiant	Permet de créer, de modifier et de copier des éléments d’engagement imprimés.
Événement d'affectation d'élément d'engagement imprimé	Permet d'afficher et d'envoyer des éléments d'engagement des étudiants imprimés, et de les informer sur ceux-ci.

Production de rapports

Vous pouvez utiliser les rapports suivants pour faire le suivi des éléments d’engagement, des plans d’engagement et des exécutions d’engagement :

Rechercher des éléments d'interactions avec les étudiants

Rechercher des plans d'engagement pour les étudiants

Afficher des exécutions d'interactions avec les étudiants planifiées

Intégrations

Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour importer et exporter des publics étudiants :

Obtenir des publics d'étudiants

Charger un public d'étudiants

Connexions et interactions

Fonction	Éléments à prendre en compte
Notification Designer	Vous pouvez utiliser des modèles de notification pour personnaliser la disposition et la conception des messages aux étudiants.
Workday Studio	Vous pouvez utiliser Workday Studio pour créer des dispositions de gestion personnalisées à utiliser dans les éléments d’engagement des étudiants imprimés.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Référence : orchestration des emplois de nuit des étudiants