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Dernière mise à jour : 2023-06-23
Créer et passer en revue une distribution de documents pour étudiants

Créer et passer en revue une distribution de documents pour étudiants

Sécurité :
  • Dans le domaine fonctionnel Action Items and Holds, configurez :
    • Processus de gestion
      Événement de distribution d’étudiants
       .
    • Domaine
      Manage: Student Document Distribution
       .
  • Les autorisations pour afficher le domaine
    Document Library
     dans le domaine fonctionnel System.
Assurez-vous que :
  • Le groupe de sécurité créant la distribution est le groupe de sécurité fondé sur des rôles configuré pour lancer le processus de gestion.
  • La catégorie de documents est disponible pour le groupe de sécurité qui crée la distribution.
Vous créez une distribution de documents à un étudiant, puis vous affichez la distribution. Vous envoyez les documents inclus dans la distribution aux :
  • Étudiants précis
  • Populations étudiantes provenant de rapports personnalisés et de recherches enregistrées
  • Coordonnées d'étudiants
Workday fournit les sources de données suivantes pour créer des populations d'étudiants pour les recherches enregistrées et les rapports personnalisés :
Dossiers de périodes d'aide financière
,
Dossiers universitaires
, et
Étudiants
.
Vous pouvez envoyer la même distribution à une autre population d’étudiants une fois la tâche de distribution terminée.
  1. Accédez à la tâche
    Create Student Document Distribution
     .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Nom
    Entrez un nom unique pour cette distribution.
    Entité universitaire
    Sélectionnez l’entité universitaire la plus élevée ou l’un des établissements qui en dépendent.
    Date d'effet du document
    La date d’effet du document.
    Document
    Sélectionnez le document que vous souhaitez que les étudiants passent en revue.
    Sécurité : domaine
    Document Library
     dans le domaine fonctionnel System.
    Workday crée des documents à l’aide de la tâche
    Créer un document
     (rattachée au domaine fonctionnel System aux fins de sécurité).
    Workday détermine les catégories de documents à partir de catégories prédéfinies par Workday et de catégories institutionnelles.
    Vous devez appartenir au groupe de sécurité autorisé pour afficher la catégorie de documents.
    Options de signature
    Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les destinataires accusent réception du document ou fournissent une signature électronique.
    Si vous sélectionnez les options, incluez des instructions, une ligne de signature ou une remarque confirmant la conformité ou la réception.
    Nous ne prenons pas en charge les signatures électroniques DocuSign ou Adobe pour le moment.
    Ajouter
    Cliquez sur
    Ajouter
     pour ajouter un autre document à l’évaluation.
  3. Pour accéder à la tâche
    Distribute Student Document
     , cliquez sur
    Distribute
     après avoir créé les documents à distribuer.
    L’action
    Distribuer
     lance le processus de gestion. Vous pouvez créer une distribution et la distribuer ultérieurement à votre public. La tâche
    Distribute Student Document
     est également disponible à partir de la recherche globale.
  4. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Nom de la distribution
    Entrez un nom unique pour désigner l'événement de distribution.
    Vous pouvez réutiliser la même distribution à l’avenir pour l’envoyer à différents publics étudiants.
    Distribuer à
    Sélectionnez l’une des options suivantes pour distribuer :
    • Étudiants
       : sélectionnez un ou plusieurs étudiants.
    • Rapport personnalisé
       : sélectionnez une valeur parmi les rapports auxquels vous avez accès.
    • Recherche enregistrée
       : sélectionnez une valeur parmi les recherches enregistrées que vous avez créées.
    • Regroupement d’étudiants
       : sélectionnez une cohorte d’étudiants au sein de l’établissement pour lequel vous créez la distribution.
  5. Une fois la tâche terminée, affichez les détails du traitement.
    Cliquez sur
    Actualiser
     pour mettre à jour le processus. Révisez le processus.
Une fois que Workday a terminé la tâche :
  • Accédez au rapport
    View Student Document Distribution
     et sélectionnez la distribution que vous avez créée.
  • Passez en revue les détails de la distribution et son statut global.
  • Passez en revue les détails de chaque bénéficiaire en cliquant sur le numéro dans la colonne
    Destinataires
     .
Cliquez sur
Distribuer
 pour envoyer la distribution à un autre type d'étudiant.