Éléments à prendre en compte pour la définition : blocages liés aux étudiants
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de blocages liés aux étudiants. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les blocages liés aux étudiants sont des blocs que vous placez sur des processus, tels que l’inscription à des cours ou la réception d’une aide financière. Le blocage est en place jusqu’à ce que l’étudiant résoudre le motif du blocage.
Les titulaires d’étudiants dans Workday se composent de trois attributs :
- Motif de blocage, comme des paiements en retard ou des livres de bibliothèque en retard.
- Le type de blocage, tel que l'inadmissibilité à un relevé de notes ou à la réception d'un relevé de notes.
- Bloquer le contexte, par exemple, bloquer un processus pour tous les établissements ou un établissement subordonné.
Avantages pour l’entreprise
Avec les blocages étudiants, vous pouvez :
- Créez des motifs de blocage propres à votre établissement et qui contribuent à mettre en application vos politiques institutionnelles.
- Configurez plusieurs types de blocages pour un seul motif de blocage, ce qui vous permet d’économiser du temps et des efforts.
- Définissez la sécurité fondée sur des segments pour les motifs de blocage. Assurez-vous que les utilisateurs appropriés ont accès à la création, à l’application, au remplacement et au retrait de motifs de blocage.
- Appliquer automatiquement des blocages en masse à des groupes d’étudiants en fonction de critères que vous définissez. Les blocages en masse éliminent le besoin de créer des blocages individuellement pour chaque étudiant.
- Définir des processus de gestion avec approbations et notifications pour vous permettre de gérer efficacement les blocages.
Cas d’utilisation
Vous pouvez appliquer un blocage des inscriptions ou un blocage des diplômes si un étudiant :
- A un solde en retard.
- Ne déclare pas son année d’âge majeure.
- Manque des classes.
- A des notes faibles ou d’échec.
- Ne se conforme pas aux politiques universitaires.
- N’a pas de vérification fédérale.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels motifs de blocage voulez-vous configurer? | Alignez les motifs de blocage avec vos politiques institutionnelles.
Assurez-vous que :
|
Quels types de blocages fonctionnent le mieux pour les motifs que vous avez configurés? | Les processus que vous souhaitez bloquer pour le motif de blocage. Exemple : vous pouvez empêcher les étudiants qui ont des livres de bibliothèque en retard de s’inscrire à plus de cours et d’obtenir un relevé de notes. |
Dans quel contexte voulez-vous appliquer des blocages? | Le contexte pour un type de blocage. Exemple : vous pouvez empêcher un étudiant de s’inscrire à des cours dans tous les établissements ou dans un seul établissement. |
Comment voulez-vous configurer la sécurité des blocages? | Pour sécuriser les blocages, déterminez quels groupes peuvent :
Vous pouvez utiliser la sécurité fondée sur des segments pour sécuriser les motifs de blocage. Déterminez si vous souhaitez créer des groupes de sécurité fondés sur des segments pour créer et gérer des motifs de blocage différents. |
Quand voulez-vous utiliser les blocages en masse ou les blocages individuels? | Vous pouvez :
|
Devez-vous remplacer un blocage pour une période donnée? | Gardez à l’esprit les exceptions fondées sur des circonstances particulières.
Donner accès à un sous-ensemble plus restreint d’utilisateurs pour retirer les blocages et les remplacer. |
Recommandations
- Ajoutez de nouveaux motifs de blocage à un segment de sécurité. Seuls les groupes configurés dans la politique de sécurité de domaine ou de processus de gestion ont accès au nouveau motif. Seuls les utilisateurs ayant accès au segment de sécurité ne verront pas les nouveaux motifs de blocage.
- Créez un segment obligatoire et autoriser des groupes à accéder à ce segment. Workday prend l’accès de sécurité le plus large de l’utilisateur. Modifiez l’accès de sécurité que vous accordez aux groupes non segmentés.
- Harmoniser les droits d’accès au domaineAccess Hold Reasonset aux processus de gestionOverride Student Hold AssignmentetRemove Student Hold Event.
- Configurez vos groupes de sécurité fondés sur des segments directement dans le processus de gestion. Vous pouvez le faire, car le motif de blocage lance les processus de gestion.
- Quand vous configurez des groupes de sécurité dans la politique de processus de gestion, gardez à l’esprit que :
- Les groupes fondés sur les utilisateurs ont l’autorisation de remplacer ou de retirer toute affectation de blocage.
- Les groupes fondés sur des rôles ont l’autorisation de remplacer ou de retirer toute affectation de blocage. Pour les remplacer ou les retirer, ils ont un rôle dans l’entité universitaire ou le niveau universitaire associé au motif de blocage pour affectation.
- Les groupes fondés sur des segments ont l’autorisation de remplacer ou de retirer toute affectation de blocage ayant des motifs dans leur segment sécurisé.
- Définissez un processus de révision des blocages en masse.
- Assurez-vous que le rapport personnaliséExécutions de gestion des opérations en masses’exécute dans les cinq minutes; sinon, il expire.
Exigences
Aucune incidence.
Limites
Vous ne pouvez pas appliquer un blocage des relevés de notes à un étudiant actif ou à un dossier universitaire historique. Empêcher que les relevés de notes ne soient bloqués pour les étudiants actifs ou les dossiers universitaires historiques vous permet de gérer facilement les étudiants dans plus d’un établissement.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Action Items and Holds :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Motifs de blocage de l'accès
| Permet d’accéder aux motifs de blocage à partir de l’invite Motif de blocage dans le processus de gestion Appliquer un blocage lié aux étudiants .
Vous pouvez ajouter l’un des types de groupes de sécurité suivants au domaine :
Assurez-vous que l’utilisateur qui définit la tâche Gestion des opérations en masse peut afficher les motifs de blocage pertinents. |
Manage: Appliquer des blocages
| Déterminez qui peut appliquer un blocage pour quel motif de blocage. Exemple : un brouillon du bureau d’aide financière peut appliquer un blocage de paiement, tandis qu’une personne qui travaille dans le bureau des admissions peut appliquer un blocage d’inscription.
Déterminez qui a accès à la tâche Mettre à jour un blocage lié à un étudiant pour pouvoir modifier un blocage.Activez l’accès pour les utilisateurs qui ont accès au motif de blocage. |
Domaine Set Up: Hold Reasons.
| Déterminez quels utilisateurs peuvent créer des motifs de blocage.
Pour limiter l’accès aux motifs de blocage, configurez la sécurité fondée sur des segments. |
Définir les segments Motif de blocage
| Évaluez quels groupes ou utilisateurs peuvent créer et gérer des segments de sécurité pour des motifs de blocage.
Si un utilisateur ou un groupe peut créer des motifs de blocage, donnez-lui l’accès pour insérer ces motifs dans un segment de sécurité. Lorsque vous créez de nouveaux motifs de blocage, déterminez si vous devez les ajouter à des segments de sécurité nouveaux ou existants. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Descriptions |
|---|---|
Événement d'application d'un blocage lié aux étudiants
| Applique un blocage sur un compte d’étudiant. |
Événement terminé lié à un élément d'action
| Définit un élément d’action pour téléverser des documents et les acheminer pour approbations, s’il est configuré. |
Remplacer l'affectation de blocage aux étudiants
| Permet un remplacement temporaire de l’affectation de blocage. |
Événement de retrait de blocage lié aux étudiants
| Supprime le blocage du compte d’étudiant. |
Production de rapports
Noms de rapports | Descriptions |
|---|---|
Rechercher des motifs de blocage lié aux étudiants
| Permet d'afficher tous les blocages, y compris les blocages inactifs, par niveau universitaire, entité universitaire et types de blocages. |
Rechercher des étudiants avec des blocages
| Permet d’afficher les étudiants par types de blocages et par motifs de blocage. |
Afficher les blocages actifs
| Permet d'afficher les blocages actifs pour un étudiant. |
Afficher les blocages résolus
| Permet d'afficher les blocages résolus pour un étudiant. |
Afficher des exécutions de blocages en masse planifiées
| Permet d’afficher les exécutions planifiées lorsque Workday applique plusieurs blocages à l’aide de la gestion des opérations en masse. |
Afficher des exécutions de retraits en masse planifiées
| Permet d’afficher les exécutions planifiées lorsque Workday retire plusieurs blocages à l’aide de la gestion des opérations en masse. |
Intégrations
Vous pouvez utiliser les opérations de services Web suivantes pour obtenir plus d’information sur les blocages liés aux étudiants et les motifs de blocage et les appliquer.
- Permet d'obtenir des affectations de blocages pour étudiants
- Motifs de blocage pour étudiants
- Bloquer une affectation d'étudiant
- Motif de blocage des étudiants
Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour affecter des actions liées aux blocages aux étudiants dans un système de tierce partie et transférer leurs réponses dans Workday :
- Événements liés à un élément d'action pour obtenir des résultats
- Événement de chargement d'un élément d'action terminé
Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.