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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-09-08
Étapes : gérer les correspondances d’étudiants historiques

Étapes : gérer les correspondances d’étudiants historiques

  • Chargez les étudiants historiques dans Workday dans le cadre de votre processus de mise en œuvre.
  • Créez des postulants étudiants.
Vous pouvez configurer Workday pour mettre automatiquement en correspondance les étudiants historiques avec les étudiants ou les postulants actifs, ce qui vous permet de déterminer à quel moment les étudiants reviennent dans votre établissement. Pour les locataires Workday avec plusieurs établissements, vous pouvez uniquement :
  • Associer le dossier d’étudiant actif au même dossier universitaire historique d’étudiant s’il est associé au même établissement.
  • Fusionner les enregistrements historiques avec les enregistrements actifs uniquement s’ils appartiennent à un seul établissement.
  • Associer, fusionner et afficher les dossiers des établissements auxquels vous avez accès.
Workday met en évidence les correspondances exactes et suggérées à l’aide de règles fondées sur les éléments suivants :
  • Identifiant national.
  • Nom de famille et Identifiant d’étudiant.
  • Nom de famille et date de naissance.
Workday effectuera automatiquement ce qui suit :
  • Désigne un étudiant historique et un étudiant ou un postulant actif comme correspondances s’ils satisfont à la règle propre à l’identifiant national.
  • Suggère un étudiant historique comme correspondance à un étudiant ou à un postulant actif s’il satisfait uniquement à l’une ou l’autre des règles restantes, ou aux deux.
  1. Accédez à la tâche
    Planifier la mise en correspondance d’étudiants historiques et de étudiants
     .
    Pour les locataires ayant plusieurs établissements, la
    tâche Établir la correspondance d’étudiants historiques avec des étudiants
     trouve les correspondances suggérées uniquement au sein du même établissement. Même s’il existe des enregistrements d’étudiants historiques et d’étudiants actifs dans plus d’un établissement, la tâche renvoie les correspondances uniquement au sein du même établissement dans le rapport
    Rechercher des correspondances suggérées d’étudiants historiques
     .
    Planifiez la fréquence de la tâche.
    Sécurité : domaine
    Manage: Historical Academic Records
     dans le domaine fonctionnel Student Records.
  2. Accédez au rapport
    Rechercher des correspondances suggérées d’étudiants historiques
     .
    Pour les locataires ayant plusieurs établissements, l’invite
    Établissement
     affiche l’historique des correspondances d’étudiants en fonction de leurs établissements associés.
    Passez en revue les correspondances suggérées par Workday entre les étudiants historiques et les postulants étudiants.
    Sécurité :
    domaine Reports: Historical Student Matching
     dans le domaine fonctionnel Student Records.
  3. Accédez à la tâche
    Corriger les correspondances suggérées d’étudiants historiques
     .
    Dans le menu des actions connexes d’un étudiant ou d’un postulant actif avec une correspondance suggérée, sélectionnez
    Étudiant historique
    Résoudre la correspondance suggérée
    .
    Permet de résoudre une correspondance suggérée entre un étudiant historique et un étudiant ou un postulant actif en tant que correspondance ou non.
    Sécurité : domaine
    Manage: Historical Academic Records
     dans le domaine fonctionnel Student Records.
  4. Accédez à la tâche
    Retirer une correspondance avec des étudiants historiques
     .
    À partir du menu des actions connexes d’un étudiant ou d’un postulant actif ayant une correspondance existante, sélectionnez
    Historical Student Student
    Match
    .
    Retirez une correspondance existante entre un étudiant historique et un étudiant ou un postulant actif qui n'est pas la même personne.
    Sécurité : domaine
    Manage: Historical Academic Records
     dans le domaine fonctionnel Student Records.
  5. (Facultatif) Accédez à la tâche
    Actualiser la tâche Établir la correspondance d’étudiants historiques avec des étudiants
     .
    Pour mettre à jour les correspondances d’étudiants historiques et de dossiers actifs, exécutez la tâche pour mettre à jour la tâche Établir la
    correspondance d’étudiants historiques avec des étudiants
     . Après avoir confirmé l’action, Workday réexécute la tâche pour tous les étudiants historiques, les étudiants et les postulants actifs dans le locataire. Workday met en correspondance les dossiers universitaires actifs et les dossiers universitaires historiques uniquement si l’établissement associé aux dossiers est le même.
    Les utilisateurs ayant accès à un seul des établissements associés à l’un ou l’autre enregistrement peuvent afficher l’enregistrement uniquement dans le rapport
    Rechercher des correspondances suggérées d’étudiants historiques
     .
    Sécurité : domaine
    Manage: Historical Academic Records
     dans le domaine fonctionnel Student Records.
Les étudiants historiques que vous ou Workday confirmez comme étant une correspondance avec des étudiants ou des postulants actifs restent connectés à l’étudiant lors de son inscription.
À moins que vous n’exécutiez la tâche
Actualiser la tâche Mettre en correspondance des étudiants historiques avec des étudiants
 dans les exécutions futures de la tâche de mise en correspondance, Workday n’évaluera pas les combinaisons d’étudiants historiques et d’étudiants actifs ou de postulants pour une correspondance que vous avez déjà :
  • Confirmées.
  • Rejetées.
  • Supprimées.
Vous pouvez créer un rapport personnalisé pour afficher les correspondances entre les étudiants historiques et les étudiants ou postulants historiques à l’aide de la source de données de rapport
Historical Match Reconciliations
 .
Pour plusieurs établissements, les utilisateurs peuvent afficher l’historique des rapprochements correspondants uniquement aux établissements auxquels ils ont accès.