Importer des données
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Importateur de données
.Vous pouvez créer de nouveaux contrats, projets ou fournisseurs dans Workday Strategic Sourcing (WSS) et actualiser les données existantes dans WSS à l’aide de l’outil
Importateur de données
. Vous pouvez également téléverser les codes de marchandise que vous et vos fournisseurs utilisez.Workday recommande de tester les importations de données dans votre environnement de bac à sable, car vous ne pouvez pas supprimer en masse des données dans WSS.
- Sélectionnez .
- Téléchargez le modèle qui correspond au type de données que vous importez :
- Codes de marchandise
- Contrats
- Options personnalisées
- Projets
- Fournisseurs
- Entrez et enregistrez vos données dans le modèle que vous avez téléchargé. Pour cette étape, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Onglet Dictionnaire de donnéesDétaille la configuration des paramètres du compte pour servir de référence lors du remplissage des onglets.Modèle de codes de marchandiseChaque rangée représente un nouvel enregistrement ou des mises à jour apportées à un enregistrement existant au fur et à mesure que vous ajoutez des données à importer.Lorsque vous disposez à la fois de Workday et de Strategic Sourcing, Workday vous recommande de configurer vos codes de marchandise dans Workday et d’exporter la liste à l’aide du Créateur d’interfaces Entreprise. Vous pouvez ensuite transférer vos codes de marchandise vers le modèle d’importation de données pour les téléverser dans WSS.Modèle de contratsChaque rangée représente un nouvel enregistrement ou des mises à jour apportées à un enregistrement existant au fur et à mesure que vous ajoutez des données à importer. Ce modèle contient les onglets supplémentaires suivants :- Jalons.
- Parties prenantes.
- Fournisseurs.
Vous pouvez également importer des contrats dans une hiérarchie. Voir Importer des contrats avec une hiérarchie de contrats.Modèle d'options personnaliséesLes champs personnalisés qui peuvent être importés dans Strategic Sourcing sont répertoriés dans la colonneNom du champde l’ongletOptions personnaliséesdu modèle. Les options actuelles sont répertoriées à côté du nom de champ respectif. Pour ajouter une nouvelle option de champ personnalisé, ajoutez le nom du champ dans une nouvelle rangée et la nouvelle option. Ajoutez chaque nouvelle option à une nouvelle rangée.EntrezAjouterouSupprimerà une option dans la colonneAction. Vous ne pouvez pas supprimer les options qui sont actuellement utilisées dans Strategic Sourcing.Un champ personnalisé doit exister dans les paramètres de votre société avant que vous puissiez tenter d'importer ses options. Les noms de champs sont sensibles à la casse et doivent correspondre à ce qui est utilisé dans Strategic Sourcing.Modèle de projetsChaque rangée représente un nouvel enregistrement ou des mises à jour apportées à un enregistrement existant au fur et à mesure que vous ajoutez des données à importer. Ce modèle contient les onglets supplémentaires suivants :- Jalons.
- Économies.
- Les parties prenantes.
- Fournisseurs.
Lorsque vous ajoutez ou mettez à jour des données sur les économies, les montants des économies sont ajoutés par ligne. Vous ne pouvez pas modifier les données d’économies existantes à l’aide de l’Importateur de données.Modèle de fournisseursChaque rangée représente un nouvel enregistrement ou des mises à jour apportées à un enregistrement existant au fur et à mesure que vous ajoutez des données à importer.Lorsque le formulaire d’accueil et d’intégration standard est activé, d’autres onglets s’affichent. Les ongletsPaysetRégionsfonctionnent comme des dictionnaires de données pour les onglets suivants :- Téléphones
- Comptes bancaires
- Numéros d’identification fiscale
Vous devez remplir les onglets uniquement si vous n’êtes pas intégré à Workday. Vous pouvez utiliser le connecteur de fournisseur pour charger ces renseignements de Workday dans Strategic Sourcing.- Lorsque vous supprimez des colonnes, des erreurs de validation se produisent. Vous pouvez laisser des colonnes vides s’il n’y a aucune valeur à fournir.
- Lors de l’importation de données pour les mises à jour, les champs laissés en blanc dans la feuille de calcul téléversée ne supprimeront pas les données existantes.
- Lorsque vous créez de nouveaux enregistrements, laissez les colonnesID du contratouID de projetvides.
- Lorsque vous entrez des données pour un champ à sélection multiple, séparez les valeurs par un point-virgule.
- Nous recommandons que les noms de contrats et de projets soient uniques à chaque enregistrement. Aucune validation n’a lieu pour les noms de contrats et de projets en double.
- (Facultatif) Pour ajouter des pièces jointes aux enregistrements de contrat et de projet, ajoutez le nom du fichier ou du dossier dans la colonnePièces jointesde la rangée d’enregistrements dans le modèle. Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Single attachment fileVous pouvez préparer des pièces jointes uniques de 2 manières :- Ajoutez le nom de fichier et l’extension dans la colonnePièces jointes. Exemple : nomfichier1234.pdf.
- Placez un seul fichier dans un dossier et ajoutez le nom du dossier à la colonnePièces jointes.
Multiple attachment filesPlacez tous les fichiers dans un dossier et ajoutez le nom du dossier à la colonnePièces jointes.Les noms dans la colonnePièces jointesdoivent correspondre exactement au nom de fichier ou de dossier que vous importez. Le nom de chaque élément téléversé doit être unique. La taille de chaque fichier ou dossier ne peut dépasser 5 Go. Vous ne pouvez téléverser qu’un seul fichier ou dossier par enregistrement. - Pour téléverser les données dans WSS, il suffit de cliquer surCommencer nouvelle importation. Pour le téléversement, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Type de téléversementLorsque vous mettez à jour des données existantes, WSS demande une clé de données principale afin d’effectuer des modifications. Utilisez l’ID de système dans WSS comme clé principale.Lorsque vous téléversez les options personnalisées, sélectionnezAjouter nouvelles données.Type de donnéesSélectionnez le type de données que vous importez. - Pour valider vos données, veuillez cliquer surPoursuivre vers l’éditeur de données.
- Cliquez surCommencer validationafin de valider toutes les données dans WSS avant de téléverser les données d’importation.
- Si la validation ne contient aucune erreur, WSS affiche la mentionDonnées validessur la page.
- WSS met en rouge les erreurs détectées dans le tableau de données. Faites défiler les colonnes pour voir les erreurs précises. Quand vous cliquez sur la cellule rouge d’une colonne, une fenêtre affiche l’erreur qui s’est produite.
- Pour corriger les erreurs, il suffit de modifier directement le fichier Excel ou de cliquer surMettre à jour données. Cette exportation répertorie les erreurs dans la colonneErreurs de validationde chaque onglet contenant des données.
- (Facultatif) Afin de joindre des documents aux enregistrements de contrat et de projet dans le cadre du processus d’importation, cliquez surTéléverser pièces jointes.
- Ajoutez toutes les pièces jointes individuelles et les dossiers de pièces jointes dans un seul fichier ZIP. La taille du fichier ne peut pas dépasser 5 Go.
- Sélectionnez le fichier ZIP à téléverser.
- Une fois le téléversement effectué, veuillez cliquer surCommencer validationpour valider les pièces jointes.
Certains programmes utilisent des algorithmes de propriété exclusive pour créer des fichiers ZIP qui peuvent ne pas être compatibles avec Strategic Sourcing, comme des fichiers ZIP créés avec Microsoft Windows Explorer. Strategic Sourcing prend en charge les fichiers ZIP créés avec les outils populaires suivants, y compris, mais sans s’y limiter :- 7-Zip (libre et source ouverte)
- PeaZip (libre et source ouverte)
- WinRAR
- WorkZip
- Bandezip
- MacOS Finder
- (Facultatif) Après avoir résolu les erreurs survenues lors de la validation, cliquez surMettre à jour données.
- Cliquez surTéléverser données révisées.
- Cliquez surCommencer validationpour repérer les erreurs persistantes.
- Lorsque la validation est terminée, cliquez surImporter données. Ensuite, cliquez ensuite surCommencer importation.
- Workday recommande d’effectuer un test d’importation portant sur un sous-ensemble de données pour vous assurer de l’exactitude de l’importation dans WSS.
- Le processus d’importation se poursuivra même si vous quittez la page ou fermez l’onglet de votre navigateur.
- Vous ne pouvez pas effectuer l’importation de rangées comportant des erreurs de validation. La mentionÉchec de l’importationsera apposée à l’importation dans l’importateur de données, mais WSS continuera d’importer les rangées valides.
- (Facultatif) Pour vérifier les données importées par WSS, sélectionnez et affichez le jeu de données. De nouveaux enregistrements s’affichent dans la visualisationTableaupendant l’importation.