Étapes : créer des modèles de demandes d’approvisionnement
- Configurez le processus de gestionSelf-Service: Requisition Templateet la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Procurement.
- Pour gérer la sécurité des modèles partagés, Workday vous recommande d’utiliser la fonction Activerles mises à jour de sécurité pour les modèles de demandes d’approvisionnementet de configurer lapolitique Process: Shared Requisition Template - View.
Vous pouvez créer des modèles de demande d’approvisionnement pour simplifier la passation de commande des mêmes biens, services ou travailleurs auxiliaires de façon récurrente. Chaque modèle peut inclure des biens, des services ou des travailleurs auxiliaires
Workday vous recommande de limiter les lignes de modèle de demande d’approvisionnement à 5 000 pour de meilleures performances.
- Accédez à la tâcheCréer un modèle de demande d’approvisionnementpour créer un modèle de demande d’approvisionnement privé.Utilisez également latâche Créer un modèle de demande d’approvisionnement partagépour créer des modèles publics pouvant être partagés avec d’autres utilisateurs ou groupes d’utilisateurs, et définir les utilisateurs qui y ont accès. Cependant, l’auteur peut toujours afficher toute demande d’approvisionnement créée avec cette tâche.Configurez leprocessus de gestion Process: Shared Requisition Templateet la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Procurement.
- Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Nom du modèle de demande d'approvisionnementAjoutez un nom à votre modèle de demande d’approvisionnement.SociétéVous pouvez sélectionner une ou plusieurs sociétés ou hiérarchies de sociétés.WorktagsVous pouvez sélectionner un ou plusieurs worktags ou hiérarchies de worktags disponibles.Type de demande d'approvisionnementVous pouvez sélectionner un ou plusieurs types de demandes d’approvisionnement.Livrer àVous pouvez sélectionner un ou plusieurs emplacements de livraison.Devise de prix de la demande d'approvisionnementPrécisez une devise pour votre modèle. - (Facultatif) Pour les modèles de demandes d’approvisionnement partagés, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Modèle de nouvelle embauche pour le profil d'emploiPrécisez un ou plusieurs profils d’emploi. Vous pouvez utiliser ce modèle afin de créer une demande d’approvisionnement pour un travailleur ayant ce profil d’emploi.Accès au modèle(Modèles partagés uniquement)Sélectionnez un niveau d’accès pour le modèle :- Public: tous les utilisateurs peuvent accéder au modèle.
- Groupe de sécurité :vous pouvez sélectionner un ou plusieurs groupes de sécurité pour accéder au modèle.
- Utilisateur: vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs pour accéder au modèle.
- Non partagé: vous seul pouvez accéder au modèle.
- (Facultatif) Utilisez les règles de sourçage pour charger le fournisseur et les attributs connexes s’ils ne sont pas inclus dans les modèles de demandes d’approvisionnement lorsque vous ajoutez un article d’achat à votre panier :
- Connexion aux fins de passation de commande.
- Contrat de fournisseur.
- Identifiant d’article de fournisseur.
- Fournisseur.
- Assujettissement aux taxes.
- Coût unitaire.
Quand vous ajoutez au panier une UDM non valide provenant d’une ligne de demande d’approvisionnement d’un modèle, Workday met à jour l’UDM en fonction de l’exécution. - Pour les ongletsLignes de biensetLignes de services, tenez compte des éléments suivants :
Option Description SociétéAjoutez des profils intersociétés associés à la société indiquée dans l’en-tête pour qu’ils s’affichent dans les lignes du modèle de demande d’approvisionnement.Activez les demandes d’approvisionnement multisociétés dans votre locataire avant d’ajouter des sociétés à partir du profil intersociétés.ÉlémentIndiquez (ou créez) l’article d’achat pour cette ligne.Vous ne pouvez pas ajouter d’articles provenant d’un catalogue externe dans des modèles ou dans des copies de demandes d’approvisionnement. Les travailleurs doivent ajouter manuellement ces articles à leurs demandes d’approvisionnement finales pour obtenir les articles et les prix les plus à jour.Identifiant d'article de fournisseurAffiche l’identifiant d’article de fournisseur si l’article dans la ligne est un article de fournisseur. Exemple : un article de catalogue de fournisseur, un article hors catalogue ou un article de catalogue externe.Catégorie de dépensesSélectionnezCatégorie de dépensespour les lignes de biens et de services hors catalogue. Cela permet d’organiser, d’analyser et de gérer plus efficacement les dépenses.Ressource pour l'exécutionSélectionnezBon de commandede la ressource d’exécutionpour sourcer auprès d’un fournisseur oudes stockspour permettre le déplacement des biens stockés vers leur destination finale.Lieu de gestion des stocksSélectionnez unlieu de gestion des stockspour l’exécution de demandes de stock. Il s’agit de l’emplacement d’entreposage des biens, des matières premières ou des produits terminés.FournisseurSélectionnez lefournisseurpour l’exécution de bons de commande. Quand vous sélectionnez un fournisseur ayant un contrat existant avec votre société, votre demande est directement envoyée à ce fournisseur une fois qu’elle a été approuvée. Pour les biens demandés à des fournisseurs sans contrat, la demande est acheminée par l’entremise d’un acheteur avant la délivrance de la demande d’approvisionnement. Si vous ne sélectionnez pas de fournisseurs dans la demande d’approvisionnement, l’acheteur en attribuera un.Connexion aux fins de passation de commande(Facultatif) Sélectionnez un site de fournisseur précis où délivrer un bon de commande résultant d’une demande d’approvisionnement effectuée à partir de ce modèle de demande d’approvisionnement.Workday remplit les champs ci-dessous en fonction des connexions aux fins de passation de commande, plutôt qu’en fonction du fournisseur :- Courriel par défaut pour la délivrance de bons de commande
- Délivrance de bons de commande
- Mode d’expédition
- Modalités d’expédition
Lorsque vous utilisez un modèle de demande d’approvisionnement, la connexion aux fins de passation de commande indiquée dans le modèle remplace tout paramètre de connexion aux fins de passation de commande par défaut.QuantitéIndiquez une quantité dans les lignes de biens. Si une quantité égale à « zéro » est définie, vous pouvez exiger des utilisateurs de préciser une quantité lorsqu’ils ajoutent des articles au panier.Unité de mesurePour les lignes de biens, indiquez les unités de mesure. Pour les articles disponibles à l’unité, utilisezPrix unitaire.Montant totalPour les lignes de biens, indiquez le coût par unité de mesure.Pour les lignes de services, entrez directement lemontant total.Autres identifiants d’articlesIl s’agit d’autres identifiants pour l’article de catalogue, l’article de catalogue externe ou l’article d’achat.Quand vous configurez des demandes d’approvisionnement avec des identifiants d’articles principaux dans la tâcheMettre à jour les options d’affichage de types d’identifiants d’articles, Workday affiche jusqu’à trois identifiants d’articles dans des colonnes. Vous pouvez sélectionner les articles restants qui ne sont pas marqués comme identifiants d’articles principaux dans la colonneIdentifiants d’articles supplémentaires.Marqueurs d'articleIl s’agit de marqueurs associés à l’article de catalogue, à l’article de catalogue externe ou à l’article d’achat.Adresse de destinationSélectionnez l’adresse de destination requise à partir de l’option disponible. Lorsque ce champ est vide et que le modèle est utilisé, l’adresse de destination par défaut du travailleur est chargée dans la nouvelle demande d’approvisionnement.Livrer àSélectionnez l’emplacement de livraison requis à partir de l’option disponible. - (Facultatif) Accédez à la tâcheMettre à jour en masse des modèles de demandes d’approvisionnementpour :
- Ajouter nouveaux éléments
- Mettre à jour l’article, l’unité de mesure ou la quantité pour une ligne de modèle
- Supprimer les lignes de modèle
- (Facultatif) Accédez au menu des actions connexes du modèle pour ajouter les articles à votre panier en sélectionnant .
Utilisez le rapport
Modèles de demandes d’approvisionnement
pour afficher une liste des modèles offerts. Ce rapport répertorie tous vos modèles et tous les modèles partagés que vous avez l’autorisation de consulter.