Étapes : créer des calendriers de factures de fournisseurs et des versements liés aux contrats de fournisseurs
- Créez et approuvez un contrat de fournisseur.
- Si vous utilisez des types de factures, définissez-les par pays.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à un calendrier de factures lié à un contrat de fournisseuret la politique de sécurité rattachée.
- Sécurité : définissez le domaineProcess: Supplier Contract - Supplier Invoicedans le domaine fonctionnel Supplier Contracts.
Vous pouvez générer des factures de fournisseurs inscrites au calendrier en créant des calendriers de contrat de fournisseur et en définissant des versements. Vous pouvez aussi définir plusieurs calendriers pour les contrats de fournisseurs et ajouter différentes lignes dans chaque calendrier.
- Accédez à la tâcheCréer un calendrier de factures de fournisseurs lié à un contrat de fournisseuret sélectionnez lecontrat de fournisseurassocié au calendrier.
- Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :OptionDescriptionCalendrier bloquéCochez cette case pour empêcher le traitement des factures. La caseà cocherCalendrier bloqué n’est pas accessible pour les contrats de location.MéthodeSélectionnez l’un des modes suivants pour les versements en vertu de contrats autres que les contrats liés à des actifs loués :
- Personnalisépour personnaliser vos propres versements.
- Versement défini
- Sélectionnez cette option pour préciser le montantdu premieretdu dernierversements.
- Soustrayez les montants du premier et du dernier versements du total dans le calendrier.
- Divisez le solde correspondant au total des lignes de contrat inclus dans ce calendrier par les versements restants. Entrez ce montant dans le champNormal.
- Étalement égal.
Pour les contrats d’actifs loués, Workday sélectionne automatiquementAmortipour les types de contrats de location-financement etÉtalement égalpour les types de contrats de location simple.Répartir parSélectionnezQuantitéouMontantpour préciser comment répartir les lignes de contrat.Pour les contrats de location, vous pouvez uniquement répartir les lignes de contrat par montant.Pour les factures de fournisseurs, vous pouvez les répartir par quantité ou par montant.FréquenceSélectionnez une fréquence pour la génération de versements.Pour les contrats de location, Workday remplit automatiquement cette valeur selon celle que vous avez entrée dans le champFréquence de paiement, dans l’en-tête du contrat de fournisseur.Date de début du calendrierSélectionnez la date à laquelle les versements doivent commencer à être générés.Pour les contrats de location, Workday utilise les dates que vous avez entrées dans les champsDate de débutetDate de fin,dans l’en-tête du contrat de fournisseur.Entrez unnombre de versementsou sélectionnez unedate de finpour préciser la date de fin des versements.Options de dateSélectionnez soit unedate définie, soitun jour du moispour déterminer la date du premier versement.Quand vous sélectionnez uneDate de début de la ligne de contratpour un calendrier comportant plusieurs lignes de contrat, Workday utilise la date de début des lignes de contrat au plus tôt.Quand vous sélectionnez unedate de réceptionpour un calendrier comportant plusieurs réceptions, Workday utilise la date de réception au plus tôt.Régénérer automatiquement les versementsSélectionnez cette option pour régénérer automatiquement les versements qui ne sont pas utilisés pour les transactions de factures de fournisseurs après l’approbation des modifications de contrat de fournisseur.Vous ne pouvez pas générer de modifications pour les contrats de location.Soumettre les calendriers automatiquementSélectionnez cette option pour soumettre automatiquement les calendriers et les versements régénérés.Si vous ne sélectionnez pas cette option, les calendriers conservent le statutBrouillonaprès l’approbation des modifications de contrat de fournisseur.Modalités de paiementSi vous avez indiquédes modalités de paiementdans l’en-tête du contrat, la valeur s’inscrit automatiquement dans ce champ. Vous pouvez remplacer cette valeur.Vous pouvez utiliser la tâcheMettre à jour des modalités de paiementpour définir des modalités de paiement.Paiement distinctSélectionnez cette option pour payer les calendriers de factures séparément pendant l’exécution d’un lot de règlement. Vous pouvez remplir cette case sur toutes les factures d’un fournisseur en sélectionnant la casePaiements distincts seulementdans les détails du paiement au fournisseur ou dans la connexion aux fins de versement par défaut.PrépayéesSélectionnez cette option pour payer les factures de fournisseurs avant d’amortir les charges, puis sélectionnez letype d’amortissement des dépenses prépayées.Type de facture réglementaireSélectionnez un type de facture si vous utilisez des types de factures pour classer vos factures de fournisseurs conformément aux exigences gouvernementales.Soumettre automatiquement pour approbationSélectionnez cette option afin de soumettre automatiquement pour approbation les factures de fournisseurs une fois qu’elles sont inscrites au calendrier.Quand vous ne sélectionnez pasSoumettre automatiquement pour approbation, les factures conservent le statutBrouillonet ne sont pas soumises automatiquement dans le processus de gestion après leur création.Sélectionner des lignes de contratSélectionnez des lignes de contrat pour les ajouter au calendrier.Pour les contrats de location, Workday sélectionne toutes les lignes de contrat automatiquement afin que le capital et les intérêts soient exacts. - Cliquez surEnregistrer et continuerpour ouvrir le rapportAfficher un calendrier de factures de fournisseurs. Passez en revue le calendrier et cliquez surSoumettre.Pour modifier le calendrier ou les versements, à l’exception des contrats de location, sélectionnezChangerdans le menu des actions connexesdu calendrier.
- Pour créer une facture manuelle à partir des versements inscrits au calendrier, accédez à la tâcheCréer des factures de fournisseurs pour des versements en vertu d’un contrat de fournisseuret sélectionnez le même contrat de fournisseur que le calendrier.Les factures créées à partir de versements sont associées au contrat de fournisseur. Le solde et les totaux utilisés s’affichent dans l’analyseTransactions de dépenses,située dans l’en-tête du contrat de fournisseur.
- Pour créer des factures pour des versements inscrits au calendrier lié à un contrat de fournisseur, accédez à latâche Planifier la création de factures de fournisseurs à partir de versements en vertu d’un contratet sélectionnez uneFréquence d’exécution. Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :OptionDescriptionJours civils avant la date prévueEntrez le nombre de jours avant la date prévue pour générer les documents. Attribuez suffisamment de temps aux approbateurs pour examiner les documents.Aperçu des versements selon les critèresSélectionnez cette option pour passer en revue les versements qui correspondent aux critères sélectionnés.À partir de l’ongletPlanification, remplissez les champsCritères de récurrence quotidienneetIntervalle de récurrence.
- Lorsque vous générez des versements pour des contrats de location, Workday crée le calendrier du capital et des intérêts. Workday affiche les détails dans l’onglet consacréau capital et aux intérêtsde la tâcheCalendrier de factures de fournisseurs.
- Lorsque Workday génère des factures de fournisseurs à partir de versements en vertu d’un contrat, le système recopie dans les lignes de facture les renseignements fiscaux indiqués aux lignes de contrat de fournisseur.
Accédez au rapport
Rechercher des calendriers de factures de fournisseurs
pour voir :
- Des versements.
- Les factures.
- Numéros de bon de commande.
- Statuts.