Créer des ajustements comptables de la paie
- Révisez les éléments à prendre en compte pour la définition des ajustements comptables de la paie.
- Assurez-vous que la paie est finalisée pour le groupe de paie de l’employé et que les lignes d’écriture sont au statut « Inscrit ».
- Créez un motif du changement dans la tâcheMaintain Change Reason Codes for Effort Certification and Payroll Accounting Adjustment.
- Définissez les ajustements comptables de la paie.
Vous pouvez effectuer des ajustements d’un montant net de zéro à la comptabilité de la paie pour les affectations de coûts pour une ou plusieurs périodes de paie. Vous pouvez également ajuster les pourcentages de répartition et corriger les changements du centre de coûts.
- Accédez à la tâcheCreate Payroll Accounting Adjustments.
- SélectionnezEmployé,Groupe de paie,SociétéetMotif du changement.Si vous avez un ajustement simple avec une seule période de paie et aucun fractionnement des montants attribués, cliquez surOKet passez à l’étape 4.
- Si vous avez des ajustements complexes avec plusieurs périodes de paie ou des fractionnements des montants attribués dans une période de paie, vous pouvez simplifier l’entrée des ajustements en indiquant desparamètres facultatifs.
- Entrez une ou plusieurspériodes de paieet sélectionnezle type de résultat de la paie,soit En cycleouHors cycle.Lorsque vous cochez la caseAutoriser le type de résultat de la paie à être défini par défaut à En cycle et à Hors cycledans l’ongletAjustements comptablesde la tâcheMettre à jour les options liées à la comptabilité de la paie, Workday active à la foisEn cycleetHors cyclecomme type de résultat de la paie par défaut.Si la période de paie que vous souhaitez sélectionner n’est pas disponible, vérifiez que la paie est finalisée pour l’employé ou le groupe de paie et que les lignes d’écriture sont au statut « Inscrit ».
- Pour ajuster les pourcentages de répartition et demander à Workday de calculer lemontant au débitetles heures, tenez compte des éléments suivants :ChampDescriptionPositionAjoutez une rangée pour chaque combinaison de poste et de composante de la paie à ajuster.Composante(s) de la paieRevenus et frais payés par l’employeur.Société pour l'imputation des coûtsEntrez une société pour l’imputation des coûts pour effectuer les ajustements comptables pour un poste et une composante de la paie donnés. Vous pouvez entrer une société pour l’imputation des coûts uniquement si vous activez la comptabilité intersociétés.WorktagsWorkday entre les worktags par défaut des affectations d’organisations actuelles du travailleur, commele centre de coûts,l’emplacementetla région.Si vous avez configuré des worktags associés, Workday les ajoute ici.Pourcentage de répartitionEntrez un pourcentage pour chaque combinaison de poste et de composante de la paie s’il est inférieur à 100 %. Le total doit être égal à 100 %.
Lorsque vous cliquez surOK, Workday :- Affiche une section d’ajustement pour chaque période de paie que vous avez entrée.
- Calcule et affiche lemontant au débitetles heuresen fonction des fractionnements des montants attribués que vous avez entrés.
- Cliquez surAjouterpour entrer les détails de l’ajustement :
- Pour un ajustement simple, sélectionnezRésultat de la paie,Poste(s),Composante(s) de la paieetMotif du changement.
- Pour les ajustements complexes, entrez des combinaisons de périodes de paie et de postes supplémentaires. Si des montants attribués sont fractionnés, vous devez calculer lemontant au débitpour chaque combinaison de poste et de composante de la paie que vous ajoutez.
- SélectionnezRefresh Journal Lines.
- Révisez leslignes d’écriture actuelles sous Current Journal Lineset la grilleAjustements proposés. Si vous avez entré plusieurs périodes de paie, faites défiler la page pour afficher chacune des sections d’ajustement créées par Workday. Vous pouvez entrer ou rectifier les ajustements proposés.
- (Facultatif) SélectionnezCombine Identical Adjustmentspour agréger les rangées identiques avec des remplacements de date de budget, de poste, de composante de la paie et de worktag dans la grilleAjustements proposés.
- À partir de la sectionTotaux du récapitulatif, sélectionnez lescomposantes de la paieoules worktags, ou une combinaison decomposantes de la paieetde worktags,en fonction des ajustements proposés.Vous ne pouvez sélectionner qu’un worktag par dimension. Exemple : vous ne pouvez sélectionner qu’un centre de coûts, un fonds ou un emplacement.
- Cliquez surMettre à jour les montantspour vérifier le pourcentage de répartition de l’ajustement que vous modifiez.En fonction des composantes de la paie et des worktags sélectionnés, Workday calcule :
- Le montant total actuel en tant que somme des montants des lignes d’écriture actuelles.
- Le montant total proposé en tant que somme des montants des lignes d’écriture proposées.
- La différence entre le montant total actuel et le montant total proposé.
- Le pourcentage du montant proposé en tant que montant proposé sélectionné total/montant total proposé.
- (Facultatif) Ajoutez une ou plusieurspièces jointespour chaque période de paie.
- Les ajustements créent une nouvelle ligne d’écriture avec :
- Une écriture de contrepassation des lignes d’écriture initiales.
- Une écriture de remplacement avec l’affectation des coûts mise à jour.
- Workday crée des écritures de contrepassation des charges sociales pour contrepasser les écritures des charges sociales initiales, recalcule les charges sociales et crée de nouvelles écritures des charges sociales.
- Votre processus de gestion pourrait comporter des étapes supplémentaires, selon le motif du changement.
- Le résultat de la paie affiche toutes les écritures d’ajustement (y compris les ajustements de charges sociales) dans l’ongletComptabilité - Autre.
- L’historique du travailleur affiche les événements Ajustement comptable de la paie.
- Lorsque la date de fin de la période se situe dans une période de grand livre clôturée, Workday :
- Inscrit les écritures d’ajustement dans la prochaine période ouverte.
- Définit la date comptable au premier jour de cette période.
- Workday calcule les heures sur la ligne d’écriture ajustée en fonction de la répartition de revenus en pourcentage.
Pour les périodes de paie avec ajustements comptables de paie pour les travailleurs, vous devez retirer l’ajustement avant d’exécuter les tâches suivantes :
- Annuler la finalisation de la paie
- Contrepassation du calcul de la paie
Pour retirer un ajustement, sélectionnez dans le menu des actions connexes d’un événement d’ajustement comptable de la paie terminé. S’il existe plusieurs ajustements pour un travailleur, vous devez les retirer individuellement dans l’ordre inverse pour chaque résultat de la paie suivant contenant un ajustement. Les lignes d’écriture retirées redeviennent ensuite disponibles pour ajustement.