Éléments à prendre en compte pour la définition : traitement de la paie de fin d’année (R.-U.)
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation du traitement de la paie de fin d’année au Royaume-Uni. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Le traitement de fin d’année au R.-U. est une série de tâches, de rapports et d’intégrations dans Workday qui vous aide à finaliser l’année d’imposition en cours et à vous préparer pour la prochaine.
Workday prend en charge le formulaire fiscal de fin d’année P60 et les processus suivants :
- Mise à jour de l’année au plus tôt pour les années d’imposition 2018-2019 et 2019-2020.
- Soumission de paiement complet pour l’information sur les heures réelles (SPS).
- Récapitulatif des paiements de l’employeur RTI ( EPS).
- Augmentation du code de taxe/impôt au début d’une nouvelle année d’imposition.
Avantages pour l’entreprise
Grâce à Workday, vous pouvez gérer plus facilement vos exigences liées à la paie de fin d’année en :
- Mettant à jour les données de la paie à un seul endroit pour valider les paiements à HMRC.
- Vous permettant de fournir à vos travailleurs des versions électroniques et imprimées des formulaires fiscaux de fin d’année. Les travailleurs peuvent accéder aux formulaires électroniques sur ordinateur et appareil mobile grâce au libre-service des employés
Cas d’utilisation
Le traitement de la paie de fin d’année vous permet de :
- Permettre aux travailleurs de choisir d’utiliser ou de ne pas utiliser une copie papier de leurs formulaires fiscaux de fin d’année.
- Permettre aux travailleurs d’afficher et d’imprimer leurs déclarations fiscales de fin d’année électroniques dans le libre-service de l’employé.
- Générer des données de formulaires P60 pour les travailleurs admissibles.
- Passer en revue les mises à jour des formulaires de fin d’année.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment voulez-vous produire les formulaires de fin d’année P60? | Vous pouvez imprimer les formulaires P60 ou activer les formulaires en ligne pour le libre-service de l’employé. Vous devez définir les options d’impression de votre société pour imprimer des formulaires P60 en version papier. |
Avez-vous changé des groupes de composantes de la paie après la finalisation de la paie et avez-vous besoin d’ajuster un solde par la suite? | Vous pouvez créer des paiements manuels si vous avez besoin d’ajuster les soldes. Exemple : pour mettre à jour les soldes depuis le début de l’année pour le formulaire P60 d’un travailleur, traitez un paiement supplémentaire sur demande. |
Recommandations
Pour vous préparer au processus de fin d’année, Workday vous recommande de :
- Assurez-vous que votre compte HMRC PAYE correspond à vos résultats PAYE dans Workday, puis vérifiez et corrigez les différences.
- Créez des versions de test de vos formulaires de fin d’année au format PDF et d’intégration et, si nécessaire, modifiez-les pour la nouvelle année.
- Vérifiez que toutes les composantes de la paie ont des groupes de composantes de la paie configurés correctement. Les groupes de composantes de la paie contrôlent la façon dont Workday déclare certains montants sur les fiches de paie. Les groupes de composantes de la paie peuvent également contrôler les salaires imposables dans les formulaires P60.
Lorsque vous finalisez la paie de la dernière période pour une année d’imposition, Workday vous recommande de traiter les éléments dans l’ordre suivant :
- Affichez et corrigez les exceptions RTI FPS.
- Permet d’envoyer des données FPS à HMRC.
- Envoyer des données EPS à HMRC.
- Si nécessaire, exécutez une mise à jour de l’année précédente.
- Créez et distribuez les formulaires P60 des travailleurs.
Au début d’une nouvelle année d’imposition, Workday vous recommande de traiter les éléments dans l’ordre suivant :
- Réviser les changements apportés par l’HMRC aux processus ou aux formulaires de fin d’année.
- Traitez toutes les notifications HMRC.
- Exécutez une augmentation et une effacement du code de taxe/impôt.
- Définissez le calendrier de périodes pour la paie et les absences.
- Mettre à jour les calendriers des jours fériés.
- Appliquer tous les changements contractuels ou réglementaires pour la nouvelle année d’imposition. Exemple : modifications de budget. Workday fournit ces informations dans le tableau de bord Mises à jour liées à la conformité de la paie.
Exigences
Au début de l’année d’imposition :
- Définissez des calendriers de périodes et des calendriers de jours fériés pour prendre en charge l’ensemble de l’année.
- Validez les dates de paiement de l’année en fonction des fins de semaine et des jours fériés. Exemple : la replanification d’un jour férié pour souligner une occasion historique précise.
- Vérifiez que le statut des nouvelles périodes de grand livre estOuvert.
- Pour les travailleurs qui ont eu des bons de garde depuis avril 2011, évaluez manuellement leur tranche d’imposition et ajustez leurs dossiers pour qu’ils correspondent.
- Inscrivez-vous à HMRC avant qu’il n’apporte des changements aux avantages sociaux en nature le 6 avril. Workday vous recommande d’informer les travailleurs des changements apportés aux avantages sociaux en nature.
Vers la fin de l’année d’imposition :
- Finalisez toutes les paies de l’année d’imposition, y compris les ajustements hors cycle et manuels.
- Vérifiez que le nom, l'adresse et les références fiscales de votre société sont corrects.
- Pour les formulaires P60, assurez-vous que votre mappage des éléments de données est conforme aux directives de HMRC. Workday vous recommande de générer une version test pour vérifier sa disposition.
- Désignez les éléments de données utilisés pour la déclaration de l’écart de rémunération entre les sexes et des régimes de retraite.
Limites
Workday prend en charge l’employé pour les années d’imposition 2018-2019 et 2019-2020 uniquement.
Workday crée un formulaire P60 pour tous les travailleurs actifs au 5 avril de chaque année et pour les travailleurs qui ont quitté le 1er et le 5 avril. Pour les travailleurs qui ont quitté avant le 1er avril, vous devez générer un P45 contenant leurs informations fiscales, ainsi que les détails sur les prêts aux étudiants ou aux études supérieures.
Workday ne prend pas en charge :
- Le retour de l’enquête annuelle sur les heures et les revenus (ASHE) de l’Office of National Statistics.
- Formulaire P11D.
- Entente de règlement PAYE.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel UK Payroll.
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Process: HMRC Notifications - UK
Process: HMRC Notifications (Run) - UK | Permet de récupérer et d’appliquer les changements apportés aux détails du code de taxe/impôt des travailleurs à partir de HMRC. |
Processus : détails sur les taxes/impôts des nouvelles embauches
| Permet de traiter le formulaire P45 et les détails fiscaux fournis par les nouvelles embauches pendant leur processus d’accueil et d’intégration. |
Process: P60 - UK
| Permet de définir et de gérer la génération de formulaires P60. |
Process: P60 (Reports) - UK
| Vous permet :
|
Process: P60 (Run) - UK
| Permet de désigner les travailleurs qui ont besoin d’un formulaire P60. |
Process: RTI - UK
| Permet de générer des soumissions de données RTI pour HMRC. |
Process: RTI (Reports) - UK
| Permet de générer des rapports sur les soumissions de données RTI. |
Process: RTI (Run) - UK
| Permet de traiter les données RTI. |
Process: Tax Code Uplift and Clear Down - UK
Process: Tax Code Uplift and Clear Down (Run) - UK | Vous permet de mettre à jour les détails sur les taxes/impôts des travailleurs avec les informations de HMRC. |
Set Up: Payroll (Company Vehicle) - UK
| Permet d'enregistrer les données des véhicules d'entreprise. |
Domaine Set Up: Payroll - UK
| Permet de générer vos données RTI FPS pour HMRC. |
Domaine Set Up: Payroll UK
| Permet de définir et d’afficher des données propres à la paie qui ne sont pas fondées sur le groupe de paie ou la société. Exemple : détails de la référence de l’employeur. |
Worker Data: Payroll (Company Specific) - UK
| Permet de mettre à jour des données non spécifiques à la société pour les travailleurs. Exemple : détails sur les taxes/impôts. |
Worker Data: Payroll (Company Vehicle) - UK
| Permet d’enregistrer les données sur les voitures de fonction pour les travailleurs. |
Processus de gestion
Configurez le processus de gestion
Événement lié à une augmentation de code de taxe/impôt
et la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel UK Payroll. Ce processus de gestion vous permet de mettre à jour les détails sur les taxes/impôts des travailleurs pour la nouvelle année d’imposition avec des informations de HMRC.Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Tableau de bord Mise à jour liée à la conformité de la paie. | Utilisez le tableau de bord pour passer en revue les mises à jour liées à la conformité prédéfinies par Workday. |
Rapport PCGs for Payroll Calculations . | Utilisez ce rapport sur le groupe de profil Paie pour vérifier que les composantes de la paie se trouvent dans les groupes de composantes de la paie appropriés.
Utilisez Tenant Analyzer pour vérifier que vous avez optimisé l’information dans votre locataire. |
Rapports View Advanced UK RTI FPS Data et View UK RTI FPS Data . | Utilisez ces rapports pour afficher les valeurs FPS générées pour les résultats de la paie sélectionnés et afficher un aperçu des détails de votre soumission. |
Rapports View Advanced UK RTI FPS Exceptions et View UK RTI FPS Exceptions . | Utilisez ces rapports pour afficher les erreurs ou les avertissements sur les résultats finaux de la paie pour la période de paie.
Le rapport View UK RTI FPS Exceptions affiche un maximum de 1 000 rangées. |
Afficher les réponses à la liste de contrôle des nouveaux employés
| Utilisez ce rapport pour afficher les réponses des nouvelles embauches à la liste de contrôle des nouveaux employés dans la tâche Fournir des détails sur les taxes/impôts des nouvelles embauches . |
Rapport View UK Apprentissage Le Au . | Utilisez ce rapport, lors du rapprochement de vos paiements, pour vérifier les montants de prélèvements mensuels et annuels pour les apprenants. |
Rapport View UK FPS Amounts Reported To HMRC . | Utilisez ce rapport lorsque vous effectuez le rapprochement de vos paiements par rapport à votre compte PAYE. |
Rapport View UK Gender Bonus Gap Reporting . | Utilisez ce rapport pour fournir à HMRC des données sur le paiement de primes pour votre rapport annuel sur l’écart de rémunération pour le sexe. |
Rapport View UK Gender Gap Hourly Rate of Pay . | Utilisez ce rapport pour fournir à HMRC des données sur la paie pour votre rapport annuel sur l’écart de rémunération pour le sexe. |
Afficher le rapport P60 du R.-U.
| Utilisez ce rapport pour réviser les formulaires P60 en file d’attente pour une société et des groupes de travailleurs précis. |
Rapport View UK RTI EPS Data . | Utilisez ce rapport pour vérifier les données calculées dans votre soumission de PDF. |
Rapport View UK RTI FPS Worker Company Car Data . | Lorsque votre société a un accord avec HMRC pour inclure les voitures de société dans les avantages sociaux, utilisez ce rapport pour vérifier la voiture d’un travailleur et ses coûts annuels. |
Rapport Détails sur les taxes/impôts du travailleur au Royaume-Uni . | Utilisez ce rapport pour réviser le nouveau code de taxe/impôt d’un travailleur après l’exécution d’une augmentation du code de taxe/impôt. |
Intégrations
Intégrations | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
HMRC Incoming Notifications
| Soumet les demandes du service d’approvisionnement des données (DPS) pour les types de notifications suivants : P6, P6B, P9, SSL1, SSL2, PGL1 et PGL2. |
HMRC Real Time Information
| Soumet les fichiers FPS dans HMRC RTI. |
Mise à jour de l'année en cours pour les informations en temps réel - HMRC
| Soumet les mises à jour de la date de référence de l’année en cours. |
Récapitulatif des paiements de l'employeur liés à l'information en temps réel - HMRC
| Soumet les fichiers EPS à HMRC RTI. |
Connexions et interactions
Workday utilise les données des travailleurs pour produire des données et des formulaires P60. Exemple : Fournissez toutes les informations obligatoires, telles que l’adresse du domicile, le code postal et le numéro d’assurance nationale dans Workday Human Capital Management. Workday détermine l’État d’emploi du travailleur à partir de ces renseignements.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.