Éléments à prendre en compte pour la définition : comptabilité de la paie

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la comptabilité de la paie. Elle explique :

Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.

Comment cette définition s’intègre dans Workday.

Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.

Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.

Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.

De quoi s’agit-il?

La comptabilité de Workday Payroll vous permet :

De générer automatiquement des écritures comptables en fonction des résultats de la paie.

D’affecter les revenus des employés et les dépenses payées par l’employeur aux organisations pour déterminer les coûts de main-d’œuvre.

Vous pouvez utiliser la comptabilité de la paie :

Directement avec Workday Financial Management.

Par intégration avec un système financier tiers.

Avantages pour l’entreprise

La comptabilité de la paie fournit un processus simplifié qui génère automatiquement des écritures comptables après chaque calcul de la paie, ce qui permet de garantir que vos données comptables et vos états financiers sont à jour. Le traitement automatisé des cumuls de fin de période et des conversions de devises réduit également l’effort manuel nécessaire à la gestion comptable.

La comptabilité de la paie fournit également :

Des dimensions de mise en équilibre personnalisées, ce qui offre une certaine souplesse dans la manière d’analyser et d’équilibrer les écritures de paie.

Des rapports qui facilitent la vérification des résultats comptables et repèrent rapidement les erreurs d’écriture.

Des options de sécurité, telles que la récapitulation des écritures et la sécurité segmentée, qui vous permettent de garantir la confidentialité des données de la paie.

Cas d’utilisation

Générer des écritures comptables en fonction des résultats de la paie.

Configurer d’autres règles d’imputation des coûts pour les plafonds de salaire. Exemple : vous pouvez répartir la paie d’un professeur entre différents centres de coûts et fonds.

Apporter des ajustements comptables à vos lignes d’écriture de paie. Exemple : vous pouvez fractionner le salaire de base d’un travailleur dans un centre de coûts différent après avoir inscrit vos lignes d’écriture.

Utiliser la comptabilité intersociétés pour gérer les coûts au sein de plusieurs sociétés d’une organisation.

Récapituler les lignes d’écriture et limiter l’accès aux détails au niveau des employés à partir des écritures de paie.

Suivre les dates de début et de fin des subventions.

Valider les dépenses liées à l’effort de paie dans le cadre d’un accord de financement et confirmer que vous facturez correctement.

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Quels types de comptes de grand livre utilisez-vous dans les bilans et les états des résultats?	Vous pouvez configurer différents types de comptes de grand livre pour les bilans et les états des résultats. Bien que Workday Payroll utilise uniquement les types de comptes d’actif, de passif et de charges, Workday vous recommande de définir tous les types de comptes disponibles, car vous ne pouvez pas modifier la définition de votre grand livre une fois que vous avez généré les données comptables.
Quels sont les comptes de grand livre de votre société?	Lorsque vous créez des groupes de comptes, vous pouvez créer un groupe de comptes dédié pour les comptes de grand livre de votre société pour la paie. Vous pouvez créer un groupe de comptes (plan comptable) parent qui inclut un ou plusieurs groupes de comptes enfants. Workday recommande de créer un compte parent que vous affectez à la société avec un groupe de comptes enfant. Cela vous permet : De remplacer le compte enfant si vous devez revoir le plan comptable. De joindre plusieurs groupes de comptes enfants. Vous ne pouvez plus modifier un groupe de comptes une fois que vous l’avez affecté à une société. Lorsque vous définissez des comptes de grand livre, vous pouvez les limiter à une société ou à une hiérarchie de sociétés donnée.
Comment voulez-vous inscrire les écritures des transactions de la paie dans les comptes de grand livre de la société?	Dans chaque groupe de comptes, vous pouvez créer des règles qui indiquent où inscrire : Les engagements associés à la paie. Les retenues sur la paie. Les revenus de la paie. Les charges salariales. Les charges à payer à régulariser associées à la paie. La paie nette associée à la paie. Vous pouvez également définir des comptes de grand livre par défaut pour ces types d’inscription afin de repérer les transactions qui ne respectent pas une règle d’inscription. Workday inscrit tout ce qui ne répond pas à une règle d’inscription dans un compte de grand livre par défaut. Workday génère automatiquement des écritures comptables pour ces types d’inscription et vous recommande de préciser un compte de grand livre par défaut pour les écritures suivantes : Dettes intersociétés. Créances intersociétés. Résultats non distribués. Après avoir configuré des règles d’inscription, vous pouvez les modifier, mais vous ne pouvez pas appliquer de modifications rétroactives aux périodes de paie finalisées. Pour modifier des inscriptions comptables dans des périodes antérieures, créez des écritures manuelles.
Quels grands livres utilisez-vous?	Vous pouvez créer différents types de grands livres, par exemple pour les chiffres réels, les engagements et les obligations. Vous ne pouvez avoir qu’un seul type de grand livre des chiffres réels par société. Après la génération de la comptabilité, vous ne pouvez plus modifier la définition d’un grand livre.
Quels sont vos calendriers comptables et de grand livre?	Que vous utilisiez ou non Workday Financial Management, vous devez créer : Des calendriers comptables et des intervalles d’inscription. Des exercices et des périodes de grand livre. Une fois que vous avez affecté un calendrier comptable à une société, vous ne pouvez plus le modifier. Vous devez ouvrir une période de grand livre pour générer des résultats de la comptabilité de la paie. Vous pouvez ouvrir des périodes de grand livre avant la génération des résultats. Vous pouvez configurer des charges à payer à régulariser pour gérer le moment où une période de la paie se prolonge au-delà de la clôture d’une période financière. Workday utilise les charges à payer à régulariser pour estimer les charges à payer associées à la paie et les charges sociales en fonction des paramètres de calcul au prorata des résultats de la paie.
Avez-vous besoin de gérer la comptabilité de plusieurs sociétés associées?	Vous pouvez répartir l’affectation des coûts d’un travailleur entre plusieurs organisations en activant la comptabilité intersociétés. Lorsque vous configurez la comptabilité intersociétés, vous pouvez : Imputer les coûts d’une partie de la paie d’un travailleur entre plusieurs sociétés. Budgétiser les charges salariales dans l’ensemble d’une organisation. Vous ne pouvez pas désactiver la comptabilité intersociétés après avoir finalisé le traitement de la paie et créé des écritures.
Quels détails voulez-vous voir dans les lignes d’écriture?	Par défaut, Workday affiche le détail de chaque ligne d’écriture en fonction de vos configurations de worktags. Vous pouvez activer la récapitulation des écritures pour une paie en cours pour garantir que les données confidentielles de la paie ne sont pas incluses dans les écritures financières. Réduire la quantité de lignes d’écriture de la paie en les récapitulant peut également rendre plus efficace la production de rapports. Une fois activée, la récapitulation des écritures n’est en vigueur qu’au prochain cycle de paie. Workday exécute automatiquement la récapitulation des écritures une fois que vous avez finalisé la paie et les règlements. Workday vous recommande de récapituler les lignes d’écriture au moins par centre de coûts pour améliorer les performances. Si vous activez la récapitulation des écritures après avoir généré les écritures de paie : Vous ne pouvez pas retirer rétroactivement les détails sur l’employé des écritures générées. Seul un responsable de la mise en œuvre peut la désactiver.
Quelle date comptable voulez-vous utiliser dans les lignes d’écriture pour les paiements hors cycle?	Par défaut, Workday utilise la date de fin de la période comme date comptable dans les lignes d’écriture. Pour les paiements hors cycle, vous pouvez définir la date de paiement comme date comptable dans les lignes d’écriture pour l’ensemble du locataire. Les écritures de paiement de la paie utilisent la date de paiement comme date comptable par défaut. La date comptable détermine dans quelle période de grand livre inscrire les lignes d’écriture. Si cette date tombe dans une période de grand livre ouverte, Workday inscrit les lignes d’écriture dans cette période. Si la période du grand livre est clôturée, Workday inscrit les lignes d’écriture dans la période de grand livre ouverte qui suit.
Comment suivez-vous et équilibrez-vous les transactions opérationnelles?	Vous pouvez définir des mots clés, appelés worktags, que vous pouvez affecter aux transactions pour effectuer le suivi des informations en fonction des objets de dépense. Vous pouvez ensuite utiliser des worktags comme dimension pour équilibrer vos transactions opérationnelles. Une fois que vous avez activé la mise en équilibre par worktag, vous ne pouvez plus la désactiver ni la changer. Lorsque vous définissez un worktag de mise en équilibre, Workday équilibre automatiquement les lignes d’écriture associées au worktag.
Comment voulez-vous affecter les coûts de la paie lors de la détermination des coûts de main-d’œuvre?	Vous pouvez créer des règles d’affectation des coûts pour déterminer la façon dont Workday affecte les coûts de la paie entre les organisations et les emplacements. Lorsque vous configurez l’affectation des coûts pour différentes transactions, vous pouvez définir des règles de conditions en fonction de divers critères, tels que les types d’organisations ou les worktags. Workday fournit des affectations de coûts par défaut en fonction de l’organisation de supervision du travailleur. Vous pouvez remplacer les instructions d’imputation des coûts par défaut en établissant des affectations des coûts aux éléments suivants : Travailleurs. Postes restreints. Revenus des employés. Frais payés par l’employeur. Retenues payées par l’employeur. Récupération de charges sociales (CAN, FRA, R.-U., É.-U.). Lorsque vous déterminez les règles d’imputation des coûts, vous pouvez configurer le processus de gestion Établir l’affectation des coûts pour : Définir l’acheminement d’approbations pour l’approbation par d’autres groupes, tels que les administrateurs RH. Affecter d’autres règles d’imputation des coûts pour les plafonds de salaire. Limiter l’imputation des coûts à un poste ou à un événement de dotation en personnel en particulier.
Qui gérera l’affectation des coûts?	Si plusieurs administrateurs gèrent l’affectation des coûts, vous pouvez définir des validations personnalisées pour empêcher les utilisateurs de soumettre des affectations de coûts avec une combinaison de worktags non valide ou les mettre en garde le cas échéant. Exemple : vous pouvez définir une condition critique lorsqu’un administrateur tente d’affecter les coûts des travailleurs à une région qui ne correspond pas au centre de coûts.

Recommandations

Utilisez la récapitulation des écritures pour récapituler les écritures de la paie au moins par centre de coûts afin d’assurer l’efficacité de la production de rapports et d’améliorer la performance. Les écritures récapitulées améliorent la sécurité, car elles ne contiennent pas de données au niveau de l’employé.

Repérez et corrigez les écritures avec erreurs en utilisant la tâche

Corriger des écritures opérationnelles avec erreurs

Vérifiez les soldes des comptes par défaut et apportez les corrections nécessaires au grand livre après le calcul de la paie. Si vous ne définissez pas de comptes par défaut pour des types précis de transactions de la paie, vous pouvez toujours finaliser la paie, mais vous devez corriger toutes les écritures opérationnelles avant le calcul suivant.

Passez en revue les règles d’inscription comptable pour les consolidations de règles possibles et pour vous assurer d’avoir priorisé les règles les plus courantes.

Ajoutez un compte de grand livre par défaut pour empêcher les écritures d’avoir le statut d’erreur.

Activez l’

option Contrepassation systématique des écritures opérationnelles et des écritures de participations ne donnant pas le contrôle

dans la tâche

Modifier la configuration du locataire - Gestion financière

Si vous utilisez

le calcul intelligent

dans la tâche

Exécuter le calcul de la paie

, pensez à exécuter la tâche

Exécuter la comptabilité de la paie

pour vous assurer que votre comptabilité est à jour avant d’exécuter la tâche

Exécuter la finalisation de la paie

Si vous exécutez des tâches volumineuses avant la fenêtre de maintenance hebdomadaire, déterminez si vous avez suffisamment de temps pour les terminer. Si elles ne sont pas terminées, vous pourriez causer des problèmes irréparables.

Exigences

Définissez les worktags que vous souhaitez configurer dans vos affectations des coûts ou votre mise en équilibre par worktag.

Faites de la société un élément de données obligatoire lors du lancement de transactions intersociétés avec d’autres sociétés. Cela permet de garantir que les sociétés appartiennent au même groupe de comptes.

Limites

Vous ne pouvez pas désactiver la comptabilité intersociétés après avoir finalisé le traitement de la paie et créé des écritures.

Une fois que vous avez activé la mise en équilibre par worktag principal, vous ne pouvez plus la désactiver ou la modifier, mais vous pouvez modifier ou désactiver la mise en équilibre par worktag supplémentaire.

Vous ne pourrez peut-être pas ajuster un résultat de la paie finalisé avant l’activation de la mise en équilibre par worktag principal si le résultat initial ne contenait pas la dimension de mise en équilibre par worktag.

Workday ne convertit pas la devise pour les arriérés, les engagements, les chiffres réels de charges sociales, les obligations et les soldes de paie.

Workday prend uniquement en charge la devise USD lors de la création de plafonds de salaire.

Les services Web de la paie ne respectent pas la fonctionnalité des worktags connexes.

Configuration du locataire

Dans la tâche

Maintain Payroll Accounting Options

, vous pouvez :

Facturer les charges salariales entre plusieurs sociétés.

Configurer les dates de début et de fin pour l’imputation des coûts des subventions dans une période de paie en cours.

Créer des charges à payer à régulariser et des contrepassations des charges pour charges sociales.

Afficher les détails des écritures d’engagements pour réviser et mettre à jour les données.

Activer l’affectation des coûts pour les retenues payées par les employés.

Activer le calcul au prorata des coûts de main-d’œuvre lorsque les affectations changent en milieu de période.

Activer le dépassement du plafond de salaire pour la comptabilité de la paie.

Exclure les lignes de résultats négatifs pour éviter les chiffres gonflés dans les écritures de chiffres réels associés à la paie.

Définir la date de paiement comme date comptable dans les lignes d’écriture pour les paiements hors cycle.

Définir la date de budget de la transaction comme date de paiement de la période de paie après le traitement des paiements en cycle.

Utiliser les attributs d’un poste principal lors de l’évaluation des règles d’inscription comptable.

Sécurité

Vous pouvez configurer la sécurité segmentée en fonction des composantes de la paie pour limiter les composantes de la paie auxquelles un initiateur peut accéder lors de la création d’ajustements comptables de la paie.

Pour afficher la liste complète des domaines de sécurité de la paie, accédez au rapport

Politiques de sécurité de domaine pour un domaine fonctionnel

et sélectionnez un domaine fonctionnel de Payroll.

Domaines	Éléments à prendre en compte
Process: Period End dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.	Les utilisateurs peuvent ouvrir la période de grand livre pour générer les résultats de la comptabilité de la paie.
Process: Run Batch Payroll Accounting dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Les utilisateurs peuvent générer de nouvelles écritures comptables sans recalculer la paie.
Process: Run Batch Calculations (Pay Calculation) dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Les utilisateurs peuvent exécuter les calculs de la paie et de la comptabilité de la paie.
Ces domaines dans le domaine fonctionnel Core Payroll : Reports: Pay Calculation Results (Results - Security based on Pay Component Security) Reports: Pay Calculation Results for Organization (Accounting Results) Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Accounting Results) Reports: Pay Calculation Results for Worker (Results)	Les utilisateurs peuvent créer et modifier des ajustements comptables de la paie.
Set Up: Ledger and Book dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.	Les utilisateurs peuvent définir : Les grands livres. Les types de comptes de grand livre. Les exercices et les périodes de grand livre.
Set Up: Payroll - Company Specific (Accounting) dans le domaine fonctionnel Core Payroll	Les utilisateurs peuvent : Créer des règles d’inscription comptable. Créer des groupes de comptes. Créer des calendriers comptables. Définir les groupes de comptes, les règles d’inscription comptable et les calendriers comptables à utiliser. Activer la récapitulation des écritures.
Set Up: Payroll - Pay Group Specific dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Les utilisateurs peuvent définir des règles pour les charges à payer à régulariser dans les calendriers de périodes.
Set Up: Tenant Setup - Payroll dans le domaine fonctionnel System.	Les utilisateurs peuvent définir des options à l’échelle du locataire pour la comptabilité de la paie.

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Établir l’affectation des coûts	Vous pouvez configurer ce processus de gestion pour affecter les coûts d’un travailleur. Vous pouvez également l’ajouter en tant que sous-processus dans d’autres processus de gestion pour vous assurer d’affecter les coûts. Exemple : vous devez affecter des coûts dans le processus de gestion Ajouter un emploi supplémentaire .
Create Payroll Accounting Adjustments	Vous pouvez utiliser ce processus de gestion pour configurer les éléments suivants : Corrections des centres de coûts. Pourcentages de répartition. Changements dont le montant net est de zéro apportés à la comptabilité de la paie pour les affectations de coûts dans une ou plusieurs périodes de paie.

Production de rapports

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Toutes les affectations de coûts pour des revenus et des retenues d’employé	Affichez toutes les affectations de coûts que vous configurez pour les revenus et les retenues des employés.
Toutes les affectations de coûts liées aux frais payés par l’employeur	Affichez toutes les affectations de coûts définies pour les frais payés par l’employeur.
All Fringe Benefit Recovery Costing Allocations	Affichez toutes les affectations de coûts définies pour la récupération de charges sociales.
Résultats du calcul de la paie pour un groupe de travailleurs Résultats du calcul de la paie pour un travailleur	Vérifiez les résultats du calcul de la paie de l’année écoulée.
Comptabilité de la paie par société/période	Vérifiez les écritures créées ou inscrites à chaque compte de grand livre d’une société, notamment les montants au débit, au crédit et les montants nets.
Comptabilité de la paie par période/groupe de paie	Vérifiez les lignes des écritures comptables en précisant les périodes et les groupes de paie.
Transactions de comptabilité de la paie empêchant la clôture de périodes	Désignez les transactions de comptabilité de la paie en cours pour une période de grand livre.
Afficher un ensemble de règles d’inscription comptable	Affichez et mettez à jour tous les ensembles de règles d’inscription comptable.

Intégrations

Services Web	Éléments à prendre en compte
Assign Costing Allocation	Vous permet de procéder à un grand nombre d’affectations de coûts.
Obtenir les options liées à la comptabilité de la paie	Permet de récupérer les configurations de la comptabilité de la paie.
Get Worker Costing Allocations	Permet d’extraire de l’information sur l’imputation des coûts d’un travailleur ou d’une restriction de poste.
Put Account Posting Rule Set	Permet de mettre à jour ou de créer de nouveaux ensembles de règles d’inscription comptable.
Put Account Set	Permet de créer des comptes de grand livre et de les organiser en groupes de comptes. Vous pouvez également désigner un groupe de comptes comme plan comptable.
Put Company Accounting Details	Permet d’ajouter ou de mettre à jour les détails du compte d’une société existante.
Put Cost Center	Permet d’ajouter ou de mettre à jour des informations sur les centres de coûts.
Options de chargement de la comptabilité de la paie	Permet d’ajouter ou de mettre à jour des configurations de la comptabilité de la paie.

Connexions et interactions

Fonctions	Éléments à prendre en compte
Gestion financière	Que vous utilisiez ou non la gestion financière, vous devez configurer et mettre à jour régulièrement les configurations comptables liées aux transactions de la paie. La comptabilité de la paie partage les configurations suivantes avec la gestion financière : Règles d’inscription comptable. Groupes de comptes. Devise de la société. Calendriers comptables. Récapitulation des écritures. Mise en équilibre par worktag. Lorsque vous utilisez la gestion financière en plus de Workday Payroll, vous pouvez également effectuer le suivi des dates de début et de fin au moyen de la gestion des subventions.
Gestion du capital humain	Les types de changements suivants à la situation d’un travailleur peuvent avoir une incidence sur l’affectation des coûts : Affectations d’organisations par défaut. Embauche. Changement de poste. Fin d’emploi. Événements liés aux travailleurs. Workday peut calculer de nouvelles affectations de coûts en fonction de ces changements.
Gestion des subventions	Vous avez besoin d’une licence distincte de Grants Management pour créer et utiliser des attributions dans Workday. Si vous avez Grants Management et Payroll Accounting, vous pouvez : Créer des plafonds de salaire. Affecter le plafond de salaire à une ligne d’attribution avec subvention avant de configurer les affectations des coûts de la paie. Utiliser la fonctionnalité des dates de début et de fin de la subvention.
Travail-études	Travail-études vous permet de mettre à jour les fonds et l’emploi des étudiants ayant des besoins financiers. Vous pouvez affecter et gérer automatiquement le financement du travail-études standard de l’affectation d’une attribution jusqu’au traitement de la paie. Des règles prédéfinies d’imputation des coûts en fonction du travail-études permettent à la comptabilité de la paie de tenir compte du financement du travail-études. Vous pouvez désigner les groupes de paie qui incluent les travailleurs en alternance travail-études afin que Workday puisse traiter efficacement la paie en fonction du travail-études.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.

Autres incidences

Lorsque vous créez des écritures comptables, Workday convertit la devise de la transaction dans la devise de la société après la validation de la paie nette.

Lorsque vous définissez des groupes de paie et la comptabilité des sociétés avec des devises différentes, Workday calcule la paie dans la devise du groupe de paie et transmet les résultats à la comptabilité dans les deux devises. Les réévaluations de montants en devises peuvent entraîner des gains ou des pertes de change non réalisés lorsque vous générez des états financiers pour des comptes de grand livre avec des transactions en devises.

Concept : révision de la comptabilité de la paie

Étapes : Mise en place du calcul des coûts de main-d'œuvre

Étapes : définir la comptabilité de la paie

Référence : modifier la configuration du locataire - Paie