Éléments à prendre en compte pour la définition : groupes de paie
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des groupes de paie. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les groupes de paie sont des types d’organisations qui définissent les travailleurs et les composantes de la paie à traiter dans les calculs de la paie et de la paie rétroactive, ainsi que la fréquence de paiement. Vous pouvez rattacher des groupes de paie à des rôles de votre société aux fins de sécurité afin de contrôler qui peut configurer et exécuter la paie et à quels travailleurs les rôles ont accès.
Avantages pour l’entreprise
L’utilisation de groupes de paie réduit le traitement manuel en vous permettant de traiter un ensemble de travailleurs sélectionnés en une seule exécution de la paie ou de la paie rétroactive. Workday offre également la possibilité de limiter l’accès aux résultats de paie à l’aide d’une sécurité configurable pour les groupes de paie.
Cas d’utilisation
Définissez l’admissibilité aux revenus et aux retenues à calculer pour les travailleurs de différents services, divisions, sociétés ou organisations de supervision :
- Selon différents calendriers de périodes, tels qu’hebdomadaire, toutes les deux semaines ou mensuel.
- Dans différents pays.
- Dont vous souhaitez que le traitement de la paie soit géré par différents rôles dans votre organisation.
Affinez les calculs en créant des groupes de paie pour des sous-ensembles de travailleurs tels que :
- Des postulants recevant des primes d’embauche en avance.
- Des travailleurs dont l’emploi a pris fin recevant une paie après la fin de leur emploi.
- Pour Payroll for Canada, France, UK et aux États-Unis, les travailleurs ont des affectations non payées.
- Pour Payroll for Canada, France, UK et les États-Unis, les travailleurs exonérés et non exonérés dans toutes les sociétés.
Sélectionnez des catégories d’exécution pour le groupe de paie afin d’indiquer les types de travailleurs à traiter, tels que des travailleurs dont l’emploi a pris fin ou des travailleurs absents.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Pour Payroll for Canada and the US, quels sont les emplois des travailleurs qui sont inclus dans la paie?
| Les travailleurs à emploi unique ne peuvent appartenir qu’à un seul groupe de paie. Un travailleur peut être inclus dans plusieurs groupes de paie lorsque :
|
Combien de groupes de paie voulez-vous traiter au cours d’une même exécution de paie? | Lorsque des groupes de paie partagent le même calendrier de périodes et le même pays, vous pouvez les traiter ensemble dans des groupes d’exécution de la paie. Lorsque vous utilisez les fonctions de Workday Payroll, sélectionnez ces groupes d’exécution de la paie plutôt que des groupes de paie individuels.
Exemple - configurez la sécurité pour :
|
Comment voulez-vous affecter les groupes de paie aux travailleurs? | Vous pouvez affecter des groupes de paie :
Dans Payroll for Australia, the UK et France, vous ne pouvez affecter un travailleur qu’à un seul groupe de paie. |
De quelle manière voulez-vous que Workday propose des groupes de paie pour les travailleurs? | Vous pouvez définir :
Le service Web Assign Pay Group ne se réfère pas aux règles d’affectation ou aux restrictions de poste que vous avez définies dans votre locataire. Vous devez soumettre le groupe de paie pour chaque travailleur. |
Dans Payroll for Canada, quelles sont les exigences en matière de production de rapports pour les travailleurs qui changent de groupes de paie?
| Workday charge les données du relevé d’emploi (RE) des travailleurs :
Vous pouvez créer un relevé d’emploi pour ces travailleurs en accédant à la tâche Créer des données de relevé d’emploi pour des événements . |
Qui doit avoir accès à quels groupes de paie? | Fondez vos groupes de paie en fonction des rôles particuliers auxquels vous souhaitez les rattacher en matière de sécurité. Exemples : partenaire de la paie, rôles personnalisés. Vous pouvez affecter un ou plusieurs partenaires de la paie à un ou plusieurs groupes de paie.
Les administrateurs de la paie peuvent accéder à tous les groupes de paie au sein de votre organisation et les gérer. Configurez des groupes de sécurité pour déterminer les personnes autorisées à afficher les groupes de paie et leurs membres. Vous pouvez également créer des groupes de sécurité plus avancés pour combiner des facteurs et limiter l’accès en fonction de ces combinaisons. Exemple : créez des groupes de sécurité pour accorder à un administrateur financier et à un partenaire de la paie l’accès à un groupe de paie. |
Combien de pays traitez-vous dans la paie? | Créez un groupe de paie par pays que vous souhaitez traiter, car :
Lorsque vous traitez les données d’une société dont la devise est différente de la devise du groupe de paie, Workday utilise le taux de change par défaut. |
Quel est votre calendrier de la paie? | Créez un groupe de paie par fréquence de paiement, car vous ne pouvez affecter qu’un calendrier de périodes par groupe de paie et catégorie d’exécution. Vous pouvez sélectionner une autre :
|
Recommandations
Pour de meilleures performances, définissez :
- L’admissibilité aux détails du groupe de paie pour les revenus et retenues lors du traitement de plusieurs groupes de paie. Cette configuration vous permet de limiter les calculs à un sous-ensemble de travailleurs dans le groupe de paie sélectionné.
- Des groupes de paie de manière à traiter 150 000 travailleurs ou moins.
- Des règles d’affectation automatique pour chaque groupe de paie.
Lorsque vous chargez l’historique à la suite d’une acquisition, créez un groupe de paie pour les travailleurs payés par l’organisation acquise. Ce groupe de paie vous permet de séparer ces travailleurs à des fins d’audit jusqu’à ce que vous confirmiez que les données chargées sont exactes. Une fois que cette vérification est effectuée, vous pouvez les déplacer vers le groupe de paie approprié de la nouvelle organisation.
Dans Payroll for Canada and the US, pour éviter des résultats inattendus des calculs de la paie rétroactive, au prorata et de la loi FLSA lors de la mise à jour des groupes de paie, ne changez pas :
- Les dates d’affectation du groupe de paie. Retirez plutôt l’affectation initiale et réaffectez le groupe de paie avec la nouvelle date.
- Les affectations de groupes de paie après l’ouverture d’une période lorsque les composantes de la paie ont une méthode de calcul au prorata correspondant àAucune de ces options.
Exigences
Familiarisez-vous avec la définition de la sécurité configurable dans Workday.
Affectez des sociétés aux travailleurs.
Limites
- Vous ne pouvez pas supprimer des groupes de paie ou des groupes d’exécution de la paie après les avoir inclus dans une exécution de la paie. Vous ne pouvez pas non plus supprimer ou changer le calendrier de périodes ou les catégories d’exécution de ces groupes de paie. Vous pouvez désactiver des groupes de paie après avoir déplacé tous les travailleurs qui s’y trouvaient dans un autre groupe de paie.
- Lorsque les travailleurs changent de groupes de paie au cours d’une période de paie, Workday n’applique pas les critères d’admissibilité des travailleurs utilisés pour traiter une composante de la paie une seule fois par période de paie.
- Workday ne prend pas en charge les changements rétroactifs de groupe de paie ou les changements de groupe de paie pour les travailleurs ayant un changement d’emploi principal prévu dans le futur.
- Pour finaliser ou annuler entièrement les calculs de la paie ou de la paie rétroactive pour un groupe de paie, faites-le au niveau du groupe de paie. Exemple : l’annulation des résultats de la paie rétroactive pour chaque travailleur individuellement ne met pas à jour le statut du calcul de la paie rétroactive du groupe de paie àNon commencé.
- Vous ne pouvez pas utiliser le même groupe de paie pour l’Interface de la paie et Workday Payroll. Lorsque la caseUtilisation dans l’interface de la paieest cochée dans des groupes de paie externes, vous ne pouvez pas l’effacer. Pour utiliser une configuration de groupe de paie externe dans Workday Payroll, créez un nouveau groupe de paie en décochant la case.
- L’Australie, la France et le Royaume-Uni ne prennent pas en charge les emplois multiples. Lorsque les travailleurs occupent plusieurs emplois, affectez uniquement leur poste principal à un groupe de paie.
- Dans Payroll for Canada, Workday ne calcule pas le relevé d’emploi du Canada pour les travailleurs transférés à un groupe de paie pendant la période en cours.
Configuration du locataire
Dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Paie
, vous pouvez activer :
- Les pays pouvant être sélectionnés pour le traitement de la paie lors de la création de groupes de paie.
- Workday de manière à traiter les différences de paie rétroactive d’un autre groupe de paie dans le groupe de paie principal des travailleurs.
Sécurité
Vous pouvez créer des groupes de sécurité fondée sur des rôles (non contraints). Vous pouvez ensuite sélectionner les rôles associés lors de la création des groupes de paie afin de contrôler les personnes qui peuvent accéder aux données de la paie associées.
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Payroll - Pay Group Specific dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet aux utilisateurs de configurer :
|
Set Up: Tenant Setup - Payroll dans le domaine fonctionnel System. | Permet aux utilisateurs de configurer :
|
Worker Data: Payroll (Pay Group Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet aux utilisateurs d’afficher les travailleurs dont l’adresse de travail principale est dans un pays différent de celui du groupe de paie. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Affecter un groupe de paie
| Vous pouvez configurer ce processus de gestion en tant que sous-processus de :
Lorsque vous configurez des règles d’affectation automatique de groupe de paie, vous pouvez également ajouter l’étape d’action Réviser l’affectation du groupe de paie au processus de gestion Affecter un groupe de paie . Cela permet aux administrateurs de la paie de réviser le groupe de paie proposé et de le remplacer si nécessaire. Lorsque vous configurez le processus de gestion pour que le Groupe de paie proposé se termine automatiquement, Workday omet l’étape de révision. |
Créer un poste
| Lorsque vous définissez des demandes de poste pour des engagements et des obligations, configurez le sous-processus Affecter un groupe de paie pour une restriction de poste de ce processus de gestion de manière à :
|
Production de rapports
Les résultats de la paie indiquent le groupe de paie auquel les travailleurs appartiennent lors du calcul de la paie, même lorsque les travailleurs changent de groupe de paie après l’exécution.
Rapports ou tableaux de bord | Description |
|---|---|
Audit - Exceptions de pays pour un groupe de paie
| Présente les travailleurs dont l’adresse de travail principale est dans un pays différent de celui du groupe de paie. |
Historique des emplois
| Présente toutes les affectations à des groupes de paie des travailleurs. Vous pouvez également afficher les affectations à un groupe de paie pour un travailleur en particulier en accédant à l’historique d’emploi du profil de ce travailleur. |
Tenant Analyzer
| Vérifiez que vos configurations de groupe de paie sont conformes aux recommandations de Workday pour obtenir les meilleures performances en faisant afficher les éléments suivants :
Vous pouvez également consulter d’autres statistiques par groupe de paie. Exemple : le nombre de résultats par groupe de paie peut indiquer qu’il y a des configurations de catégorie d’exécution non conformes aux recommandations de Workday. |
Tester une règle d’affectation automatique de groupe de paie
Afficher des groupes de paie | Testez les règles d’affectation automatique et sélectionnez-les pour les groupes de paie. |
Vous pouvez utiliser les sources de données de rapport suivantes lors de la création de rapports personnalisés sur des groupes de paie :
- All Pay Groups
- All Pay Group Detail In Progress X Days Before Payment Date
- Pay Calculation Retro Result Lines for Pay Group
- Pay Calculation Result Summary for Period and Pay Run Group
- Dans Payroll for Australia,Workers for AUS Pay Groups
- Dans Payroll for France,Workers for FRA Pay Groups
- Dans Payroll for the UK,Workers for UK Pay Groups
Intégrations
Pour affecter des groupes de paie à plusieurs travailleurs en une seule opération, utilisez le service Web
Assign Pay Group
. Le service Web est l’étape de lancement du processus de gestion Affecter un groupe de paie
. Il déclenche donc les étapes et les approbations du flux des travaux existant. Pour effectuer les affectations automatiquement, en omettant les étapes et les approbations, sélectionnez Traitement automatique
dans la feuille de calcul du Créateur d’interfaces Entreprise (EIB). Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptabilité | Workday Payroll convertit la devise après la validation de la paie nette. Lorsque vous définissez des groupes de paie et la comptabilité des sociétés avec des devises différentes, Workday calcule la paie dans la devise du groupe de paie et transmet les résultats à la comptabilité dans les deux devises. Les résultats sont ensuite disponibles pour la production de rapports. |
Calculs continus de la paie | Une fois que vous avez activé le calcul continu de la paie dans votre locataire, Workday l’exécute pour tous les groupes de paie qui :
Lorsque vous activez le calcul automatique des résultats de paie initiaux, Workday l’exécute uniquement pour les groupes de paie qui sont finalisés à l’heure planifiée de début du traitement. |
Dans Payroll for France, DSN
| Pour garantir que les configurations de sécurité sont appropriées pour la DSN, affectez le même groupe de paie à tous les travailleurs du même établissement. |
Gestion financière | Vous pouvez filtrer les lignes d’écriture pour rechercher celles qui sont associées au worktag de groupe de paie d’un travailleur. Vous pouvez également utiliser des groupes de paie dans des règlements pour :
|
Données entrantes de la paie | Lorsque vous ajoutez des données entrantes de la paie, vous pouvez :
|
Fiches de paie | Pour chaque groupe de paie, vous pouvez configurer le moment d’affichage des fiches de paie dans le libre-service de l’employé en fonction de la date de paiement. |
Calendriers de périodes
Catégories d’exécution | Lors de la configuration de groupes de paie, définissez les calendriers de périodes et les catégories d’exécution à traiter. Un groupe de paie peut avoir plusieurs catégories d’exécution, mais une seule catégorie d’exécution ordinaire. |
Calcul au prorata | Lorsque les travailleurs occupant plusieurs emplois changent de groupe de paie ou de société, Workday gère le calcul au prorata :
|
Calculs de la paie rétroactive | Vous pouvez configurer un paramètre à l’échelle du locataire pour effectuer l’une des actions suivantes :
Après l’exécution de la paie rétroactive, vous pouvez mettre à jour le groupe de paie cible dans un autre en fonction de l’admissibilité du travailleur. |
Dotation en personnel | Vous pouvez affecter des groupes de paie aux travailleurs lorsque vous gérez des emplois et des postes dans le cadre de processus de gestion HCM.
Vous pouvez modifier la date d’effet des affectations de groupe de paie dans le cadre de la tâche Demander une correction de la date de début d’un travailleur lorsque vous mettez à jour la date d’embauche d’un travailleur. |
Étudiant | Vous pouvez désigner les groupes de paie à évaluer dans la répartition des coûts du programme travail-études pour les travailleurs étudiants. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.