Définir les calendriers de périodes pour la paie et le suivi des heures

Administrator Guide

Révisez les éléments à prendre en compte pour la définition des calendriers de périodes.

Lorsque vous utilisez Workday Payroll et Time Tracking, déterminez si vous souhaitez créer des calendriers de périodes partagés pour les deux.un

Sécurité :

Domaine Set Up: Payroll - Pay Group Specific
dans le domaine fonctionnel Core Payroll.

Domaine Set Up: Payroll Interface
dans le domaine fonctionnel Payroll Interface.

Domaine Set Up: Pay On-Demand.

Domaine Set Up: Period Schedule
dans le domaine fonctionnel Projects

Domaine Set Up: Time Tracking
dans le domaine fonctionnel Time Tracking.

Vous pouvez définir des périodes consécutives pour le traitement de la paie et le suivi des heures, par exemple des périodes hebdomadaires ou mensuelles. Lorsque les dates des périodes temporelles et des périodes de paie correspondent, vous pouvez utiliser le même calendrier pour la paie et le suivi des heures. Les groupes de paie ayant la même fréquence peuvent utiliser le même calendrier de périodes.

Vous pouvez configurer des calendriers de périodes existants pour la paie sur demande afin de définir à quel moment les travailleurs peuvent demander un paiement anticipé et la fonction d’ajustement automatique de la date de paiement pour les fins de semaine.

Pour les paiements uniques, Workday recommande de créer des paiements sur demande pour un ou plusieurs travailleurs plutôt que de créer plusieurs calendriers de périodes courtes.

Assurez-vous d’avoir au moins une période dans votre calendrier de périodes avec des dates antérieures à la date d’effet de vos premières transactions dans Workday Payroll ou de vos premières transactions RH.

Lorsque vous avez des exigences précises autres que les dates de paiement ou les dates de suivi des heures, vous pouvez créer un champ personnalisé à l’aide de la tâche

Create Custom Object

. Ensuite, vous pourrez :

Ajouter le champ à un calendrier de périodes, par exemple pour une date de référence d’embauche.

Ajouter le champ à une ou plusieurs périodes de paie, par exemple pour une date de référence de paie. Les périodes n’héritent pas des objets personnalisés que vous définissez au niveau du calendrier de périodes.

Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour charger ou récupérer des calendriers de périodes :

Charger un calendrier de périodes

Get Period Schedules

Accédez à la tâche

Créer un calendrier de périodes

Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Utilisation	Sélectionner Paie et suivi des heures .
Jour de paie habituel	Workday déclare le jour de paie habituel dans les relevés de rémunération prévus par la loi des employés. Workday reporte le numéro du calendrier de périodes que vous avez défini pour la catégorie d’exécution ordinaire d’un groupe de paie d’un employé. Pour créer des valeurs pour ce champ, sélectionnez Créer un jour de paie habituel .
Jour de paie habituel	Ce champ s’applique uniquement aux États-Unis.
Ajustement automatique de la date de paiement	Entrez des valeurs dans les champs suivants pour remplacer les dates de paiement qui tombent des fins de semaine ou des jours fériés par un jour de semaine : Samedi Zéro s’affiche par défaut, indiquant qu’il n’y a actuellement pas d’ajustement automatique pour les dates de paiement de la fin de semaine. Entrez une valeur pour ajuster une date de paiement pour un samedi. Exemple : entrez -1 pour déplacer les dates de paiement du samedi au vendredi précédent. Dimanche Zéro s’affiche par défaut, indiquant qu’il n’y a actuellement pas d’ajustement automatique pour les dates de paiement de la fin de semaine. Entrez une valeur pour ajuster une date de paiement le dimanche. Exemple : entrez -2 pour déplacer les dates de paiement au vendredi précédent. Calendrier des jours fériés Sélectionnez un calendrier des jours fériés pour éviter que les dates de paiement ne tombent des jours fériés. Vous pouvez uniquement sélectionner 1 calendrier de jours fériés à la fois. Ajuster automatiquement les jours fériés Sélectionnez l’une des options suivantes : Après le jour férié Avant le jour férié Lorsque vous générez manuellement de nouvelles périodes dans un calendrier de périodes existant, les dates de paiement ajustent et ignorent automatiquement les jours fériés en fonction de l’option sélectionnée. Si vous modifiez le paramètre d’ajustement automatique des jours fériés d’ après le jour férié à avant le jour férié dans un calendrier de périodes existant lié à des événements du calendrier, ces dates de paiement ne s’ajustent pas automatiquement. Vous devez ajuster manuellement les dates de paiement. Pour des périodes supplémentaires qui ne s’affichent pas dans le calendrier de périodes, vous pouvez ajouter des dates de paiement qui ont lieu le jour férié. Workday n’ajuste pas automatiquement ces dates de paiement. Pour ajouter le calendrier des jours fériés, utilisez la tâche Modifier un calendrier de périodes supplémentaires .
Calcul continu de la paie	(Facultatif) S’affiche lorsque vous activez le calcul continu de la paie dans votre locataire. Vous pouvez planifier une heure par défaut pour : Exécuter un calcul complet pour ouvrir chaque période de paie. Arrêter de créer de nouvelles tâches de calcul continu pour la période. Vous pouvez modifier les heures de calcul complet et d’arrêt automatique pour chaque période.
Paie sur demande	(Facultatif) S’affiche lorsque vous disposez des droits d’accès au domaine Set Up: Pay On-Demand et que l’utilisation de la paie est indiquée dans le calendrier de périodes. Nombre de jours suivant la date de début de la période pour l’ouverture des demandes - Lorsque vous entrez le nombre de jours dans ce champ, Workday charge la date réelle dans le champ Demandes ouvertes de la section Paie sur demande du calendrier de périodes. Nombre de jours précédant la date de fin de la période pour la fermeture des demandes - Lorsque vous entrez le nombre de jours dans ce champ, Workday charge la date réelle dans le champ Fermeture des demandes dans la section Paie sur demande du calendrier de périodes. Ajustement automatique des dates de paiement - Terminé pour éviter que les dates de paiement surviennent pendant la fin de semaine. La date de paiement d’une demande de paie sur demande est déterminée par les champs suivants : Décalage par défaut Samedi Dimanche Le décalage par défaut indique le nombre de jours que Workday ajoute à la date de demande de paie sur demande pour déterminer la date de paiement. Si la date de paiement dérivée de la contrepartie par défaut tombe un samedi ou un dimanche, Workday ajoute la valeur des champs de samedi ou de dimanche à la date de paiement. Exemple : vous configurez les champs suivants : Décalage par défaut = 1 Samedi = 2 Dimanche = 1 Un travailleur fait une demande de paie sur demande le samedi 1er janvier. La contrepartie par défaut de 1 indique une date de paiement au dimanche 2 janvier. Toutefois, puisque 1/2 tombe un dimanche et que la valeur pour le dimanche est 1, la date de paiement réelle est le lundi 3 janvier. Pour empêcher le traitement des demandes de paie sur demande lorsqu’une période de paie s’étend sur une année civile, modifiez manuellement les dates des demandes ouvertes pour ces périodes de paie.
Périodes	Entrez la date de début de la période , la date de fin de la période et, lorsqu’elle diffère de la date de fin de la période, la date de paiement de la paie . Après avoir enregistré le calendrier de périodes, vous pouvez configurer Workday pour sélectionner une date de paiement en fonction d’un nombre de jours suivant la date de fin de la période. Sélectionnez Calendrier de périodes Modifier dans le menu des actions connexes du calendrier de périodes, et entrez une valeur dans le champ Décalage (jours) par défaut par rapport à la date de paiement . Ajustez les dates de paiement qui ont lieu lors d’un jour férié.
Remplacement de la date comptable	Entrez une date entre la date de début de la période et le 31 jours après la date de fin de la période. Selon votre configuration, Workday définit la nouvelle date de remplacement comme date comptable initiale pour les écritures opérationnelles en cycle et hors cycle suivantes : Chiffres réels des charges sociales Données supplémentaires sur demande Remplacement sur demande Chiffres réels associés à la paie Ajustements comptables de la paie Exemple : pour le mois d’août, la date de début de la période est le 2020-08-17 et la date de fin de la période est le 2020-08-30. Vous pouvez ensuite sélectionner une date comptable comprise entre le 2020-08-17 et le 2020-09-30. Lorsque vous sélectionnez l’ option Hors cycle - Utiliser la date de paiement comme date comptable dans la section Comptabilité de la paie de la tâche Modifier la configuration du locataire - Paie , et que vous entrez également une Date comptable de remplacement dans le calendrier de périodes, Workday utilise la date de remplacement comme date initiale. date comptable pour les paiements hors cycle.

Sélectionnez

Calendrier de périodes

Modifier

dans le menu des actions connexes du calendrier de périodes.

(Facultatif) Sélectionnez

Données supplémentaires

Modifier

dans le menu des actions connexes du calendrier de périodes ou de chaque période. Sélectionnez ensuite le champ personnalisé dans l’invite

Objet personnalisé

Lorsque vous créez un calendrier de périodes partagé avec la fonctionnalité Workday Time Tracking, définissez les travailleurs auxquels s’applique le suivi des heures :

Développez la section

Suivi des heures

Pour

Admissibilité des travailleurs

, sélectionnez toutes les conditions que les travailleurs doivent remplir pour qu’un calendrier leur soit affecté.

Vous pouvez sélectionner des règles créées à l’aide de la tâche

Créer une règle d’admissibilité liée au suivi des heures

Lorsque vous créez un calendrier de périodes partagé avec la fonctionnalité Workday Time Tracking, spécifiez les dates disponibles pour l’entrée des heures :

Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Ouverture de l'entrée des heures	La date et l’heure auxquelles les travailleurs peuvent commencer à entrer leurs heures pour la période. Laissez ce champ vide s’il n’y a aucune restriction. Vous pouvez uniquement exécuter des calculs sur une période ouverte.
Verrouillage de l'entrée des heures	La date et l’heure après lesquelles les travailleurs ne peuvent plus entrer d’heures ou modifier les entrées d’heures pour la période. Il est recommandé de verrouiller la période pour le traitement de la paie. Vous pouvez exempter les administrateurs de la paie et d’autres utilisateurs du verrouillage afin qu’ils puissent apporter des modifications de dernière minute aux blocs d’heures pendant la période de verrouillage initiale. Les utilisateurs exemptés doivent appartenir à un groupe de sécurité fondé sur des utilisateurs ou sur des rôles associé au domaine Time Tracking: Exempt from Lockout .
Déverrouillage pour ajustements	Sélectionnez cette option pour déverrouiller la période une fois l’exécution de la paie terminée afin que vous puissiez entrer et corriger des heures pour la période en utilisant l’un des éléments suivants : Calculs de la paie rétroactive Workday Payroll pour traiter automatiquement les corrections. Ajustements manuels.
Fermeture de l’entrée des heures	Date et heure de fermeture finale de la période. Empêche tous les utilisateurs d’effectuer des entrées d’heures supplémentaires et des corrections pour la période. Lorsque vous cochez la case Autoriser le transfert de projets dans des périodes clôturées dans la tâche Définir une configuration de facturation de projet , les utilisateurs peuvent transférer les blocs d’heures de projet dans des périodes d’entrée d’heures clôturées. Workday vous recommande de sélectionner une date fixée à moins de 3 mois après la date de fin de la période.

Les calendriers de périodes s’ouvrent, se verrouillent, se déverrouillent et se ferment toujours à l’heure du Pacifique.

Les champs

Demande ouverte

Demande de fermeture

de la section

Paie sur demande

sont automatiquement remplis lorsque vous entrez

Jours après la date de début de la période pour l’ouverture des demandes

Nombre de jours à compter de la date de début de la période pour la fermeture des demandes

. Vous pouvez remplacer ces dates.

(Facultatif) Remplissez la section

Charges à payer associées à la paie - GL

pour créer des charges à payer à régulariser pour la période.

Vous ne pouvez pas mettre à jour les options de cumul lorsque les calculs de la paie pour la période sont en cours.

Option	Description
Créer des charges à payer à régulariser	Lorsqu’une période de paie couvre plusieurs périodes de présentation de l’information financière, Workday estime les coûts de la paie jusqu’à la fin d’une période de présentation de l’information financière. Workday : Calcule les charges à payer à régulariser comme suit : Montant de taxe/impôt × Somme des revenus cumulés/Total des revenus × Ratio des charges à payer à régulariser. Crée des charges à payer à régulariser sous forme de ratio du nombre de jours à constater par régularisation sur le nombre de jours dans la base . Workday exclut : Revenus rétroactifs. Les revenus avec l’option Exclure des charges à payer à régulariser sélectionnée dans l’onglet Sans date d’effet de la tâche Modifier un revenu . Les frais, lorsque sélectionnés à partir de la tâche Mettre à jour les options liées à la comptabilité de la paie . Les charges à payer à régulariser ne prennent pas en compte les résultats hors cycle pour les paiements sur demande ou manuels. Pour vous assurer d’inclure les dépenses de l’employeur dans les charges à payer à régulariser, utilisez le groupe de composantes de la paie Avantages sociaux payés par l’employeur pour une composante de la paie. Lorsque vous avez configuré la paie sur demande pour les travailleurs ayant plusieurs emplois, Workday calcule les charges à payer à régulariser pour plusieurs calculs du brut au net dans une période de paie comme la somme de tous les impôts prévus par la loi payés par l’employeur, y compris tous les résultats sur demande de la paie. période.
Nombre de jours pour l'estimation des charges à payer	Nombre de jours dans la période de paie pour lesquels estimer les paiements.
Période de référence (jours)	Nombre de jours de travail ou de jours civils dans une période complète de présentation de l’information financière, généralement la période de paie complète la plus récente.
Date des charges à payer	Date à laquelle créer les charges à payer à régulariser. Utilisée pour l’écriture comptable, cette date est généralement le dernier jour de la période comptable. Vous pouvez également définir la date des charges à payer à compter de la date de début de la période de paie.
Date de contrepassation des charges à payer	N’importe quel jour après la date des charges à payer. En général, le premier jour de la période comptable suivante.

(Facultatif) Ajoutez une rangée à la section

Remplacements de dates de règlement de la paie

pour définir différentes dates de paiement par pays. Exemple : définissez des dates de remplacement pour les pays ayant des calendriers bancaires différents afin de garantir que les paiements ont lieu lors des jours ouvrables des banques.

Option	Description
Pays	Workday applique la date du remplacement lorsque le compte bancaire destinataire du paiement se trouve dans ce pays. Vous pouvez afficher le pays du compte bancaire dans la tâche Compte bancaire .
Date du remplacement	Remplace la date de paiement de la paie . Pour les paiements de la paie en cycle uniquement. Workday applique la date du remplacement pendant le règlement, mais affiche la date de paiement par défaut sur les résultats de la paie et sur la fiche de paie.

Workday affecte un

Numéro de période

séquentiel à chaque période ayant une date de paiement dans la même année civile.

Vous ne pouvez pas supprimer une période désignée comme première période de traitement dans le champ

Remplacement de la première période de traitement

du rapport

Afficher un groupe de paie

Vous ne pouvez pas supprimer des périodes pour lesquelles des résultats d’engagement sont générés. Si une période comporte des résultats d’engagement, la colonne

Engagements

dans la section

Utilisation dans

de la grille est sélectionnée.

Lorsque vous affichez ou modifiez des calendriers de périodes, Workday affiche l’onglet

Facteurs d’annualisation - Canada

. Le logiciel répertorie les facteurs, dérivés des dénombrements du

numéro de période

, qu’il utilise pour annualiser et désannualiser les salaires et les impôts. Pour les calendriers annuels partiels, Workday utilise le facteur d’annualisation comme fréquence de la période de paie.

Ajoutez des périodes pour créer le calendrier. Vous pouvez :

Ajoutez des périodes individuellement à l’aide de la tâche

Modifier un calendrier de périodes

Générer plusieurs périodes avec la tâche

Générer des périodes de calendrier de périodes

. Pour chaque période, Workday charge automatiquement les dates pertinentes.

Charger les périodes à l’aide du service Web Put Period Schedule
. Entrez toutes les dates pertinentes dans la feuille de calcul de l’EIB.

Affectez des calendriers de périodes de paie à des groupes de paie.

Pour vous assurer que les travailleurs ne sont pas admissibles à plus d’un calendrier de périodes, consultez régulièrement le rapport

Audit - Travailleurs avec calendriers de périodes pour l’entrée des heures multiples

Pour Payroll for the UK, accédez au

rapport Period Schedule - UK Payroll Pay and Tax Period