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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-06-14
FAQ : Processus de gestion

FAQ : Processus de gestion

Comment trouver les définitions de processus de gestion contenant des erreurs critiques?
Utilisez le rapport
Audit des exceptions de processus de gestion
 pour rechercher toutes les définitions de processus de gestion comportant des erreurs critiques. Lorsque vous exécutez ce rapport, vous avez la possibilité d'afficher des avertissements. Les avertissements ne peuvent pas être un problème, selon ce que vous voulez que le processus de gestion fasse, mais Workday reconnaît le potentiel de résultats inattendus et vous donne la possibilité de vérifier.
Le menu des actions connexes dans la colonne
Processus de gestion
 est le même que le menu des actions connexes de la définition d’un processus de gestion.
Le menu des actions connexes de la colonne
Il existe un problème avec
 est le même que le menu des actions connexes d’une étape individuelle sur la page
Afficher une définition
 du processus de gestion.
Si un processus de gestion est défectueux, Workday envoie automatiquement une tâche
Corriger un processus de gestion
 aux administrateurs des processus de gestion et fournit un lien pour corriger la définition du processus de gestion.
Comment retirer des groupes de sécurité inactifs associés à des actions autorisées qui ne sont plus disponibles?
Lorsqu’un processus de gestion contient des actions qui ne sont plus disponibles dans la politique de sécurité de processus de gestion et que ces actions sont toujours associées à des groupes de sécurité inactifs, les rapports d’audit peuvent indiquer le processus de gestion pour que vous puissiez effectuer une action. Exemple : le rapport
Audit des exceptions de sécurité
 . Pour résoudre le problème, envisagez d’exécuter la tâche
Retirer les groupes de sécurité inactifs des actions non disponibles
 . Cette tâche vous aide à repérer et à retirer les groupes de sécurité inactifs associés à des actions autorisées qui ne sont plus disponibles. Pour accéder à la tâche, vous devez avoir l’autorisation dans les domaines suivants :
  • Business Process Administration
  • Security Activation
  • Security Configuration
Avant de poursuivre l'exécution de la tâche
Retirer les groupes de sécurité inactifs des actions non disponibles
 , déterminez si vous devez retirer les groupes de sécurité inactifs de votre locataire. Vous ne pourrez pas annuler ce traitement.
Suivez les étapes ci-dessous :
  1. Accédez à la tâche
    Activate Pending Security Policy Changes
     pour confirmer et activer les changements de sécurité existants. Workday vous recommande fortement d'exécuter cette tâche en premier.
  2. Accédez à la tâche
    Retirer les groupes de sécurité inactifs des actions non disponibles
     . Sélectionnez
    Confirmer
     et cliquez sur
    OK
    . Un traitement en arrière-plan s’exécute et retire les groupes de sécurité inactifs.
  3. Accédez de nouveau à la tâche
    Activate Pending Security Policy Changes
     pour achever le processus de retrait des groupes de sécurité inactifs. Si vous ne voyez pas le type de processus de gestion dans la tâche
    Activate Pending Security Policy Changes
     , continuez de confirmer les changements en attente pour la politique de sécurité.
Une fois que vous avez retiré le groupe de sécurité et accédé au rapport
Audit des exceptions de sécurité
 , Workday n’affiche plus le groupe de sécurité dans l’onglet
Exceptions de politique de sécurité de processus de gestion
 . La tâche
Retirer les groupes de sécurité inactifs des actions non disponibles
 ne traite pas des éléments d’audit qui pourraient s’afficher dans les onglets de rapport
Audit des exceptions de sécurité
  :
  • Exceptions de politiques de sécurité de domaine
  • Exceptions de groupes de sécurité
Comment puis-je détecter et corriger les processus de gestion qui sont bloqués?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles un processus de gestion peut s’être bloqué et plusieurs façons de les rechercher. Le fait de consulter les rapports
Transactions de processus de gestion en attente d'une action
,
Transactions de processus de gestion en attente d'une action depuis X jours
et
Transactions de processus de gestion d'un type précis en attente d'une action
 ne permet pas nécessairement de repérer les problèmes, car chaque étape doit normalement attendre un jour ou plus pour que la personne responsable la termine. .
Les processus de gestion arrêtés se divisent en deux catégories principales : les processus de gestion en attente d’une action et les processus de gestion comportant des erreurs critiques.
  • Processus de gestion en attente d'une action
    1. Exécuter le rapport
      Transactions de processus de gestion en attente d’une action depuis X jours
       , qui place les instances les plus anciennes en premier.
    2. Utilisez l’enregistrement de processus complet pour la transaction de processus de gestion afin de rechercher les étapes qui sont en attente d’une action et les personnes qui sont attendues. Sélectionnez
      Processus de gestion > Enregistrement de processus complet
       dans le menu des actions connexes de la transaction du processus de gestion.
      • Si la liste des processus en attente d’une action est trop longue, vous pouvez utiliser le rapport
        Transactions de processus de gestion d’un type précis en attente d’une action
         et préciser les types de processus de gestion que vous recherchez. Pour ce rapport, vous pouvez préciser les noms des définitions par défaut des processus de gestion qui vous intéressent et limiter la sortie du rapport à ceux-ci.
      • Si vous constatez qu’une étape n’est pas affectée, consultez la rubrique Comment trouver et corriger les tâches non affectées?.
    3. Vérifiez si la date d’effet de l’affectation du travailleur est future. Vérifiez également si la sécurité a changé. Il est possible de changer la politique de sécurité du processus de gestion de sorte qu’après l’arrivée de la tâche dans Mes tâches du travailleur, son autorisation d’accès à la sécurité ait changé et il ne puisse plus accéder à la tâche. Dans ce cas, vous devez la réaffecter.
  • Processus de gestion comportant des erreurs critiques
    • Si vous tentez d’exécuter un processus de gestion dont la définition comporte une erreur critique à la date à laquelle l’étape a été entrée, Workday utilise plutôt la définition par défaut.
      Exemple : si l’étape
      Proposer une rémunération
       du processus de gestion
      Embaucher
       a été entrée le 3 janvier et que le processus de gestion
      Proposer la rémunération pour une
       embauche a une erreur critique à ce moment-là, Workday utilise la définition par défaut pour le processus de gestion. Toutefois, si l’erreur critique du processus de gestion a été corrigée le 4 janvier, aucune erreur ne s’affiche lorsque vous consultez l’événement
      Embauche
       . Pour déterminer la définition de processus de gestion utilisée par un événement, sélectionnez
      Afficher une définition
      de processus de gestion
       dans le menu des actions connexes de l’événement. Si l’événement utilise la définition par défaut du processus de gestion alors qu’il devrait utiliser une définition personnalisée, affichez la définition du processus de gestion à la date à laquelle l’étape a été entrée pour afficher l’erreur critique du processus de gestion à ce moment précis.
      Si la définition par défaut n’est pas configurée correctement pour votre organisation, elle peut s’interrompre ou ne pas s’exécuter comme prévu. Voir Comment trouver les définitions de processus de gestion contenant des erreurs critiques?.
Comment trouver et corriger les tâches non affectées?
Une tâche devient une tâche non affectée lorsque le groupe de sécurité précisé ne contient pas d’utilisateur ou contient uniquement des utilisateurs ayant des comptes Workday désactivés. Exemple : si une étape est sécurisée par le groupe de sécurité
Employé pour lui-même,
 mais que l’utilisateur affecté dispose d’une date d’embauche future, la tâche n’est pas affectée. Il est également possible d'annuler l'affectation d'une tâche si le compte Workday de l'utilisateur affecté est désactivé, expiré ou verrouillé, ou si l'utilisateur affecté ne dispose pas de l'identifiant d'utilisateur et du mot de passe et ne peut pas accéder à Workday pour voir sa notification ou terminer l'étape qui lui est affectée. Le rapport
Tâches non affectées
 affiche les étapes pour lesquelles ce problème est survenu.
Les administrateurs des processus de gestion peuvent réaffecter des tâches non affectées à des travailleurs ou à des titulaires du rôle d’affiliés dans le groupe de sécurité requis. Workday envoie un courriel de notification aux membres de tous les groupes de sécurité disposant des autorisations pour afficher et modifier au domaine
Business Process Administration
 quand une tâche n’est plus affectée.
Ce problème n’est pas le même que lorsque des utilisateurs qui partent en vacances doivent réaffecter temporairement leurs tâches à d’autres utilisateurs. Voir Déléguer mes tâches.
Suivez les étapes ci-dessous :
  1. Accédez au rapport
    Tâches non affectées
     . Workday vous recommande de filtrer la liste des tâches non affectées en fonction de processus de gestion précis, d’intervalle de dates ou les deux.
  2. Pour chaque tâche non affectée, recherchez le groupe de sécurité répertorié comme ayant un utilisateur non affecté.
  3. Examinez le menu des actions connexes pour déterminer le type de groupe de sécurité.
    • Pour un groupe de sécurité fondé sur des utilisateurs, modifiez l’adhésion à un groupe de sécurité pour affecter un titulaire de rôle de travailleur ou d’affilié, et assurez-vous que l’utilisateur affecté dispose d’un identifiant d’utilisateur et d’un mot de passe Workday actifs.
    • Pour tout autre type de groupe de sécurité, le groupe précise des objets autres que les travailleurs. Assurez-vous que le groupe de sécurité est rempli et que l’objet précisé inclut un titulaire de rôle de travailleur ou d’affilié. L’objet peut être un rôle, un profil d’emploi, une catégorie d’emplois, une famille d’emplois, un niveau de gestion, une organisation, un emplacement ou un autre groupe de sécurité.
  4. Une fois que vous avez ajouté un utilisateur au groupe de sécurité, confirmez la modification en suivant les instructions sous
    Tâches non affectées
    . Cela est nécessaire pour redémarrer l'instance de processus de gestion.
Pourquoi ne puis-je pas voir les détails de l’étape de l’événement du processus de gestion?
Utilisez les questions suivantes pour déterminer si vous avez accès à un événement de processus de gestion. Si la réponse à toutes ces questions est Non, vous n’avez pas accès à l’événement.
  • Êtes-vous membre d'un groupe de sécurité pouvant exécuter les actions
    Afficher tout
    ,
    Annuler
    ,
    Corriger
    ou
    Retirer
     dans la politique de sécurité de processus de gestion de l'événement?
  • Êtes-vous membre d’un groupe de sécurité pouvant exécuter l’action
    Afficher seulement les éléments terminés
     dans la politique de sécurité de processus de gestion de l’événement, et l’événement est-il à la fois terminé et non prévu dans le futur?
  • Avez-vous un accès de modification au domaine
    Business Process Administration
     ?
  • Avez-vous un élément non À faire connexe dans Mes tâches?
Si vous avez actuellement un élément À faire connexe dans Mes tâches, vous pourriez avoir accès à l’événement de processus de gestion, mais pas à l’onglet
Détails
 .
Vous pouvez également utiliser le rapport
Business Process Policy View Audit
 pour résoudre un certain nombre de problèmes liés à la sécurité. Il présente les groupes de sécurité qui peuvent exécuter des étapes
d'action
 , prendre des décisions d'approbation et recevoir des notifications, mais qui n'ont pas un accès
de type Afficher tout
 ou
Afficher les éléments terminés seulement
 dans la politique de sécurité de processus de gestion.
Dans ce cas, vous ne pouvez afficher l’événement que lorsque la tâche se trouve dans vos Mes tâches. Une fois que la tâche ne se trouve plus dans vos tâches, vous perdez accès à l’événement. Par conséquent, vous pourriez recevoir une notification par courriel contenant un lien vers l’événement qui renvoie une erreur lorsque vous cliquez sur le lien. Cette erreur se produit, car vous n'appartenez pas à un groupe de sécurité ayant un accès à l'événement
de type Afficher tout
 ou
Afficher les éléments terminés seulement
 . L’exécution du rapport
Business Process Policy View Audit
 peut vous aider à nettoyer les paramètres de sécurité et à éviter ce type d’erreurs.
Pourquoi ne puis-je pas voir les événements de processus de gestion dans l’historique du travailleur?
Assurez-vous qu’un groupe de sécurité auquel vous appartenez dispose d’un accès
de type Afficher tout
 ou
Afficher les éléments terminés seulement
 dans la politique de sécurité de processus de gestion pour chaque événement que vous souhaitez voir. En outre, vous devez avoir accès au domaine de sécurité approprié pour consulter l’historique du travailleur.
Comment Workday détermine-t-il la définition de processus de gestion à utiliser?
Bien souvent, la logique utilisée par Workday pour déterminer la définition de processus de gestion à utiliser peut être source d’erreurs.
Vous pouvez déterminer la définition de processus de gestion utilisée par Workday en sélectionnant
Afficher une définition
de processus de gestion
 dans le menu des actions connexes d’un événement de processus de gestion. Workday peut sélectionner une définition de processus de gestion précise pour plusieurs raisons.
Dans certains cas, lorsque vous embauchez un poste, le poste peut être situé dans deux organisations. Exemple : la définition par défaut du processus de gestion
Embauche
 permet d’associer le processus de gestion aux deux types d’organisations. Workday utilise la priorité des types d’organisations pour déterminer où rechercher en premier la définition de processus de gestion à utiliser. Si Workday ne trouve pas de processus de gestion personnalisés définis dans l’organisation ayant la priorité la plus élevée, il recherche dans l’organisation définie suivante dans la liste de priorités. Si aucun processus de gestion personnalisé n’est défini dans une organisation figurant dans la liste de priorité, Workday utilise la définition de processus de gestion par défaut pour l’organisation ayant la priorité la plus élevée. Pour plus d'information, voir Mettre à jour la priorité des types d'organisations.
En outre, Workday utilise la définition de processus de gestion par défaut si la définition de processus de gestion de l’organisation se trouve dans l’un des états suivants à la date à laquelle l’événement a commencé :
  • Il comporte des erreurs critiques.
  • Elle est inactive.
  • Elle n’est pas en vigueur à la date à laquelle l’événement a commencé.
Pour afficher la définition de processus de gestion à la date à laquelle l’événement a commencé, affichez la définition de processus de gestion et entrez la date de début de l’événement dans le champ
Date d’effet
 .
Que faire si une règle de conditions ne se déclenche pas comme prévu?
Testez la règle de conditions comme suit :
  • Si l’étape comporte plusieurs conditions, testez chaque condition une par une pour vous assurer qu’elles fonctionnent chacune comme prévu.
  • Si la condition comporte plusieurs règles, testez chaque règle une à la fois.
  • Assurez-vous que les valeurs des données incluses dans la règle de conditions correspondent aux données de l’événement lui-même. Exemple :
    • Si la règle de conditions vérifie si le pays est égal au Japon, assurez-vous que l’événement utilise une organisation de supervision dont l’emplacement du pays est le Japon.
    • Si vous créez des règles de conditions dans des champs fondés sur un travailleur dans le processus de gestion
      Embauche
       , mais que l’événement
      Embauche
       n’est pas encore terminé, le postulant n’est pas encore un employé. Par conséquent, les règles de conditions ne sont peut-être pas valides.
    Pour déterminer les valeurs de chaque champ au moment où l'étape a été exécutée, sélectionnez
    Rapports
    Champs et valeurs de rapport
     dans le menu des actions connexes de l'étape du processus de gestion. Examinez les valeurs de chaque champ utilisé dans la règle de conditions pour déterminer pourquoi la règle ne fonctionne pas comme prévu.
Vous pouvez également créer un rapport personnalisé directement à partir de l’événement de processus de gestion et placer les champs dans les règles de conditions (en particulier les champs calculés) pour voir leurs valeurs. Cela peut vous aider à déterminer où la règle de conditions est enfreinte.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement des règles de conditions, voir Concept : conditions des étapes.
Pour en savoir plus sur la création d’un rapport contextuel, voir Créer des rapports à partir d’instances d’objet de gestion.
Que faire si une tâche n’est pas envoyée à la personne prévue?
Passez en revue les données associées à l’événement pour trouver les objets auxquels le groupe de sécurité est affecté. Étant donné que les groupes de sécurité fondés sur des rôles peuvent être affectés à plusieurs objets, vous devez consulter les éléments suivants :
  • Organisations de supervision
  • Hiérarchies d’emplacements
  • Groupe de paie
  • Toute autre organisation personnalisée affectée au travailleur ou à l’organisation de supervision.
Examinez l’adhésion à chaque type de groupe de sécurité. Pour les groupes de sécurité intersectionnels et par regroupement, vous devez passer en revue les membres des deux groupes de sécurité pour trouver des membres communs.
Comment supprimer des commentaires d’un processus de gestion?
Les administrateurs des processus de gestion peuvent retirer un ou plusieurs commentaires d’un processus de gestion, avant ou après que le processus de gestion est terminé.
À partir du menu des actions connexes du processus de gestion global (et non à partir d'une étape du processus de gestion), sélectionnez
Processus de gestion
Retirer des commentaires
. Cochez la case à côté de chaque commentaire que vous souhaitez retirer, puis cliquez sur
OK
.
De même, si un commentaire a été entré sur un sous-processus, vous pouvez retirer le commentaire en tant qu’action connexe du sous-processus, et non à partir d’une étape individuelle du sous-processus.
Comment trouver les champs appropriés pour la création de règles de conditions?
Si un champ dont vous avez besoin n'est pas disponible lorsque vous créez une règle de conditions, vous pouvez utiliser le rapport
Dictionnaire de données de Workday
 pour déterminer les champs disponibles pour chaque objet de gestion . Vous pouvez également créer un champ calculé et l’acheminer au niveau Événement lié à une action.