Éléments à prendre en compte pour la définition : délégation
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation des processus de gestion délégués. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
La délégation permet aux utilisateurs de donner à une autre personne la possibilité de lancer des processus de gestion en leur nom ou d'effectuer des actions sur leurs éléments Mes tâches. Les utilisateurs peuvent définir des dates de début et de fin pour couvrir une période précise ou peuvent déléguer l'organisation sur une base ad hoc.
La délégation est différente de la réaffectation d'une tâche. La réaffectation déplace de façon permanente la responsabilité d’une tâche d’une personne à une autre. La délégation ne retire pas la responsabilité (propriété) de la tâche au propriétaire initial de la tâche, mais permet plutôt à un utilisateur d’effectuer des tâches au nom du propriétaire initial de la tâche.
Avantages pour l’entreprise
La délégation permet aux utilisateurs de partager la responsabilité de leurs processus de gestion entre pairs, subordonnés et supérieurs en fonction de la configuration du locataire. La délégation permet de garantir que les tâches ne sont pas bloquées lorsqu'un utilisateur n'est pas disponible.
Cas d’utilisation
- Déléguer des tâches de processus de gestion. (Exécuter mes tâches en mon nom) : un gestionnaire en vacances peut déléguer des éléments Mes tâches, comme l’approbation de demandes de congés payés, à son gestionnaire, qui peut ensuite approuver toutes les demandes de congés payés entrants.
- Déléguer le lancement de processus de gestion. (Démarrer en mon nom) : un utilisateur en déplacement professionnel peut définir une période de délégation pour permettre à un délégué de créer des notes de frais en son nom lorsqu’il est à l’extérieur du bureau.
- Déléguer une seule tâche : un utilisateur peut déléguer à un collègue l’approbation d’une note de frais spécifique en son nom.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
À qui voulez-vous que les utilisateurs puissent déléguer une tâche? | Vous pouvez configurer l’invite Les utilisateurs peuvent déléguer des tâches à dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion pour déterminer à qui un utilisateur peut déléguer une tâche. La case à cocher Dates de fin obligatoires s'applique aux délégations dans Mes tâches, et non à la délégation pour une tâche unique. |
Quels éléments de Mes tâches voulez-vous déléguer à quelqu'un d'autre? | Quand vous déléguez tous les processus de gestion dans la tâche Gérer les délégations , le délégué peut accéder à tous les éléments de Mes tâches sur lesquels le délégant peut effectuer une action dans Mes tâches. Il se peut que vous ne vouliez pas qu'un délégué affiche certains éléments de Mes tâches et y ait accès. |
Voulez-vous que le délégant conserve la visibilité des tâches qu’il a déléguées? | Lorsque vous cochez la case Conserver l’accès aux tâches déléguées dans Mes tâches dans la tâche Gérer les délégations , les tâches s’affichent dans Mes tâches pendant la période de délégation. Lorsque vous ajoutez une nouvelle configuration de délégation ou mettez à jour une configuration existante et sélectionnez les options Pour tous les processus de gestion et Pour le processus de gestion , Workday coche automatiquement la case Conserver l’accès aux tâches déléguées dans Mes tâches . |
Voulez-vous activer la délégation uniquement pour certains processus de gestion? | Pensez à configurer les politiques de sécurité de tous les processus de gestion individuels que vous souhaitez activer pour la délégation en cochant la case Autoriser la délégation de processus de gestion dans la section Restrictions de politiques . |
Voulez-vous que les délégués puissent créer des rapports au nom des délégants? | N’oubliez pas que lorsque vous déléguez la création d’un élément, votre délégué a accès à l’ensemble de votre historique relatif à cet élément. Exemple : lorsque vous déléguez la création de notes de frais, votre délégué peut copier toutes vos notes de frais existantes. |
Voulez-vous créer, récupérer et mettre à jour des configurations de délégation en masse? | Pensez à utiliser les services Web suivants pour simplifier la configuration de la délégation des processus de gestion en éliminant les entrées manuelles :
Les services Web aident votre organisation à gagner du temps, à réduire les erreurs et à améliorer l’efficacité opérationnelle en permettant des mises à jour précises et ciblées aux délégations des travailleurs. |
Recommandations
Workday vous recommande de tester soigneusement votre flux des travaux de délégation dans un environnement qui n’est pas en production avant de configurer la délégation dans votre environnement de production.
Incluez les éléments suivants :
- Une étapede Révisionoud’Approbationdans le processus de gestionDemander un changement de délégationlorsque vous souhaitez que quelqu’un révise les délégations avant leur prise d’effet. Chaque fois que quelqu’un configure une délégation pour une période donnée, le processus de gestionDemander un changement de délégationest lancé.
- Une étaped’approbationdans le processus de gestionDélégation de tâcheslorsque vous souhaitez qu’une personne révise les délégations de tâches uniques avant leur prise d’effet. Chaque fois que quelqu’un délégue une seule tâche à partir de ses Mes tâches, le processus de gestionDéléguer une tâcheest lancé.
Ne configurez pas l’option Exclure les étapes du processus de gestion de la fonctionnalité Mes tâches pour les tâches qui sont souvent déléguées.
Évitez d’affecter un grand nombre de délégations à un seul utilisateur pour éviter les problèmes de performance.
Exigences
Dans la politique de sécurité des processus de gestion que vous souhaitez rendre disponible pour la délégation, vous devez :
- Autorisez les groupes de sécurité à déléguer l’action de lancement à d’autres personnes dans la sectionPersonnes autorisées à démarrer le processus de gestion.
- Cochez la caseAutoriser la délégation de processus de gestion.
L'événement que vous voulez déléguer doit être actuel ou futur.
Limites
Les délégués peuvent ne pas disposer des mêmes autorisations de sécurité que le délégant pour les objets avec sécurité. Exemples : champs et tâches de rapport. Workday vous recommande de tester soigneusement votre flux des travaux de délégation dans un environnement qui n’est pas en production avant de configurer la délégation dans votre environnement de production.
La délégation n’est pas autorisée pour tous les processus de gestion. Lorsque vous déléguez une étape À faire et qu’une tâche intégrée dans une étape
À faire
n’autorise pas la délégation, la tâche n’apparaît pas comme tâche à faire dans Mes tâches du délégué.Les paramètres de délégation du locataire s’appliquent uniquement aux utilisateurs qui demandent une délégation en leur nom. Lorsque vous activez des groupes de sécurité fondés sur des rôles ou des utilisateurs pour demander la délégation au nom d’autres personnes, ces paramètres ne s’appliquent pas.
Les délégués peuvent demander une réaffectation pour toutes les tâches déléguées, mais ils ne peuvent pas déléguer des tâches déléguées à un autre travailleur.
Lorsque les utilisateurs déléguent des éléments Mes tâches uniques, ils ne peuvent pas définir la date de début et de fin de la délégation.
Workday empêche un processus de gestion délégué d’accéder à certaines fonctionnalités de Workday qui nécessitent une connexion à un autre service, notamment :
- Conversions en arrière-plan
- Impression de formulaire commercial
- Intégrations (y compris Reports as a Service, REST API et Workday Studio)
- Rapports planifiés
- Accès aux documents dans Mes rapports
- Solutions
Lorsqu'une étape de processus de gestion
Action
, Approbation
ou À faire
est configurée pour être exclue de Mes tâches et que vous déléguez la tâche, la tâche ne s'affiche pas dans les tâches du délégué ou du délégant.Si vous ne pouvez pas accéder à une tâche déléguée qui a été exclue, :
- L’administrateur des processus de gestion peut arrêter la délégation en accédant à la tâcheGérer un paramètre de délégation.
- Le délégant peut arrêter la délégation au moyen d'une seule tâche.
Configuration du locataire
Vous pouvez utiliser la tâche
Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion
pour :
- Dates de fin obligatoires pour la délégation. La case à cocherDates de fin obligatoiresne s’applique pas à la délégation d’une tâche unique.
- Appliquer des restrictions de routage pendant la délégation. Lorsque les restrictions de routage empêchent Workday d’acheminer un processus de gestion à un délégué, Workday achemine le processus de gestion à un délégué secondaire. Les délégués secondaires ne peuvent pas lancer un processus de gestion au nom d'un délégué. Lorsque vous cochez la caseAppliquer les restrictions de routage pendant la délégationet qu’un délégué approuve une étape, Workday considère le délégué comme un approbateur précédent. La possibilité d’intervenir dans une étape disparaît lorsqu’elle comporte une restriction de routage pour un approbateur précédent, même s’il s’agit d’une étape en parallèle avec l’étapeApprobation. Le délégué n’aura pas l’autorisation de terminer l’étape suivante en raison de la restriction de routage à l’étape, et le délégué est maintenant un approbateur précédent.Si vous configurez les paramètres de délégation avec un délégué secondaire et que vous désactivez la caseAppliquer les restrictions de routage pendant la délégation, Workday affiche une page de confirmation. Si vous continuez à décocher la case, Workday retirera les délégués secondaires de la gestion des paramètres de délégation. Les délégués secondaires ne recevront pas les éléments délégués.Si vous cochez la caseAppliquer les restrictions de routage pendant la délégation, le champDélégué secondairen'est pas obligatoire dans le service WebPut Business Process Session.
Sécurité
Configurez le domaine
Business Process Session
dans le domaine fonctionnel System.Processus de gestion
Vous pouvez déléguer l’action de lancement à certains processus de gestion.
Configurez la politique de sécurité pour le processus de gestion
Demander un changement de délégation (Définition par défaut)
. Si la définition par défaut de ce processus de gestion n’existe pas dans votre locataire, vous devez la créer.Production de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Processus de gestion pour la délégation
| Sert à afficher une liste des processus de gestion qui sont activés pour la délégation. |
Tâches de processus de gestion non déléguées
| Afficher les tâches que Workday ne délégue pas en raison de restrictions de routage. |
Délégations actuelles
| Permet de consulter un coup d'œil les délégations actuelles et actives pour les organisations que vous précisez. Vous pouvez choisir d’inclure ou non les organisations subordonnées et les gestionnaires dans les résultats du rapport. Ce rapport affiche :
Ce rapport n’inclut pas les délégations expirées. Vous pouvez utiliser le champ de rapport Session de calcul de l’affectation de délégations dans les rapports personnalisés pour afficher toutes les délégations actuelles ou futures affectées à un travailleur.Les utilisateurs disposant des autorisations de sécurité, comme les responsables de la mise en œuvre, peuvent obtenir l’identifiant de référence d’une instance de délégation précise. Dans la grille Délégations actuelles , sélectionnez dans le menu des actions connexes de l’instance de délégation précise. |
Gérer les paramètres de délégation
| Sert à afficher les délégations actuelles et passées d'un travailleur. Vous pouvez également afficher les processus de gestion qui autorisent la délégation.
Les utilisateurs disposant des autorisations de sécurité, comme les responsables de la mise en œuvre, peuvent obtenir l’identifiant de référence d’une instance de délégation précise. Dans la grille Délégations actuelles , sélectionnez dans le menu des actions connexes de l’instance de délégation précise. |
Mes délégations
| Affichez les tâches terminées du point de vue de l’utilisateur délégant.
Les utilisateurs disposant des autorisations de sécurité, comme les responsables de la mise en œuvre, peuvent obtenir l’identifiant de référence d’une instance de délégation précise. Dans la grille Délégations actuelles , sélectionnez dans le menu des actions connexes de l’instance de délégation précise. |
Afficher toutes les tâches déléguées
| Sert à afficher une liste des tâches déléguées que vous, en tant que délégué, pouvez effectuer en fonction de la date d'affectation initiale du délégant. |
Afficher et mettre à jour les notifications
| Sert à afficher une liste des notifications destinées au délégant qui ont été envoyées pendant que la délégation est en vigueur. |
Afficher des processus supplémentaires
| Sert à afficher une liste des processus de gestion délégués et des personnes qui ont effectué une action en votre nom. |
Afficher mes affectations de délégations
| Sert à afficher toutes les étapes de lancement de processus de gestion que d'autres personnes vous ont déléguées. |
Intégrations
Service Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Obtenir des délégations de processus de gestion
| Permet d'extraire toutes les délégations configurées. Cela comprend les configurations de délégation actives et futures. Par défaut, nous n’affichons pas les délégations expirées. Toutefois, vous pouvez les inclure en définissant l’indicateur Inclure les délégations expirées dans la section Critères de la demande . Vous pouvez également filtrer la configuration de la délégation pour des processus de gestion précis en indiquant les types de processus de gestion dans la section Critères de la demande . |
Charger une délégation de processus de gestion
| Permet de créer ou de mettre à jour une configuration de délégation. |
Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.