Concept : routage dans la chaîne d’approbation
Vous pouvez ajouter ces étapes à une définition de processus de gestion :
- Chaîne d’approbation
- Chaîne d'approbation groupée
Lorsque votre locataire comprend des structures d’organisation de supervision complexes, assurez-vous que les étapes de la chaîne d’approbation sont acheminées aux personnes appropriées pour effectuer l’action. Vous voudrez peut-être acheminer les étapes de la chaîne d’approbation vers le haut d’une structure d’organisation de supervision plutôt que d’une chaîne de gestion.
Vous pouvez configurer les étapes
Chaîne d’approbation
et Chaîne d’approbation groupée
pour acheminer en fonction des éléments suivants :
- Hiérarchie de gestion. Workday achemine les approbations à l’aide d’un routage fondé sur le poste.
- Hiérarchie d’organisations. Workday achemine les approbations à l’aide d’un routage fondé sur l’organisation.
Par défaut, Workday utilise le routage fondé sur le poste pour acheminer les étapes de la chaîne d’approbation si vous n’activez pas le routage fondé sur l’organisation.
Si vous souhaitez acheminer les étapes de la chaîne d’approbation à l’aide de la fonctionnalité de routage améliorée fondée sur le poste, vous pouvez activer la case à cocher Activer
le routage vers la chaîne d’approbation améliorée fondée sur le
poste dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion
. Lorsque vous cochez la case, Workday évalue de manière cohérente tous les approbateurs de chaque niveau d’une étape de processus de gestion Chaîne d’approbation
ou Chaîne d’approbation groupée
quand une personne relève d’un ou de plusieurs gestionnaires occupant son poste. Workday vous recommande d’activer cette fonctionnalité améliorée de routage de chaîne d’approbation fondée sur le poste même si les personnes de votre organisation ne peuvent pas avoir plusieurs gestionnaires.En fonction de la configuration que vous avez définie, Workday détermine l’approbateur de niveau suivant de l’étape et affecte les approbations.
Pour les étapes
Chaîne d’approbation
et Chaîne d’approbation groupée
, vous pouvez définir des conditions propres à l’exécution et des conditions de sortie. Dans une définition de processus de gestion, vous pouvez ajouter ou modifier la condition associée aux étapes Chaîne d’approbation
ou Chaîne d’approbation groupée
. À partir du menu des actions connexes de l’étape, sélectionnez .Acheminer par hiérarchie d’organisations
Vous pouvez utiliser un routage fondé sur l’organisation pour acheminer les approbations aux chefs qui peuvent gérer plusieurs domaines au-delà de leur structure de subordonnés directs. Exemple : vous utilisez un routage fondé sur l’organisation pour les processus suivants :
- Demande d’embauche.
- Augmentation au mérite.
- Une facture de fournisseur.
Workday achemine l’étape au gestionnaire de l’organisation de la personne, puis au gestionnaire de l’organisation de deuxième niveau. Si nécessaire, Workday achemine ensuite l’étape au gestionnaire de l’organisation de troisième niveau, et ainsi de suite, à la hiérarchie d’organisations.
Pour utiliser une hiérarchie fondée sur une organisation, accédez à la tâche
Mettre à jour un routage avancé
dans les menus d’actions connexes de l’étape du processus de gestion. Quand vous cochez la case Routage fondé sur l’organisation
, vous :
- Peut uniquement sélectionner des groupes de sécurité fondés sur des rôles limités pour les étapesChaîne d’approbationetChaîne d’approbation groupée. Workday vous recommande de sélectionner un groupe de sécurité dont les droits d’accès sont configurés pour l’organisation actuelle et les subordonnés non affectés. Sinon, l’étape de la chaîne d’approbation peut ne pas être affectée ou être acheminée à tous les destinataires de l’affectation à un niveau supérieur dans la structure d’organisation.
- Impossible de remplacer ultérieurement l’étape par un autre type d’étape dans la définition de processus de gestion.
Lorsque vous n’activez pas le routage fondé sur l’organisation, Workday utilise le routage fondé sur le poste pour les étapes de la chaîne d’approbation.
Cas d’utilisation | Détails |
|---|---|
Lorsqu’une personne et son gestionnaire occupent un seul poste et que leurs postes se trouvent dans des hiérarchies d’organisations différentes, nous acheminons l’étape de la chaîne d’approbation au haut de la chaîne hiérarchique d’organisations de la personne. | Vous configurez une définition de processus de gestion avec une étape Chaîne d’approbation qui utilise un routage fondé sur l’organisation. Votre société utilise cette hiérarchie :
Pour les processus de gestion liés à James qui utilisent un routage fondé sur l’organisation, Workday achemine l’étape de la chaîne d’approbation à Betty, Tony et Chris. |
Quand un approbateur occupe plusieurs niveaux d’organisation et qu’une autre personne approuve l’étape, l’approbateur reçoit quand même l’étape d’approbation d’un niveau ultérieur. | Dans une définition de processus de gestion, l’étape c est une étape Chaîne d’approbation avec un routage fondé sur l’organisation. Un approbateur occupe les niveaux 1 et 3 de l’organisation. Workday achemine l’étape à :
|
Lorsqu’une étape de la chaîne d’approbation est en cours et que l’organisation réduit le nombre de niveaux dans la hiérarchie, Workday omet un niveau d’approbateurs. | Une hiérarchie d’organisations comporte la structure d’approbateurs suivante :
James approuve une étape de la chaîne d’approbation et elle est en attente d’une action de Betty au niveau 2. Betty approuve l’étape. À la moitié du processus de la chaîne d’approbation, la hiérarchie d’organisations change pour une nouvelle structure :
Étant donné que James et Betty ont initialement approuvé l’étape, Workday achemine l’étape à Steve. Logan ne reçoit pas l’étape. |
Lorsque le nombre d’approbations augmente dans une hiérarchie d’organisations, un approbateur peut recevoir de nouveau l’étape d’approbation. Toutefois, l’étape ne sera pas obligatoire. | Une hiérarchie d’organisations comporte la structure d’approbateurs suivante :
James approuve une étape de la chaîne d’approbation et elle est en attente d’une action du niveau 2, Logan. Logan approuve l’étape. À la moitié du processus de la chaîne d’approbation, la hiérarchie d’organisations passe à une nouvelle structure qui inclut un nouveau niveau d’organisation :
Puisque James et Logan ont initialement approuvé l’étape, Workday achemine l’étape vers Logan au niveau 3 et marque l’étape comme Non requis . Betty ne reçoit pas l’étape.Workday vous recommande de ne pas modifier la hiérarchie d’organisations lorsqu’un événement lié à une chaîne d’approbation est en cours. |
Acheminer par hiérarchie de gestion
Le routage fondé sur le poste vous permet d’acheminer les étapes
Chaîne d’approbation
et Chaîne d’approbation groupée
en fonction de la hiérarchie de gestion d’une organisation de supervision.Workday achemine tous les événements en fonction du poste de la personne.
Cas d’utilisation | Détails |
|---|---|
Workday achemine l’étape au gestionnaire du poste de la personne, puis au gestionnaire du gestionnaire de la personne dans le poste, et ainsi de suite. | Une définition de processus de gestion inclut une étape Chaîne d’approbation . Vous ne configurez pas un routage fondé sur l’organisation. Votre société utilise cette hiérarchie :
Pour les processus de gestion liés à James qui utilisent un routage fondé sur le poste, Workday achemine l’étape de la chaîne d’approbation à Betty, Logan et Steve. |
Lorsque vous cochez la case Activer le routage vers la chaîne d’approbation améliorée fondée sur un poste dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion pour utiliser la fonctionnalité de routage améliorée, Workday évalue de manière cohérente les approbateurs dans le niveau d’approbation et achemine l’étape du processus de gestion. | Fred est dans l’organisation 7100 et il relève de James et Betty. Les niveaux hiérarchiques de gestion sont :
À l’aide du routage amélioré fondé sur le poste, Workday achemine l’étape de la chaîne d’approbation à chaque niveau pour approbation. Au niveau :
Si la hiérarchie de gestion change alors qu’une étape Chaîne d’approbation ou Chaîne d’approbation groupée est en cours, un approbateur peut être omis.Workday recommande de sélectionner un groupe de sécurité fondé sur des rôles avec contraintes pour les étapes Chaîne d’approbation et Chaîne d’approbation groupée dans votre définition de processus de gestion si vous activez la fonctionnalité améliorée de routage fondé sur le poste. |
Lorsque vous cochez la case Activer
le routage vers la chaîne d’approbation améliorée fondée sur un poste
et que vous utilisez les champs de rapport suivants dans un rapport, le système traite et renvoie les valeurs de manière cohérente :
- Travailleurs susceptibles d'être les prochains affectés. Exemple : le champ de rapport renvoie le même ensemble de gestionnaires en fonction de la façon dont Workday achemine l’étapeChaîne d’approbation.
- Travailleurs susceptibles d'être les prochains affectés, à l'exclusion des délégués.
- Travailleurs susceptibles d'être les prochains affectés au nom de.
- Travailleurs susceptibles d'être les prochains affectés au nom d'autres sociétés avec accès conservé à Mes tâches.
Workday vous recommande de mettre à jour les règles de conditions, si nécessaire, en fonction des valeurs renvoyées par ces champs de rapport.
Étapes de chaîne d'approbation non obligatoires
Quand un approbateur approuve une étape
Chaîne d’approbation
ou Chaîne d’approbation groupée
dans un niveau précédent et que l’approbateur est également un approbateur dans un niveau ultérieur, Workday marque l’étape comme Non requis
. Workday ne génère pas de notification de processus de gestion personnalisée pour l’étape Non requis
.