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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-03-14
Définir des calendriers de périodes pour le suivi des heures

Définir des calendriers de périodes pour le suivi des heures

Si vous utilisez Workday Payroll et Time Tracking, déterminez si vous souhaitez créer des calendriers de périodes partagées.
Sécurité :
  • Domaine
    Set Up: Period Schedule
     dans le domaine fonctionnel Project
  • Domaine
    Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
     dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave
  • Domaine
    Set Up: Time Tracking
     dans le domaine fonctionnel Time Tracking.
(Facultatif) Si vous utilisez Workday Payroll (ou des systèmes de paie tiers) et Time Tracking pour créer des calendriers de périodes partagés :
  • Domaine
    Set Up: Payroll Interface
     dans le domaine fonctionnel Payroll Interface.
  • Domaine
    Set Up: Payroll - Pay Group Specific
     dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
Créez des calendriers de périodes pour définir des périodes consécutives, hebdomadaires ou mensuelles, pour le suivi des heures.
Cette rubrique décrit comment définir manuellement les calendriers de périodes pour le suivi des heures. Vous pouvez également importer des calendriers de périodes à partir d’une feuille de calcul à l’aide du Créateur d’interface Entreprise de Workday.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un calendrier de périodes
    .
  2. Définissez le calendrier :
    Option Description
    Fréquence
    Exemples :
    hebdomadaire
    ,
    toutes les deux semaines
    ,
    mensuel
    Utilisation
    Sélectionnez
    Suivi des heures
    .
  3. Ajoutez une rangée pour la première période du calendrier et entrez la
    Date de début de la période
     et la
    Date de fin de la période
    .
  4. Spécifiez les dates disponibles pour l’entrée des heures :
    Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Ouverture de l'entrée des heures
    La date et l’heure auxquelles les travailleurs peuvent commencer à entrer leurs heures pour la période. Laissez ce champ vide s’il n’y a aucune restriction. Vous pouvez uniquement exécuter des calculs sur une période ouverte.
    Verrouillage de l'entrée des heures
    La date et l’heure après lesquelles les travailleurs ne peuvent plus entrer d’heures ou modifier les entrées d’heures pour la période. Il est recommandé de verrouiller la période pour le traitement de la paie.
    Vous pouvez exempter les administrateurs de la paie et d’autres utilisateurs du verrouillage afin qu’ils puissent apporter des modifications de dernière minute aux blocs d’heures pendant la période de verrouillage initiale. Les utilisateurs exemptés doivent appartenir à un groupe de sécurité fondé sur des utilisateurs ou sur des rôles associé au domaine
    Time Tracking: Exempt from Lockout
     .
    Déverrouillage pour ajustements
    Sélectionnez cette option pour déverrouiller la période une fois l’exécution de la paie terminée afin que vous puissiez entrer et corriger des heures pour la période en utilisant l’un des éléments suivants :
    • Calculs de la paie rétroactive Workday Payroll pour traiter automatiquement les corrections.
    • Ajustements manuels.
    Fermeture de l’entrée des heures
    Date et heure de fermeture finale de la période. Empêche tous les utilisateurs d’effectuer des entrées d’heures supplémentaires et des corrections pour la période. Lorsque vous cochez la case
    Autoriser le transfert de projets dans des périodes clôturées
     dans la tâche
    Définir une configuration de facturation de projet
     , les utilisateurs peuvent transférer les blocs d’heures de projet dans des périodes d’entrée d’heures clôturées.
    Workday vous recommande de sélectionner une date fixée à moins de 3 mois après la date de fin de la période.
    Les calendriers de périodes s’ouvrent, se verrouillent, se déverrouillent et se ferment toujours à l’heure du Pacifique.
  5. Cliquez sur
    OK
    .
  6. Associez des périodes temporelles à des périodes de paie et définissez l’admissibilité pour le calendrier de périodes pour l’entrée des heures :
    1. À partir du menu des actions connexes du calendrier de périodes, sélectionnez
      Calendrier de périodes
      Modifier
      .
    2. Cliquez sur l’icône de développement de la section
      Suivi des heures
      .
    3. Sélectionnez le calendrier de périodes de paie correspondant dans le champ
      Lien au calendrier de périodes de paie
      .
    4. Pour
      Admissibilité des travailleurs
      , sélectionnez toutes les conditions que les travailleurs doivent remplir pour qu’un calendrier leur soit affecté.
      Vous pouvez sélectionner des règles créées à l’aide de la tâche
      Créer une règle d’admissibilité liée au suivi des heures
      . Les travailleurs ne devraient être admissibles qu’à un seul calendrier de périodes pour l’entrée des heures. Pour déterminer les travailleurs qui sont admissibles à plus d’un calendrier de périodes pour l’entrée des heures, consultez le rapport
      Audit - Travailleurs avec calendriers de périodes pour l’entrée des heures multiples
      . Il est recommandé de définir des critères d’admissibilité qui correspondent aux directives que vous utilisez pour affecter des employés à des groupes de paie.
    5. Dans la grille
      Périodes
      , sélectionnez la période de paie qui correspond à chaque période temporelle dans le champ
      Lien à la période de paie
      .
      La période de paie détermine les dates pour lesquelles les heures doivent être intégrées à la paie.
  7. Définissez quels travailleurs sont admissibles aux calendriers de périodes pour le suivi des heures :
    1. Sélectionnez
      Calendrier de périodes
      Modifier
      dans le menu des actions connexes du nom du calendrier de périodes.
    2. Cliquez sur l’icône de développement de la section
      Suivi des heures
      .
    3. Pour
      Admissibilité des travailleurs
      , sélectionnez toutes les conditions que les travailleurs doivent remplir pour qu’un calendrier leur soit affecté. Les travailleurs doivent remplir toutes les conditions que vous définissez ici pour être admissibles au calendrier.
      Vous pouvez sélectionner des règles créées à l’aide de la tâche
      Créer une règle d’admissibilité liée au suivi des heures
      .
Lorsque vous enregistrez le calendrier de périodes, la colonne
Nº de période
 affiche le numéro séquentiel affecté à chaque période ayant une date de paiement dans la même année civile.
  • Pour déterminer les travailleurs qui sont admissibles à plus d’un calendrier de périodes pour l’entrée des heures, consultez le rapport
    Audit - Travailleurs avec calendriers de périodes pour l’entrée des heures multiples
    .
    Il est recommandé d’exécuter ce rapport régulièrement pour vous assurer que les travailleurs n’ont pas plus d’un calendrier de périodes pour l’entrée des heures.
  • Utilisez la tâche
    Modifier un calendrier de périodes
    , au besoin, pour mettre à jour le calendrier des périodes.
  • Vous pouvez prolonger les calendriers de périodes pour un maximum de deux ans à l’aide de la tâche
    Générer des périodes de calendrier de périodes
     .